Digitalisierung im Gebäudereinigerhandwerk
Lieferantenverpflichtung zur E-Rechnung: Ein wichtiger Impuls Richtung Digitalisierung
De Umsetzung hat für Handwerksunternehmen ihre Tücken
Seit November 2020 sind Unternehmen, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, verpflichtet, ihre Rechnungen als elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) einzureichen. Mit dieser sogenannten Lieferantenverpflichtung will die öffentliche Verwaltung den Impuls an die Wirtschaft senden, Papierrechnungen aus dem Büro zu verbannen. Wenngleich die E-Rechnung wirtschaftlich und ökologisch Vorteile bietet und einen kräftigen Digitalisierungsschub mit sich bringt, hat die Umstellung dennoch ihre Tücken.
Auch der Gebäudedienstleister Niederberger Berlin, Auftragnehmer unter anderem für die Reinigung von Liegenschaften der Bundespolizei sowie Bundesministerien als auch von Landesbehörden und Bezirksämtern Berlins weiß die Vorzüge zu schätzen, kennt aber auch die Tücken: "Es ist zeitgemäß, dass wir unsere Rechnungen an die Behörden nicht mehr per Post verschicken müssen. Das spart Geld für Papier, Druck und Porto und ist umweltfreundlich", so Betriebsleiter Peter Hollmann.
Der kurze Dienstweg fehlt
Dass die Digitalisierung durch Einführung der Lieferantenverpflichtung zur E-Rechnung weiter Fahrt auf nimmt, sieht Hollmann ambivalent: "Ein wichtiger Impuls ist die Verpflichtung. Aber schneller und einfacher ist es mit der E-Rechnung bislang noch nicht. Eher komplizierter. Denn die konkreten Ansprechpartner beim Auftraggeber sind nun weggefallen und weder E-Mails noch die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes oder die jeweiligen Plattformen der Landesbehörden reichen zur Klärung, wenn eine Rechnung gar nicht oder nicht vollständig gezahlt wurde", kritisiert der Gebäudereinigermeister.
Er erinnert sich: "Auch Papierrechnungen blieben immer mal liegen – aus den unterschiedlichsten Gründen. So kam es auch schon mal vor, dass ein Arbeitsnachweis fehlte oder die Rechnung irgendwo zwischen Posteingang und Bearbeiter verloren ging. Ein Telefonat reichte dann meist aus, um das Problem zu klären und eventuell etwas nachzureichen oder zu korrigieren. Doch nun fällt der kurze Dienstweg weg und Rechnungen bleiben eben unbearbeitet, wenn etwas fehlt" Manchmal hakt es offenbar auch einfach an der Technik: Nachdem eine Forderung über Wochen hinweg nicht beglichen wurde, teilte die zuständige Behörde auf Nachfrage mit, die betreffende Rechnung sei nie eingegangen. Inzwischen ist der Gebäudedienstleister deshalb dazu übergegangen, eher mehrere Einzelrechnungen, statt einer Gesamtrechnung zu stellen: So bleiben bei Problemen nur kleine Beträge offen.
Digitalisierungsprozess im Gebäudereinigerhandwerk hat längst begonnen
Tatsächlich hat die Digitalisierung auch ohne Umstellung auf die E-Rechnung längst Einzug in den Unternehmensalltag des Gebäudedienstleisters gehalten: Wo früher Papiernachweise über Reinigungsleistungen für Kunden geführt wurden, sind Tablets im Einsatz. Jeder manuelle Reinigungsprozess wird in Echtzeit digital verwaltet und optimiert. Statt also manuell zu dokumentieren, erfassen die Objektleiter die Daten vollständig elektronisch. Dazu gehören auch die Daten aus den durchgeführten Raumkontrollen am Ende jeder Reinigung: Alle relevanten Informationen über den Gesamtzustand eines Objekts hinsichtlich der Sauberkeit wird mitsamt Bild und Text vor Ort beim Kunden aufgenommen und online an das Büro in Berlin Spandau übermittelt. Hier stehen sie zentral für Auswertungen, Reports und Statistiken auf zur Verfügung: Reports in Excel oder PDF werden hier auf Knopfdruck generiert – von ganzen Gebäuden oder auf Wunsch für jeden einzelnen gereinigten Raum. (Niederberger Gruppe: ra)
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