Automatisiertes Dokumenten-Lifecycle-Management
Integrierte DMS-Gesamtlösung: Vom automatisierten Input Management bis zur revisionssicheren Archivierung
Universell einsetzbares DMS-Framework, das den heute geforderten Sicherheits- und Compliance-Standards entspricht
(15.02.08) - Die Elsag Solutions AG bietet mit ihren "lntelligent Document Processing" (IDP)-Lösungen die Grundlage für ein durchgängiges, vollständig automatisiertes Dokumenten-Lifecycle-Management aus einem Guss. Das Portfolio umfasst professionelle Lösungen und Services für beliebige Arten von Dokumenten und richtet sich an Unternehmen aller Branchen.
Die Lösungen und Services dienen der weitgehenden Automatisierung von zeit- und kostenintensiven Bearbeitungsprozessen an Dokumenten sowie für der Optimierung von dokumenten- und aktenbasierten Geschäftsvorgängen bereit. Sie stehen für beliebige Dokumente wie Formulare, Belege, Rechnungen, Einzeldokumente und zusammengehörende Akten sowie für die Eingangspost zur Verfügung. Das Funktionsspektrum deckt den gesamten Lebenszyklus dieser Dokumente ab – vom Input Management über die fortlaufende Dokumentenverwaltung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und webbasierten Freiformsuche.
Geschäftsunterlagen liegen oft nur in Papierform vor und sind zudem im gesamten Unternehmen verstreut. Dokumenten Lifecycle Management beginnt daher mit der elektronischen Erfassung und Zusammenführung von Informationen. Die Input Management Automation (IMA) Lösungen von Elsag ermöglichen die weitgehend automatisierte Umwandlung papierbasierter Dokumente in ihr elektronisches Äquivalent.
Scanning-Technologien sorgen für Performance und ermöglichen die einfache und schnelle Erfassung eines großen Dokumentenvolumens. Zuverlässigkeit und Datenqualität zeichnen die "IMA"-Lösungen von Elsag bei der anschließenden Erkennung, Klassifizierung und Indizierung von dokumentenbasierten Informationen aus. Der Aufwand für manuelle Vorsortierung sowie Nachbearbeitung soll nach Herstellerangaben minimal.
Dank IMA stehen Informationen als Grundlage für Entscheidungen und für die Bearbeitung von Geschäftsfällen unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung. Die laufende Arbeit mit und an den Dokumenten optimieren die intelligenten DMS-Lösungen von Elsag. Sie stellen Strukturen und Mechanismen für eine effiziente Gestaltung von Dokumentenprozessen bereit. Mitarbeiter können Dokumente in virtuellen Akten fallbezogen zusammenführen, während der gesamten ‚Lebensdauer’ effizient verwalten, präzise nachvollziehbar versionieren und nach Abschluss eines Geschäftsfalles revisionssicher archivieren und elektronisch vorhalten. Elsag bietet ein universell einsetzbares DMS-Framework, das den heute geforderten Sicherheits- und Compliance-Standards voll entspricht.
Für spezifische Anwendungsgebiete, die zwar ähnliche Anforderungen haben, im Detail aber individuelle Ausprägungen aufweisen, können Unternehmen die Speziallösungen von Elsag einsetzen. Mit der elektronischen Personalakte, der Matterakte (Rechtsakte) und der Vertragsakte stehen diese derzeit für die Bereiche Human Resources Management (HRM), Legal und Compliance Management (LCM) sowie Supplier Relations Management (SRM) zur Verfügung. Darüber hinaus bietet Elsag Solutions mit der elektronischen Kundenakte eine Lösung für effizientes Customer Relationship Management (CRM). (Elsag: ra)
Meldungen: DMS und ECM
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iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store
Brainloop stellt die neue iPad-App "Brainloop Mobile 2.2" im Apple Store zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt Mitarbeitern, vertrauliche Dokumente aus den Brainloop-Datenräumen mit dem iPad zu sichten und mit einem erweiterten Set von Funktionen sicher zu bearbeiten. Voraussetzung ist, dass der Tablet-PC von der Unternehmens-IT für den mobilen Zugriff auf geschäftskritische Unterlagen freigeschaltet wurde. Die iPad App Brainloop Mobile 2.2 bietet Anwendern eine Vielzahl neuer Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten: Beispielsweise können Unterlagen für einen gemeinsamen Dokumenten-Review direkt aus der App verschickt werden.
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Auffinden entscheidender Unternehmensinformationen
Mit der webbasierten Software "Intrexx Gesellschafterversammlung" von United Planet können Vorstände, Aufsichtsräte und Investoren jetzt komfortabel in ihre Meetings gehen. Die App-Sammlung unterstützt alle gängigen Rechtsformen und ermöglicht sogar den mobilen Zugriff per Smartphone auf alle wichtigen Daten wie Termine, Kontakte und Dokumente.
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Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente
Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.
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Bearbeitung von Dokumenten-Workflows
Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.
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Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein
Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.
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Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand
Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.
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Compliance beim Dokumentenabgleich
IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.
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"Regisafe" für Landesportalschnittstelle
Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.
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Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.
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ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz
Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.
