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Revisionssichere E-Mail-Speicherung


Archivierungsprozess sorgt für eine revisionssichere Vorhaltung der geschäftskritischen E-Mails für zehn Jahre - GID realisiert effiziente E-Mail-Archivierung bei Vega
Vega profitiert auch von der schnelleren Sicherung und gegebenenfalls auch einem schnelleren Restore der E-Mails


(04.06.07) - Die Global Information Distribution GmbH (GID) hat mit der Vega Grieshaber KG einen renommierten Kunden aus der Maschinenbaubranche gewonnen. Der Systemintegrator realisierte bei dem Sensorenhersteller die zentrale E-Mail-Archivierung mit "EnterpriseVault 6" von Symantec. Oberstes Ziel war die Entlastung des stark beanspruchten E-Mail-Servers.

Darüber hinaus können heute die Mitarbeiter von Vega Deutschland und dem dazugehörigen Unternehmen Grieshaber Präzision rasch und gezielt über das gesamte Archiv hinweg auf E-Mails einschließlich Anhängen zugreifen. Weitere Standorte in anderen Ländern folgen. Der vollautomatische Archivierungsprozess sorgt für eine revisionssichere Vorhaltung (Compliance) der geschäftskritischen E-Mails für zehn Jahre.

Ohne den E-Mail-Server geht bei Vega nichts: so werden über ihn beispielsweise alle Arten von Dokumenten aus den ERP- und CRM-Systemen an Kunden und Lieferanten versandt. Mit der Einführung einer zentralen E-Mail-Archivlösung sollte der Server entlastet, PST-Dateien aufgelöst und eine revisionssichere Speicherung sowie Single Instance über das gesamte Archiv ermöglicht werden.

Für seine Suche nach einem geeigneten System hatte das Unternehmen ein ausführliches Pflichtenheft erstellt, in dem alle Anforderungen spezifiziert wurden. So sollte sich beispielsweise die Antwortzeit beim Öffnen einer archivierten E-Mail im Vergleich zum Exchange-Server nur geringfügig verändern. Eine ausgefeilte Berechtigungsverwaltung war ebenso gefordert wie die Unterstützung von PDAs und anderen mobilen Geräten sowie die Möglichkeit der Reintegration von PST-Dateien. Weiterhin sollte die Lösung im Single Instance-Verfahren arbeiten, das heißt, gleiche Objekte sollten im Archiv nicht redundant abgelegt werden. Im Rahmen einer längerfristigen Planung sollte außerdem eine Anbindung an Speicherlösungen und DMS-Systeme unterstützt werden.

Grundsätzlich werden bei Vega alle E-Mails nach Ablauf von 60 Tagen durch die Postfacharchivierung auf die "Centera"-Speicher von EMC revisionssicher archiviert. GID übernahm im Rahmen dieses Projektes auch die problemlose Integration von EV in die EMC Centera Welt. Die Aufbewahrungsfrist der archivierten E-Mails wurde pauschal auf zehn Jahre festgelegt. Durch die Konfiguration eines täglichen Archivlaufes werden die Datenbanken des E-Mail Servers auf einem gleich bleibend niederen Niveau gehalten, so dass die Datenbestände de facto nur im Archiv zunehmen. Somit kann die Auslastung und die Performance des E-Mail Servers auf einem konstanten Niveau gehalten werden.

Darüber hinaus profitiert Vega von der schnelleren Sicherung und gegebenenfalls auch einem schnelleren Restore der E-Mails. Mitarbeiter können rasch und gezielt über das gesamte Archiv hinweg auf E-Mails einschließlich Anhängen zugreifen. Der vollautomatische Prozess sorgt für eine revisionssichere Vorhaltung der geschäftskritischen E-Mails. Die Archivierung der E-Mails ist mittlerweile ein transparenter Prozess, der vollautomatisch von statten geht. Anwender partizipieren von verbesserten Recherchemöglichkeiten und müssen sich nicht um die manuelle Archivierung ihrer E-Mails kümmern.(GID: ra)

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