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Compliance und Dokumenten-Archivierung


Archivierte Dokumente online verwalten: Neues Webportal soll Unternehmen das Informationsmanagement erleichtern
Übersicht über alle Transaktionen sowie die spezifischen Fristen für Aufbewahrung und Vernichtung der Dokumente


(21.06.10) - Iron Mountain baut ihr Dienstleistungsangebot aus: Mit dem neuen Webportal "Iron Mountain Connect" können Kunden ab sofort ihre bei Iron Mountain archivierten Dokumente online verwalten. Über das Portal haben Unternehmen zentralen Zugriff auf ihr gesamtes Dokumentenarchiv – inklusive einer vollständigen Übersicht über alle Transaktionen sowie die spezifischen Fristen für Aufbewahrung und Vernichtung der Dokumente.

Das passwortgeschützte Portal bietet Tools für den Aufbau, Betrieb und die Verwaltung eines vollwertigen Dokumentenmanagement-Systems. Iron Mountain Connect lässt sich schnell in bestehende Unternehmensprozesse einbinden.

Gleichzeitig erfüllt das System alle Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Damit können Verantwortliche die Anforderungen an Aufbewahrung und Schutz von Informationen leichter bewältigen, die gesetzliche Compliance-Regelungen wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder die europäische Finanzmarktrichtlinie (MiFID) vorschreiben.

Das komplette Dokumentenarchiv in einem Portal
Iron Mountain Connect führt den Nutzer Schritt für Schritt durch den Aufbau eines gesetzeskonformen Datenmanagement-Systems: von der Definition der Benutzerrollen und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens bis zur Programmprüfung.

Die Funktionen von Iron Mountain Connect im Überblick:

Über das Record Center können Kunden physische Dokumente finden, die in den Archiven von Iron Mountain eingelagert sind, und diese entweder abrufen oder deren Vernichtung beauftragen. Dafür bietet Iron Mountain Connect umfassende Funktionen wie eine innovative Suchtechnologie (prädiktive Suchmaschine), einen übersichtlichen Zeitplan, Abruf- und Eingangs-Services für Dokumente sowie eine Prüfhistorie.

Im Report Center können Unternehmen alle Vorgänge in ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) umfassend kontrollieren. Dafür stehen verschiedene Berichtstypen zur Verfügung: Aktivitätsberichte, Bestandslisten, Aufbewahrungsberichte und Finanzberichte.

Über die Funktion Retention Schedule (Aufbewahrungsplan) können Kunden die Lösung konsequent an die unternehmenseigenen Anforderungen anpassen. Spezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente lassen sich einfach online einpflegen und ebenso schnell abrufen. Dadurch können Nutzer aus dem Tool Berichte erstellen, um zuverlässig zu prüfen, wann einzelne Dokumente vernichtet werden dürfen.

Darüber hinaus bietet Iron Mountain Connect branchenspezifische Hintergrundinformationen, Schulungseinheiten und Praxis-Leitfäden. Damit sind Nutzer immer aktuell über Gesetzesänderungen und Best Practices informiert und können ihre Dokumente gesetzeskonform verwalten.

Administratoren profitieren vom flexiblen Content Management der Lösung, mit dem sie auch unternehmensspezifische Informationen einstellen können. Zudem lassen sich über das Tool die Zugangsrechte einzelner Nutzer verwalten sowie die Eingabe neuer Daten kontrollieren. Das gewährleistet eine einheitliche Klassifizierung und Verwaltung aller Informationen. Der Support-Service für das Webportal von Iron Mountain steht rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche zur Verfügung. (Iron Mountain: ra)

Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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