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Was leistet die elektronische Personalakte?

Elektronische Personalakten für das HR-Management: Schnelle Zugriffs- und einfache Recherchemöglichkeiten sowie Schutz vertraulicher Daten
Wandel in den Personalabteilungen erfordert Compliance-fähige Systeme im Personalmanagement: Von der papierbasierten zur elektronischen Aktenführung

(16.04.09) - In vielen Personalabteilungen wird auch heute noch gedruckt, kopiert und abgeheftet. Dabei bringt die elektronische Aktenführung nicht nur klar kalkulierbare Kostenvorteile; viele nützliche Funktionen unterstützen Human Resource (HR)-Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und sorgen zugleich für die Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften. Moderne Anwendungen, wie die elektronische Personalakte von Scalaris, bieten die erforderliche Flexibilität für eine vollumfängliche Integration in bestehende HR-Systemumgebungen. In diesem Fall können die Anwender über "SAP ERP HCM" direkt per Knopfdruck in die digitale Akte ihres Mitarbeiters einsteigen.

Das papierlose Büro hat sich noch immer nicht flächendeckend durchgesetzt und sensible Personalinformationen werden weiterhin auf traditionelle Weise aufbewahrt: Für jeden Mitarbeiter existiert eine mehr oder weniger umfangreiche Papierakte, die so lange im Regal steht, wie es der Gesetzgeber verlangt. Reicht der Platz in der HR-Abteilung nicht mehr aus, werden die Ordner in andere Räume oder Keller ausgelagert und die Suche nach der richtigen Mitarbeiterakte gestaltet sich zunehmend mühsam. Papiergeführte Akten sind aber nicht nur aus Platzgründen problematisch.

Die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten verhindern eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der HR-Abteilung sowie zwischen den Linien-Managern und HR-Verantwortlichen. Außerdem besteht die große Gefahr, dass wichtige Originaldokumente beschädigt werden oder auf dem Weg von A nach B verloren gehen. Die papierbasierte Verwaltung von Personalinformationen ist somit ineffizient und teuer und der Schutz vertraulicher Daten kann kaum sichergestellt werden.

Eine elektronische Lösung beseitigt die oben genannten Hürden im Personalmanagement. Die grundlegende Idee ist einfach: Sämtliche Personaldokumente aus unterschiedlichen Medien und Programmen, dazu gehören Word, E-Mail-Anwendungen oder Scansysteme, werden in digitalen Akten zusammengeführt. So stehen alle Information wie Bewerbungsunterlagen, Urlaubsanträge oder Beurteilungsunterlagen in übersichtlich strukturierter Form, unabhängig von Ort und Zeit, online zur Verfügung.

Ein weiterer oft vernachlässigter aber wesentlicher Bestandteil einer elektronischen Akte sind die Recherche- und Retrievalmöglichkeiten. Ausgefeilte Suchtechnologien können sicherstellen, dass Informationen zuverlässig und schnell gefunden werden. Sie sorgen für effiziente Arbeitsprozesse. Professionelle elektronische Akten für die HR-Abteilung sollten außerdem mit fachspezifischen Komfort- und Sicherheitsfunktionen ausgestattet sein. Die elektronische Personalakte von Scalaris bietet beispielsweise ein umfassendes Sicherheitskonzept, das HR-Abteilungen auch bei der Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften unterstützt. Das betrifft unter anderem das Management von Zugriffsrechten, Datenschutzrichtlinien und Aufbewahrungsfristen.

Laut Philipp Sander, Mitglied der Geschäftsleitung der Scalaris AG, erzielen Unternehmen durch die elektronische Aktenführung signifikante Kosteneinsparungen: "Die Investition in eine elektronische Personalakte amortisiert sich nach kürzester Zeit. Natürlich kann man keine allgemein gültige Aussage treffen, aber je nach Branche, Anzahl der Mitarbeiter, Aufbewahrungsfristen und Fluktuation erreichen Unternehmen ihren ROI üblicherweise nach weniger als 18 Monaten.

Unbezahlbar sind zudem die zahlreichen ‚weichen’ Faktoren, die vom ersten Tag an für den Einsatz einer elektronischen Personalakte sprechen." So gibt es eine ganze Reihe von Vorteilen, die nicht im ROI berechnet werden, wie die schnellen Zugriffs- und einfachen Recherchemöglichkeiten, Datensicherheit und vieles mehr.

Da viele HR-Dokumente auf Papier entstehen, beginnt die digitale Aktenführung bereits bei der elektronischen Erfassung von Informationen. Scalaris ist einer der wenigen Anbieter, die sich nicht auf das Dokumentenmanagement im engeren Sinn beschränken. Das Unternehmen bietet eine integrierte Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von HR-Dokumenten, bis hin zu deren termingerechten Löschung, abdeckt. Dazu gehören Hochgeschwindigkeits-Scanning-Lösungen, die automatische Erkennung, Indizierung und Klassifizierung der Dokumente, Archivlösungen und ausgefeilte Suchtechnologien für vielseitige Recherchemöglichkeiten.

Input-Management-Lösungen ermöglichen nicht nur eine maximal effiziente Dokumentendigitalisierung. Die automatisierte Erfassung stellt auch sicher, dass die Konvertierung der Papierdokumente systematisch und nach einheitlichen Kriterien erfolgt. Denn auch elektronische Akten benötigen klare Strukturen, welche die Grundlage für ein langfristig effizientes Dokumentenmanagement darstellen.

Investitionen in ein System für die elektronische Aktenführung amortisieren sich laut Philipp Sander von der Scalaris AG in der Regel sehr schnell. Immer wertvoller werden allerdings die nicht-monetären Argumente, unter anderem weil die Sicherheits- und Leistungsanforderungen in HR-Abteilungen steigen und gesetzliche Vorschriften Compliance-fähige Systeme im Personalmanagement erforderlich machen.

Die grundlegenden "Soft-Facts", welche Unternehmen von einer professionellen elektronischen Personalakte erwarten dürfen:

Schneller, zuverlässiger und systematischer Online-Zugriff auf alle Personalinformationen, zeit- und ortsunabhängig, für alle befugten Mitarbeiter.
Revisions- und fälschungssichere Archivierung und Sicherung der HR-Dokumente. Eine flexible Lösung erlaubt, dass die Archivorganisation auf Basis einer vom Kunden selbst festgelegten Aktenstruktur erfolgt. Recovery- und Datensicherungsprozesse sind ein Muss.
Intelligente Suche: Neben der Index- und Volltextsuche in einzelnen Akten oder in Dokumenten eines bestimmten Typs ist auch die Möglichkeit für eine konzeptionelle Suche (Ähnlichkeitssuche) hilfreich. Hierbei wird ein Dokument oder werden Inhalte/Bereiche daraus als Suchanfrage verwendet.
Zugriffsschutz durch eine Autorisierungskontrolle auf unterschiedlichen Ebenen steuerbar: auf Akten-, Register- und/oder Dokumentenebene. Die Autorisierung kann innerhalb der elektronischen Personalakte oder über die Integration mit dem bestehenden HR-System erfolgen.

Die Freigabe der Personalakten für einen temporären Zugriff auf spezifische Personalinformationen sollte zugleich problemlos machbar sein. Wichtig ist dabei die Dokumentation der Zugriffe. Bearbeitungsschritte auf Akten- und Dokumentebene müssen nachvollziehbar und einfach überprüfbar sein. Damit wird auch verhindert, dass Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.

Kosteneinsparungen und ROI – ein Beispiel (Zahlen gerundet)

Mit dem "ePersonalakte Kalkulator" von Scalaris können Anwender nach Angaben des Unternehmens in drei kurzen Schritten ihren individuellen ROI bei Einsatz einer elektronischen Personalakte unter ermitteln. Hier ein Beispiel:

Branche: Produktion
>> Anzahl Mitarbeiter: 20.000
>> ROI: 11 Monate
>> Einsparungen nach 4 Jahren: 2,162 Mio. EUR oder 47,6 Prozent,
>> zudem wurden 584.000 Blatt Papier gespart

Grundlage für diese Berechnung sind die Anzahl der Mitarbeiter sowie folgende branchenabhängige Kennzahlen: Aktenbestand, Altaktenaufbewahrung, Fluktuation, Aktengröße und Änderungen pro Jahr, Verhältnis Papier zu elektronischen Dokumenten, jährliche Anfragen an die HR-Abteilung pro Mitarbeiter, interner Stundensatz der HR Mitarbeiter, zentrale/dezentrale Personalaktenführung. (Scalaris: ra)

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Meldungen: sonstige

Integration von eRechnungs-Funktionen
Mit der neuen "Traffiqx Invoice API" reagiert das größte deutsche Provider-Netzwerk für den Austausch von elektronischen Transaktionsdokumenten auf die Anforderungen, die mit der ab 2025 verpflichtenden eRechnung für B2B-Geschäfte einhergehen.
Nachteile aus Subsidiärhaftung
Mit "SubsidiärProtect", einer neuartigen Haftpflichtversicherung, ist es Entleihern erstmals möglich, sich gegen Subsidiärhaftungsschäden zu versichern, die ein Personaldienstleister verursacht hat. Bislang ist eine finanzielle Absicherung nur in Form von Bankbürgschaften möglich, was sowohl für Entleihunternehmen als auch für Zeitarbeitsfirmen mit administrativem Aufwand und finanziellen Nachteilen verbunden ist.
Gehaltsplanung und der Gehaltsdefinition
Keiner soll sagen, dass sie nicht bekannt war - die Gehälterentwicklung und Gehaltsplanung in Unternehmen, und zwar mitarbeitergenau, tariflich, außertariflich und nach Lohngruppen. Exakt dafür stellt Qvantum jetzt eine neue Funktion vor. Der Vorteil der softwaregestützten Abbildung der Gehaltsgespräche inklusive Gehaltsdefinition liegt darin, dass Unternehmen zusätzlich zur dynamischen und agilen Personalkostenplanung ab sofort die Plandaten auch in echte Maßnahmen überführen können.
Compliance-Tool für HR-Abteilungen
Nexus Enterprise Solutions hat ein neues Compliance-Tool für HR-Abteilungen entwickelt. Arbeitgeber können damit die ihnen obliegenden Unterrichtungs- und Nachweispflichten (etwa zur Umsetzung besonderer Arbeitssicherheitsmaßnahmen) automatisieren, anstatt sie wie bisher von Hand in lokalen Prozessen umzusetzen und zu dokumentieren. Als Add-On zur "Nexus / Personalakte" bietet das neue Tool darüber hinaus nun verschiedene Tutorials zu einzelnen Unterweisungsinhalten und macht in der Personalakte per Zertifikat nachweisbar, dass diese erfolgreich absolviert wurden.
Unterstützung von Workflows des Krisenteams
Um mittelständischen Unternehmen während einer Krise ein effizientes Krisenmanagement zu ermöglichen, hat das Beratungsunternehmen iTSM Group eine speziell auf derartige Situationen ausgelegte Workflow-Anwendung entwickelt. Die Anwendung iRESC (Response for Emergency, Safety and Crisis) unterstützt Verantwortliche, Krisenstäbe und auch die einzelnen Mitarbeiter zentral mit wichtigen Informationen über die Krise selbst, über unternehmerische Pflichten wie etwa Gesundheitsprävention sowie über staatliche Hilfsangebote vom Kurzarbeitergeld bis hin zu Zuschüssen. Die Informationen stammen ausschließlich aus gesicherten Quellen, werden fortlaufend aktualisiert und spezifisch für jedes Bundesland aufbereitet. Unternehmer finden so sehr konkrete Hilfestellung mit klarem regionalem Bezug und aktuellen Links zu staatlichen Programmen. Der Schwerpunkt der Anwendung liegt jedoch nicht in der Bereitstellung von Informationen, sondern in der Unterstützung von typischen Workflows des Krisenteams zur Bewältigung der Situation. Zudem kann die Anwendung bei Epidemien oder Pandemien unter Berücksichtigung des Datenschutzes den Aufbau einer Meldekette unterstützen, sofern ein erkrankter Mitarbeiter seine Kontakte zu Kollegen freiwillig in eine entsprechende Datenbank eingetragen hat.
Konformität mit musterbasierten Regeln
Das neue Release 10.4.2 von "Parasoft C/C++test", der einheitlichen C/C++-Entwicklungstest-Lösung für Embedded-Anwendungen, bietet Support für Codierstandards MISRA, CERT C/C++, ISO 26262, DO-178B/C, IEC 61508, IEC 62304, AUTOSAR und nun auch AUTOSAR C++. Damit ist es die derzeit branchenweit umfassendste Entwicklungstest-Lösung zum Testen von sicherheitskritischem C/C++Code. Sie verringert den manuellen Arbeitsaufwand für die Konformität mit Codierstandards erheblich, indem Unternehmen beim Einsatz von Parasoft C/C++test nur ein einziges Tool für Best Practices bei Entwicklungstests, Security- und Safety-Compliance sowie Dokumentation und Reporting in Sachen Konformität benötigen.
Entscheidungsfindung im Talent Management
CornerstoneOnDemand, Anbieterin von Cloud-basierter Talent-Management-Software-Lösungen, gibt die Entwicklung neuer Dashboards für "CornerstoneInsights" bekannt, der Predictive Analytics-Lösung des Unternehmens. CornerstoneInsights wendet Machine-Learning-Technologie gezielt auf die umfangreichen Datensätze von Cornerstone an und ermöglicht dadurch datengestützte Empfehlungen zu spezifischen Herausforderungen.
Weltweite Versicherung für Internetstreitigkeiten
So weitreichend der Nutzen des Internets ist, so groß sind auch die Gefahren. Verbraucher müssen sich daher in Acht nehmen: Streitigkeiten um online abgeschlossene Verträge, der Vorwurf der Urheberrechtsverletzung oder rufschädigende Inhalte über die eigene Person im Netz sind keine Seltenheit. Roland Rechtsschutz bietet im Rahmen des modularen Baustein-Systems eine Reihe von Leistungen an, mit denen sich User gegen die Risiken im WWW wappnen können. Grundsätzlich leistet Roland für alle Privat- und Firmenkunden Versicherungsschutz für weltweite Internetstreitigkeiten. Je nach Absicherungsvariante sind dann Auseinandersetzungen bis zu einer Höhe von 200.000 Euro oder 400.000 Euro abgedeckt.
WLAN für die Ferienwohnung
Freies WLAN in ihrem Hotel wünschen sich laut einer Untersuchung des Hotelportals HRS über 60 Prozent aller Reisenden in Deutschland. Und für Ferienwohnungen dürfte dies kaum anders aussehen. Diesem Wunsch entgegen steht allerdings die so genannte Störerhaftung, die auch vor den Eigentümern von Ferienwohnungen nicht halt macht. Diese haften, wenn ein Feriengast zum Beispiel durch illegales Streamen von Filmen oder Musik bestehendes Recht verletzt. Hier setzen TP-Link und Socialwave mit einer gemeinsamen Lösung an: Sie bieten ein Paket für ein professionelles Hotspot-System an
Umsetzung von Compliance-Maßnahmen
Mit dem aktuellen "Innovation Pack 5" bringt die IMC AG ein Update für gleich drei ihrer Produkte auf den Markt: das "Learning Management System" - "Learning Suite", die "E-Learning-Autorensoftware" - "Content Studio" und das elektronische "Performance-Support-System" - "Process Guide". Ganz im Sinne ihrer Kunden fokussiert sich IMC in diesem Release auf zwei große Themen, die die Unternehmenswelt zurzeit stark bewegen: Compliance und On-the-Job-Training. Das Release enthält aber auch viele andere Features, die ein komfortables E-Learning in Ihrem Unternehmen unterstützen. Unternehmen, die Sicherstellung von Compliance-Maßnahmen umsetzen, wissen, wie wichtig gesetzeskonformes Handeln in Compliance-kritischen Situationen ist. Zum Aufgabengebiet gehören die Zuweisung der relevanten Inhalte, die Differenzierung der unterschiedlichen Zielgruppen, die Kontrolle und Generierung von Reports für diverse Ziele und vieles mehr. All diese Aufgaben nehmen sehr viel Zeit in Anspruch.

Visualisierung komplexer Konzernstrukturen Umweltschutz: Compliance auch bei RRR