Compliance Management unter REACh

Compliance Management unter REACh - Europäische Chemikaliengesetzgebung (REACh) frühestens im April 2007 in Kraft
Der mehrjährige Anmeldeprozess erfordert ein durchgängiges Projektmanagement und eine automatisierte Stoffmengenverfolgung

Von Dr. Karl-Franz Torges, Solution Manager bei der TechniData AG

(07.12.06) - Zwar tritt die Europäische Chemikaliengesetzgebung (REACh = Registration, Evaluation and Authorisation of Chemicals) frühestens im April 2007 in Kraft, doch machen proaktive Marktteilnehmer bereits jetzt ihre Hausaufgaben. Sie führen durchgängige IT-Lösungen ein, um die geforderten Informationen Ressourcen schonend erschließen und weiterverarbeiten zu können. Im Brennpunkt der Entwicklungsarbeit stehen Projektmanagementsysteme, die den Registrierungsprozess teamübergreifend abbilden. Zudem geht es um Lösungen für die Stoffmengenverfolgung, mit deren Informationen sich das Compliance Management unter REACh wirtschaftlich planen lässt.

Teamübergreifendes Projektmanagement
REACh (Registrierung, Evaluierung und Autorisierung von Chemikalien) konfrontiert Chemieunternehmen mit der Aufgabe, innerhalb von elf Jahren den größten Teil ihres Stoffportfolios neu anzumelden. Da die zukünftigen Produktions- und Importmöglichkeiten vom Erfolg der Registrierungen abhängen, gilt es den Anmeldeprozess absolut verlässlich zu gestalten. Im Rahmen dieser Aufgabe haben die Unternehmen ab dem kommenden Frühjahr Hunderte, teilweise sogar Tausende von Einzelprojekten zu organisieren. Hierbei weist die Mehrzahl der Anmeldevorgänge ein komplexes Aufgabenspektrum auf. Daher empfiehlt sich der Einsatz eines IT-gestützten Projektmanagements, so dass sich sämtliche Registrierungen durchgängig planen, steuern und überwachen lassen.

Die Konzeption eines projektorientierten Compliance Management hat zahlreiche Anforderungen zu erfüllen. Angesichts des komplexen und langwierigen Anmeldeprozesses müssen Projektverantwortliche jederzeit eindeutig erkennen können, wie der Stand der Registrierung ist.
Unter anderem wollen sie präzise Antworten auf folgende Fragen:
>> Welche Dokumente liegen in welcher Bearbeitungsstufe vor?
>> Welche Informationen sind warum in eine Anmeldung geflossen?
>> Treiben eigene Mitarbeiter den Anmeldeprozess voran?
>> Welche Aufgaben übernehmen Importeure und externe Dienstleister?

Um den gesamten Prozess konsistent abzubilden, müssen sowohl die internen als auch die externen Beteiligten rollenspezifische Zugriffsrechte erhalten. Für das Tagesgeschäft ist eine teamübergreifende Kommunikationsplattform sinnvoll, die den Informationsaustausch einheitlich strukturiert. Eine solche Plattform sollte auch die standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen, ohne dass die Konsistenz der Dokumente beeinträchtigt wird. Zudem sollte allen Beteiligten ihren Rollen entsprechend ersichtlich sein, wer welche Teilaufgabe wann zu erledigen und welchen Bearbeitungszustand welches Dokument hat. Falls verabredete Prozessschritte ausbleiben, empfiehlt sich die Aktivierung eines gestaffelten Eskalationsmanagements, so dass sich eventuelle Engpässe minimieren lassen.

In den Registrierungsprozess gehen zahlreiche Daten aus den operativen Steuerungssystemen der Unternehmen ein. Aus diesem Grund sollte das Projektmanagement als Portal konzipiert werden, das einen automatisierten Datenaustausch mit allen erforderlichen Informationsquellen unterstützt. Zu diesen Quellen gehört die Compliance-Lösung "TechniData CSM" (Chemicals Safety Management), die auf "SAP EH&S" (Environment, Health and Safety) basiert. Anhand dieser Lösung erstellen Chemieunternehmen unter anderem ihre Sicherheitsdatenblätter. Die dazu erforderlichen Stoffdaten fließen zu einem großen Teil auch in die REACh-Anmeldedossiers ein, die über die Stoffdatenbank "Iuclid" erstellt werden.

Automatisierte Mengenverfolgung
Das Projektmanagement wird mit einer 18-monatigen Vorregistrierungsphase beginnen. In Abhängigkeit von den jährlich anfallenden Stoffmengen öffnet die neue Richtlinie drei unterschiedliche Zeitfenster: Durchlaufen jährlich mehr als 1.000 Tonnen eines Stoffes das Unternehmen, so muss die Registrierung innerhalb von drei Jahren nach Inkrafttreten von REACh erfolgen. Bei über 100 Tonnen verlängert sich die Frist auf sechs Jahre und bei mehr als einer Tonne auf elf Jahre.

Das Management erhält somit wesentlich weitere Planungsräume als im Fall einer Neuanmeldung. Hieraus entstehen zwei wesentliche Vorteile. Auf der einen Seite lassen sich fundiertere Entscheidungen darüber treffen, ob und wann sich Registrierungen lohnen. Zudem ermöglicht es die zeitliche Streckung des Compliance Managements, die erforderlichen Ressourcen mit größerem Vorlauf einzuplanen und vorzufinanzieren.

Bei der Stoffmengenverfolgung betreten Compliance Manager jedoch informationstechnisches Neuland, da die vorhandenen Controlling-Werkzeuge die gewünschten Stoffdaten nicht liefern. Um diese Informationslücke zu schließen, hat der ERP-Marktführer SAP gemeinsam mit dem Compliance-Spezialisten TechniData ein passendes Werkzeug entwickelt: Mit dem Substance Volume Tracking (SVT) wurde eine neue Standardkomponente nahtlos in mySAP ERP eingebettet und Mitte 2006 ausgeliefert. Die SVT-Lösung ermittelt die gewünschten Stoffmengendaten aus den operativen ERP-Anwendungen. Die Lösung zeigt exakt an, welche Stoffe in welchen Produkten vorkommen und welche Import- und Produktionsprozesse welche Stoffmengen hervorbringen.

Da das SVT wie ein automatisiertes Frühwarnsystem arbeitet, schalten Unternehmen das Risiko aus, Mengengrenzen zu überschreiten, ohne davon zu erfahren. Indem die Entwicklung der Stoffmengen und -ströme frühzeitig erkennbar wird, kann das Management seine Budget-, Ressourcen-, Partner- und Portfolioplanung optimieren. Gleichzeitig können die Fachabteilungen Stoff für Stoff bestimmen, wann und in welchem Umfang es sich betriebswirtschaftlich anbietet, die Registrierung voranzutreiben. Angesichts der hohen Aufwände – pro Stoff muss mit sechs- bis siebenstelligen Eurosummen gerechnet werden – führt dieser Planungsvorsprung zu einem zählbaren Wettbewerbsvorteil. Auf diese Weise gewinnen Unternehmen die Handlungsfreiheit, um ihr Compliance Management kostenminimal zu organisieren.

Anmeldedossiers mit Iuclid
IUCLID wird sich in den nächsten Jahren zu einer weltweit verwendeten Lösung für die Erfassung von Stoffdaten zur Stoffregistrierung entwickeln. Die aktuelle Version wurde geschaffen, um die Anforderungen zur Registrierung von Stoffen unter REACh zu ermöglichen. Im Auftrag der EU wurde Iuclid 5.0 von TechniData programmiert. Um eine konsistente Datenhaltung in Iuclid 5.0 und SAP EH&S zu ermöglichen, entwickelt TechniData derzeit eine Schnittstelle zu mySAP ERP.
(TechiData: ra)

Weitere Informationen (Text auszugsweise entnommen aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie):

REACh - Aktueller Stand (Quelle: Wikipedia.de):
Der Umweltministerrat hat am 27. Juni 2006 die gemeinsamen Standpunkte zur Chemikalienverordnung REACh verabschiedet. Inhaltlich deckt sich der Beschluss zur Chemikalienpolitik mit der bereits im Dezember 2005 erzielten politischen Einigung.
Nach dem fünften informelle Trilog mit Vertretern des EU-Rates, des Parlaments sowie der Kommission konnten am 30. November 2006 die Grundlagen für eine Einigung im Hinblick auf die 2. Lesung zu REACh im Plenum des Europaparlaments am 12. und 13. Dezember 2006 in Straßburg geschaffen werden, um eine Entscheidung über die Reform der EU-Chemikalienpolitik (REACh) noch in diesem Jahr zu erreichen. Die EU-Umweltminister könnten dann am 18. Dezember 2006 endgültig das Dokument verabschieden.

Unterstützung von Unternehmen im REACh-System (Quelle: Wikipedia.de):
Durch das REACh-System soll nach dem Prinzip der Beweislastumkehr zukünftig also die Verantwortung für die Überprüfung der Sicherheit von Chemikalien von den nationalen Behörden auf die Hersteller und Importeure übertragen werden. Diese müssen künftig darstellen, dass ihre Produkte (Stoffe, Zubereitungen und Erzeugnisse) sicher zu handhaben sind und weder die Gesundheit der Weiterverarbeiter oder der Endverbraucher noch die Umwelt über Gebühr belasten. Dabei sollen die Hersteller und Importeure diese Chemikalien-Stoffinformationen an alle Abnehmer und die diesen nachgeschalteten Anwendern weitergeben.

Um den Unternehmen zu helfen, insbesondere den kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU), die Anforderungen der zukünftigen EU-Verordnung REACh zu erfüllen, sollten die EU-Mitgliedstaaten zusätzlich zu den von der Europäischen Chemikalienagentur (z.Z. in Helsinki im Aufbau befindlich) bereitgestellten schriftlichen Leitlinien jeweils einzelstaatliche Auskunftsstellen einrichten, sogenannte REACh helpdesks (siehe Erwägungsgrund 35 des Entwurfs der EU-Verordnung REACh vom 27. Juni 2006). Diese nationalen Auskunftsstellen sollen die Hersteller, Importeure, nachgeschalteten Anwender und sonstige interessierte Kreise hinsichtlich ihrer jeweiligen Zuständigkeiten und Verpflichtungen im Rahmen der EU-Verordnung REACh beraten, insbesondere hinsichtlich der Registrierung von Stoffen (siehe Artikel 123 des Entwurfs der EU-Verordnung REACh vom 27. Juni 2006).

Hierzu wird aktuell der REACh-Net – Beratungsservice entwickelt. An diesem REACh helpdesk beteiligen sich mehrere Bundesländer, der Verband der Chemischen Industrie, die Industriegewerkschaft Bergbau-Chemie-Energie und viele weitere Organisationen um den Praxisbetrieb eines nachfrageorientierten Serviceangebotes zur EU-Verordnung REACh zu erproben. Das REACh-Helpdesk der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ist auch an der Erprobung des REACh-Net - Beratungsservices beteiligt. Grundlage für den nachfrageorientierten REACh-Net – Beratungsservice ist das praxisbewährte Kompetenznetz Moderne Arbeit und für die angebotsorientierten Informationen des REACh-Net - Potals das KMU-Gefahrstoffportal.
Weiterhin wird diesbezüglich im Auftrag der EU-Kommission aktuell die "Studie zur Einrichtung eines Helpdesks für die Unterstützung von KMU bei der Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen von REACh" durchgeführt. Allgemeines Ziel dieser Studie ist die Festlegung politisch bezogener Empfehlungen über die Vorgehensweise bei der Einrichtung nationaler Auskunftsstellen (REACh helpdesks), das KMU bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und Verpflichtungen im Rahmen der EU-Verordnung REACh informiert, berät und unterstützt. Begleitet wird die Studie von der EU-Expertengruppe SHERPER (SME Helpdesk Expert’s Roundtable – Planning their Establishment for REACh). Die Ergebnisse der Studie sollen im Zuge der EU-Ratspräsidentschaft Deutschlands am 14. Februar 2007 in der öffentlichen Veranstaltung "SHERPER and beyond - Recommendations on how to establish REACh helpdesks" im Bundespresseamt in Berlin vorgestellt werden.
establish REACh helpdesks" im Bundespresseamt in Berlin vorgestellt werden.

Was ist neu an REACh (Quelle: Wikipedia.de):
Das gegenwärtige System für Industriechemikalien unterscheidet zwischen Altstoffen (bis September 1981 auf den Markt gekommen) und Neustoffen. Neustoffe müssen bereits auf etwaige Risiken für die menschliche Gesundheit und die Umwelt geprüft und beurteilt werden, bevor sie in Mengen von 10 kg oder mehr in den Verkehr gebracht werden dürfen. Im Gegensatz dazu unterliegen Altstoffe nach geltendem Recht nicht den gleichen Prüfanforderungen. Im Jahr 1981 waren ca. 100.000 Altstoffe bekannt.

Das REACh-System basiert - anders als das bisherige europäische Chemikalien-Regime - auf dem Grundsatz der Eigenverantwortung. Es verlangt vom jeweiligen Inverkehrbringer (Hersteller, Importeur), dass er für die Sicherheit seiner Chemikalien in soweit selber verantwortlich ist, dass er die zur Bewertung dafür notwendigen Daten auch selber beschafft (Beweislastumkehr) und auf dieser Grundlage Vorgaben zum sicheren Umgang mit den Stoffen entlang der gesamten Wertschöpfungskette macht (Risiko-Management). Registrierungspflichtig und damit vom REACh-System grundsätzlich erfasst sind Chemikalien, die ab einer Tonne pro Jahr produziert werden. Der Umfang der bei der Registrierung beizubringenden Daten richtet sich nach der Menge des produzierten Stoffes. So ergibt sich ab einer Menge von 10 Tonnen pro Jahr die Pflicht zur Erstellung von Stoffsicherheitsberichten (CSR = Chemical Safety Reports) und gegebenenfalls zu Vorschlägen zur Risikominimierung.

Eine wesentliche Neuerung von REACh ist, dass es neben den immanenten Stoffeigenschaften die Verwendungen in den Blick nimmt und bei der Regulierung nicht nur beim erstmaligen Inverkehrbringen ansetzt, sondern die gesamte Wertschöpfungskette berücksichtigt. Neben die bisherige Pflicht, durch Sicherheitsdatenblätter Informationen in der Lieferkette an die nachgeschalteten Anwender der Chemikalien weiterzugeben, tritt die Verpflichtung der Anwender, dem Hersteller bisher nicht registrierte Verwendungen mitzuteilen. Die REACh-Mechanismen sind darauf angelegt, das Wissen und die Kreativität der Akteure entlang der Wertschöpfungskette zusammenzuführen (REACh als "lernendes System"), um so ein Risiko-Management in Eigenverantwortung der Stoff-Inverkehrbringer und Stoff-Anwender (Downstream-User) aus der Wirtschaft auf den Weg zu bringen.

Zudem gibt es eine Zulassungspflicht für bestimmte Stoffe, denen ein erhöhtes Gefährdungspotential zueigen ist. Bei diesen Stoffen entscheidet die Europäische Kommission (und damit ein hoheitliches Organ) für welche Anwendungen und unter welchen Bedingungen der Stoff weiterhin hergestellt und vermarktet werden kann.

Schätzungen besagen, dass von den ca. 30.000 Stoffen, die jährlich mit mehr als einer Tonne produziert werden, bisher nur 140 ausreichend auf ihre Wirkung hin untersucht wurden. Zudem ist wegen der Geheimhaltung von Rezepturen in der Regel nicht bekannt, welche Stoffe in Konsumgütern Verwendung finden und so zu einer Belastung von Gesundheit und Umwelt führen können.

Als Ergebnis der ersten Lesung in Parlament und Ministerrat liegt seit 13. Juni 2006 ein "Gemeinsamer Standpunkt" des Ministerrates vor, der die Grundlage für die Beratungen in der zweiten Lesung bildet. Das Parlament hatte in seinen Beschlüssen unter anderem Aspekte des Verbraucherschutzes stärker betont als der Ministerrat. Da keine grundsätzlichen Differenzen bestehen, ist mit einer Annahme der Verordnung bis Ende 2006/Anfang 2007 zu rechnen.

REACh soll hier Verbesserungen bringen, wird aber wegen der damit verbundenen hohen Kosten auch stark kritisiert. Dabei wird die enorme Höhe der Kosten jedoch häufig angezweifelt. Eine neue Studie des Umweltbundesamtes soll hier Klarheit schaffen.
In einer Internet-Konsultation konnten Einzelpersonen, Gremien, Firmen und Verbände ihre Einwände, Bedenken, Vorschläge usw. zum Entwurf der REACh-Verordnung einbringen.