Fünf Schritte für schlanken Q&A-Prozess bei Transaktionen Whitepaper für einen automatisierten Frage-Antwort-Workflow bei M&A- und Immobilientransaktionen erstellt
(06.12.13) - Ein aktuelles Whitepaper der Software-Initiative Deutschland e.V. zeigt auf, wie der Q&A-Prozess bei M&A- und Immobilientransaktionen möglichst schlank und effizient umgesetzt werden kann. Das in Kooperation mit der SaaS-Spezialistin Drooms entwickelte Papier stellt eine 5-Schritte-Methode vor. Dies ermöglicht einen automatisierten, softwaregestützten Prozess zur effizienten und vertraulichen Durchführung des Frage- und Antwort-Workflows bei M&A- und Immobilientransaktionen.
Lesen Sie zum Thema "SaaS - Software-as-a-Service" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)
Der klassische Q&A-Prozess ist papiergestützt oder basiert auf E-Mails oder Excel-Sheets, was laut Jan Hoffmeister, SID-Arbeitskreisleiter "Virtueller Datenraum" und Drooms-Geschäftsführer, zu fehlender Prozesseffizienz und mangelhafter Compliance führt. "Trotzdem ist diese Arbeitsweise auch heute noch stark verbreitet", betont Hoffmeister. Ganz anders verhält es sich bei einem automatisierten Q&A-Tool: "Hier sind Prozesseffizienz und Compliance gegeben, was entscheidende Vorteile mit sich bringt. Ein individuell konfiguriertes Q&A-Tool ist auf die Prozesse des Verkäufers zugeschnitten und verteilt die Fragen an die richtigen Personen inklusive der Freigabestufen." Dies erlaube den Unternehmen, sich wieder voll und ganz auf die Inhalte und nicht auf die Prozesse zu konzentrieren.
Ein reibungsloser, vertraulicher und effizienter Q&A-Prozess wird von Drooms und der SID in die fünf Schritte Konfiguration, Ausführung, Überwachung des Frage- und Antwortprozesses, Aktualisierung des Datenraums und Offenlegung im SPA (Sales and Purchase Agreement) aufgeteilt. Dementsprechend trägt eine gut strukturierte Q&A-Management-Plattform (Schritt 1) maßgeblich zur Abwicklungsgeschwindigkeit bei und kann so die Transaktion verkürzen. Dies wird durch zuvor definierte Zuständigkeiten möglich, welche lange Abstimmungsprozesse und das Suchen von Verantwortlichen während der Due Diligence vermeiden.
Die intensivste Phase innerhalb eines Q&A-Prozesses ist laut Hoffmeister die Workflow-Phase (Schritt 2), die in der Regel zwei bis acht Wochen dauert. Mit Hilfe eines virtuellen Q&A-Tools und klar definierten Prozessen können mehrere tausend Fragen strukturiert und effektiv bearbeitet werden. Besonders wichtig für den Ablauf ist es, dass das Projektmanagement ständig den Überblick (Schritt 3) über den Status der einzelnen Fragen behält und sehen kann, welches Spezialisten-Team mit der Beantwortung im Rückstand ist.
5-Schritte-Methode für schlanken Q&A-Prozess bei Transaktionen 1. Konfiguration 2. Ausführung 3. Überwachung 4. Update Datenraum 5. Offenlegung im SPA Reporting (Software-Initiative Deutschland: ra)
Software-Initiative Deutschland: Steckbrief
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