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E-Mails aus Lotus Notes bzw. Domino archivieren


DMS-System: Modul unterstützt bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen: E-Mails gehen durch unbeabsichtigtes Löschen nicht verloren
CeBIT 2008: "HyperDoc" setzt weiter auf Prozessoptimierung - Neu ist außerdem eine Schnittstelle zu "AIS TaxMart" von Audicon


(21.01.08) - Die Iqdoq GmbH präsentiert in der DMS-Area während der CeBIT die neue Version 5.0 ihres Archiv- und Dokumenten-Management-Systems (DMS) "HyperDoc". Das neue Release beinhaltet umfassende Funktionen zur Archivierung von E-Mails aus Lotus Notes bzw. Domino. Damit verbindet es die Vorteile der Server-seitigen E-Mail-Archivierung zur Entlastung des Domino Servers mit den Möglichkeiten einer benutzergesteuerten Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsvorfällen. Darüber hinaus hat Iqdoq die vorhandenen Themenlösungen, wie beispielsweise zum digitalen Management von Personal-, Kunden-, Versicherten- und Vertragsakten, ausgeweitet und standardisiert. Zusätzlich erweitert HyperDoc das teamorientierte Arbeiten (Collaboration) durch rollenbezogene Postkorbansichten. Anwender haben damit den kompletten Überblick über die ihrem Team zugeordneten Aufgaben.

Seit Jahresbeginn stellt Iqdoq mit dem neuen HyperDoc-Link for Domino" bzw. Notes nun ein leistungsfähiges Modul für Lotus Notes bzw. Domino zur Verfügung. Dieses entlastet nicht nur den Domino-Server, sondern bietet die Möglichkeit, E-Mails direkt Geschäftsvorfällen oder Akten zuzuordnen.

Darüber hinaus unterstützt das Modul Unternehmen bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen: E-Mails gehen durch unbeabsichtigtes Löschen nicht verloren. Weiterhin werden Daten auf günstigeren Medien wirtschaftlicher gespeichert und der Zeitaufwand für die Administration und Datensicherung reduziert. Die Archivierung erfolgt nach definierbaren Regeln im Hintergrund, also ohne dass der Benutzer eingreifen oder die Software auf dem Client installiert sein muss. Zusätzlich erleichtern umfassende Recherchefunktionen das Wiederfinden von E-Mails.

Iqdoq vervollständigt Prozessunterstützung in HyperDoc 5.0
Bereits zur CeBIT 2007 präsentierte das Unternehmen seine DMS-Lösung "HyperDoc" in Form von Themenlösungen. Diese Strategie wird konsequent fortgesetzt. So wurden die Themenlösungen, wie kaufmännische Archivierung, das Vertragsmanagement sowie digitale Personal-, Kunden- und Versichertenakten, weiter ausgebaut und in Form von Szenarien zur effizienten Vorgangsbearbeitung standardisiert.

Dazu sagt Barbara Schenk, Leiterin Vertrieb und Marketing der Iqdoq GmbH: "Der Vorteil dieser Themenlösungen ist, dass der Kunde genau den Funktionsumfang vorfindet, den er beispielsweise für eine Personal- oder Vertragsakte benötigt. Darüber hinaus bildet die Bedieneroberfläche die jeweiligen Sachbearbeitungsprozesse ab."

Neu ist außerdem eine Schnittstelle zu AIS TaxMart von Audicon - einer Software, die Mitarbeiter des Finanzamts bei Betriebsprüfungen nach GDPdU Z3 nutzen. Buchungsdatensätze werden nicht vor Ort direkt abgefragt, sondern auf einen Datenträger exportiert und im Amt kontrolliert. Durch die jetzt vorliegende Schnittstelle profitieren HyperDoc-Anwender von einer direkten Anbindung an AIS TaxMart, mit der der komfortable Zugriff auf selektierte Datensätze möglich ist. Exportierte Buchungsdatensätze aus dem ERP-System lassen sich mit der Anbindung bequem über den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher in HyperDoc archivieren. Dadurch wird das ERP-System entlastet und kann bei Bedarf durch ein anderes ersetzt werden.

Iqdoq unterstützt teamorientierte Vorgangsbearbeitung
Ein weiterer Schwerpunkt in der Version 5.0 von HyperDoc bildet der Bereich Collaboration. So können Anwender komplett alle Aufgaben ansehen, die innerhalb ihres Teams zur Bearbeitung anstehen. Dadurch können die Tasks effizienter verteilt werden. Gleichzeitig haben Anwender, Projektleiter und Vorgesetzte einen besseren Überblick über den Projektstatus. (Iqdoq: ra)

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    Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

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    IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

  • "Regisafe" für Landesportalschnittstelle

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    Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.