ELENA-Verfahrensgesetz kommt

Das zentrale Lohn-Thema für 2010 heißt ELENA - Neuregelungen zum Jahreswechsel im Lohnbereich
Auch das Bürgerentlastungsgesetz bringt Änderungen mit sich, die mit der Januar-Abrechnung erstmalig anzuwenden sind

(03.12.09) - Für Personalabteilungen ist die Zeit um den Jahreswechsel seit jeher turbulent. Es gilt, sich auf Neues einzustellen. Auch in diesem Jahr macht der Gesetzgeber da keine Ausnahme und beschert den Unternehmen Neuregelungen, die zum Teil veränderte Arbeitsweisen erfordern und die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros nachhaltig verändern werden. Das zentrale Lohn-Thema für 2010 heißt ELENA. Das Akronym steht für den elektronischen Entgeltnachweis und bedeutet, dass die Informationen über Mitarbeiter und deren Verdienst vom Arbeitgeber künftig in elektronischer Form zu übermitteln sind - und zwar monatlich.

Ziel des durch das ELENA-Verfahrensgesetz aufzubauenden Datenpools ist, dass die Angaben künftig von Behörden elektronisch abgefragt werden können, wenn Beschäftigte Leistungen, in erster Linie Sozialleistungen, beantragen. Statt anlassbezogen schriftliche Bescheinigungen auszustellen, sind die Arbeitgeber also künftig in der Pflicht, monatlich einen gesetzlich festgelegten Entgeltdatensatz an die zentrale Speicherstelle der Rentenversicherung in Würzburg zu melden, der alle notwendigen Angaben für Berechnungen von Sozialleistungen, wie zum Beispiel Arbeitslosengeld oder Wohngeld, enthält.

Von dort rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen. Derzeit und in den kommenden zwei Jahren müssen für solche Anträge allerdings noch Papierbescheinigungen vorgelegt werden. Beim Arbeitslosengeld I, Bundeselterngeld oder Wohngeld soll dies ab Januar 2012 durch die Umstellung auf das elektronische Verfahren entfallen.

Mehr Erfassungsfelder in der Lohn-Software

Bei den im ELENA-Verfahren zu übertragenden Daten ist es allerdings nicht mit den Lohn-Informationen getan, die auch die Gehaltsabrechnung ausweist. Neben allgemeinen Daten wie Name und Anschrift des Arbeitgebers und Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes sowie Sozialversicherungsnummer, Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift und dem erfassten Einkommen des Beschäftigten müssen zusätzlich über die Lohnabrechnung hinausgehende Informationen bereitgestellt werden. So ist beispielsweise die Angabe der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit oder auch spezieller Zusatzinformationen für Auszubildende wie Beginn und voraussichtliches Ende der Ausbildung notwendig. Insofern benötigen Lohnbüros künftig viel mehr Informationen als bisher. Die entsprechenden Erfassungsfelder sollten die Gehaltsabrechnungsprogramme pünktlich bereitstellen. Dazu sind im Vorfeld die Software-Anbieter gefordert, die entsprechenden Anpassungen in ihren Produkten vorzunehmen.

Eine weitere Neuerung für 2010 betrifft das Meldeverfahren nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV). Hier kommt eine erheblich verschärfte Prüfung der Struktur der Mitgliedsnummer im Datenbaustein zur Unfallversicherung (DBUV) auf die Anwender zu. Dies gilt für alle DEÜV-Meldungen mit Entgelt, die im neuen Jahr übermittelt werden, selbst wenn sie noch einen Zeitraum des Jahres 2009 abdecken. Für sie ist eine nach neuen Prüfkriterien gültige Mitgliedsnummer für Berufsgenossenschaften zwingend erforderlich. Die Mitgliedsnummer hat der Arbeitgeber von seiner Berufsgenossenschaft erhalten.

Bürgerentlastungsgesetz und Faktorverfahren
Daneben bringt auch das Bürgerentlastungsgesetz Änderungen mit sich, die mit der Januar-Abrechnung erstmalig anzuwenden sind. Gemäß einer Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts sind die vom Steuerpflichtigen tatsächlich geleisteten Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung Teil des zu verschonenden Existenzminimums und können daher entsprechend beim Sonderausgabenabzug geltend gemacht werden. Von dieser Neuregelung profitieren sowohl gesetzlich als auch privat Kranken- und Pflegeversicherte. Bestimmte Beitragsanteile bleiben jedoch weiterhin unberücksichtigt, beispielsweise die auf das Krankengeld entfallenden Anteile.

Eine andere Neuregelung kommt aus dem Bereich der Lohnsteuer. Ab dem Jahreswechsel können Ehegatten, die beide berufstätig sind, anstelle der Steuerklassen III/V die Steuerklassen-Kombination IV/IV jeweils in Verbindung mit einem Faktor wählen, der durch das Finanzamt berechnet wird. Er ist stets kleiner als 1, wird auf den Lohnsteuerkarten beider Ehegatten mit der Steuerklasse IV eingetragen und muss natürlich im Gehaltsabrechnungssystem hinterlegt werden. Dieses so genannte Faktorverfahren bringt eine Verschiebung der Steuerlast zu Gunsten des Ehepartners, der zuvor in die ungünstige Steuerklasse V fiel. (Datev: ra)

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