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Die GoBD sind für viele ein Buch mit sieben Siegeln, um das sich zahlreiche Mythen ranken. Dabei gibt es die Grundsätze nun schon seit zehn Jahren. Höchste Zeit, Licht ins Dunkel zu bringen und mit einigen der hartnäckigsten Irrtümer aufzuräumen. Veröffentlicht wurden die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz GoBD) im Jahr 2014.

In der Welt des Rechts hat sich eine bemerkenswerte Entwicklung vollzogen: Massenklagen werden zunehmend industriell bearbeitet, was eine effizientere und standardisierte Abwicklung auch kleinerer Streitwerte ermöglicht. Diese Transformation wird durch die fortschreitende Spezialisierung von Anwaltskanzleien und die Unterstützung durch IT-Anbieter vorangetrieben, die die notwendige Technologie zur Verfügung stellen.

Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe von 2005 erfüllt schon das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß §206 StGB. Daher müssen Unternehmen zur Gewährleistung der Compliance sämtliche elektronischen Nachrichten im Originalformat archivieren, selbst Spam- und vireninfizierte E-Mails. Entsprechend bieten manche herkömmliche E-Mail-Archivierungssysteme nur eine unzureichende juristische Absicherung. Denn sie erfassen und speichern eingehende Mails erst, nachdem sie von Antiviren- oder Spam-Filtern aussortiert wurden. Zusätzlich können bei Systemabstürzen einzelne Mails verloren gehen, wenn sie nicht zuvor vom Archivsystem gesichert wurden.

Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.

Gestattet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern grundsätzlich die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Systeme, dann wird es vor dem Gesetz zum Telekommunikationsanbieter. In diesem Fall kommen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telekommunikationsgesetz (TKG) zum Tragen und das Unternehmen muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Es darf daher nicht mehr alle E-Mails seiner Mitarbeiter aufbewahren, da die Erhebung von personenbezogenen Daten auf ein Minimum beschränkt werden muss.

Werte bilden praktisch immer die Basis jeder Compliance-Maßnahme. Wertebasierte Unternehmensführung hat also nicht nur unmittelbare wirtschaftliche Vorteile, sondern schafft auch den ethisch-kulturellen Unterbau von Corporate Compliance.

Für Banken und Finanzunternehmen hat die Einhaltung von Compliance-Richtlinen Top-Priorität. In keiner anderen Branche werden so hohe Anforderungen gestellt. Zu den aktuellen Bestimmungen zählen beispielsweise die MiFID, die das Kreditwesengesetzes (KWG) verschärft, die Euro-SOX und Basel II. Die strikte Ausrichtung an Compliance-Bestimmungen und ein sauberes IT-Risiko-Management sind dabei keine IT-, sondern eine Chefsache. Denn verantwortlich für die Einhaltung ist das Management der Finanzunternehmen.