Zeitaufwand für E-Discovery oft sehr hoch
Rechtsstreitigkeiten nach US-Recht: Viele Unternehmen brauchen im "Ernstfall" zu lange für die Informationsbereitstellung
Fristen für E-Discovery einhalten und Geldstrafen vermeiden
(10.06.09) - Rund 30 Prozent aller Unternehmen würden im Fall von Rechtsstreitigkeiten nach US-Recht mehr als einen Monat brauchen, um dem Gericht die erforderlichen Informationen bereit zu stellen. Dies geht aus der aktuellen Studie "State of the ECM Industry" der AIIM hervor, dem internationalen Fachverband für Hersteller, Anbieter und Anwender von Enterprise Content Management-Technologien.
Die üblicherweise von US-Gerichten festgelegten Fristen lassen Unternehmen normalerweise nur wenig Zeit. Halten sie diese nicht ein, müssen sie mit teilweise erheblichen Geldstrafen rechnen. Abhilfe schafft hier die auf der "Zyimage Information Access"-Plattform basierende E-Discovery-Lösung von Zylab Distribution. Diese hat bereits von führenden Beratungsunternehmen wie Gartner und IDC gute Bewertungen erhalten und stellt auch in komplexen Umfeldern gesuchte Informationen in Höchstgeschwindigkeit strukturiert bereit.
Im Fall von Gerichtsverfahren sind Rechtsabteilungen von Unternehmen mit internationalen Beziehungen, aber auch Revisoren, Anwälte und Insolvenzverwalter gezwungen, große Datenmengen an unterschiedlichen Standorten zu durchsuchen und zu analysieren. Nach amerikanischem Recht müssen die Unterlagen an die Gegenseite herausgegeben werden. Zusätzlich zu den Papierdokumenten sind auch sämtliche relevanten elektronisch gespeicherten Informationen bereitzustellen.
Das reicht von der E-Mail, über unterschiedliche Entwurfsstadien von elektronischen Dokumenten, bis hin zu sämtlichen zu den jeweiligen Dokumenten gehörende Metadaten. Der Zeit- und damit auch der Kostenaufwand dieses sogenannten E-Discovery-Verfahrens ist meist sehr hoch. Auch deutsche Firmen, die Produkte in den USA vertreiben, unterliegen bei Rechtsstreitigkeiten dem US-Recht und den dortigen Verfahren und Regulierungen.
Auf die Frage hin, wie lange sie brauchen würden, um relevante Dokumente für ein zivilrechtliches Verfahren nach US-Recht bereitzustellen, gaben 28 Prozent der weltweit von der AIIM befragten 536 Unternehmen mehr als einen Monat an. Von jenen Unternehmen, die mit zwei bis vier Wochen Zeitaufwand rechnen, dürften einige damit eher ihrer Hoffnung Ausdruck verliehen haben, als den Tatsachen zu entsprechen. Darüber hinaus gaben 18 Prozent an, in den letzten zwölf Monaten in Rechtsstreitigkeiten verwickelt gewesen zu sein und weitere 15 Prozent mussten in den letzten drei Jahren ihrer Offenlegungspflicht in einem Prozess nachkommen. Das bedeutet durchschnittlich eine Chance von Eins-zu-Drei.
Gut vorbereitet "für alle Fälle"
In Anbetracht von E-Discovery als reeller Möglichkeit besteht der beste Weg einer entsprechenden Vorbereitung für Organisationen darin, ein umfassendes und gesetzeskonformes System zu implementieren, mit dem sich alle Daten organisieren, kontrollieren und speichern lassen. Dies ist unabhängig davon, ob eventuell die Unterstützung externer Parteien geplant ist, oder nicht.
Mit der "Zyimage E-Discovery Suite" von Zylab Distribution steht Organisationen eine integrierte Lösung für E-Discovery-Management zur Verfügung. Sie ermöglicht es, Informationen auf einfache, sichere und effiziente Weise zu erfassen, zu strukturieren, zu durchsuchen und offenzulegen. Dadurch können Unternehmen das E-Discovery intern vornehmen und müssen nicht teure externe juristische Dienstleister in Anspruch nehmen. Der Zugriff auf die Informationen erfolgt über einen beliebigen, handelsüblichen Browser.
Sämtliche unstrukturierten Daten werden so lange gespeichert, wie sie benötigt werden. Integrierte Funktionen erlauben es den Nutzern, weitere Daten zu erfassen und hinzuzufügen, Daten zu analysieren und gemeinsam zu bearbeiten, einzelne Informationen zu editieren und bei Bedarf Dateien zu recherchieren und zu verteilen. Aufgrund seiner modularen Struktur ist Zyimage vollständig skalierbar und erfüllt sowohl auf Abteilungsebene als auch unternehmensweit alle spezifischen Anforderungen.
"Es zeigt sich immer wieder, dass Unternehmen auch im Zeitalter der Globalisierung die Möglichkeit eines E-Discovery-Verfahrens verdrängen. Doch ist die Wahrscheinlichkeit für international agierende Unternehmen ziemlich groß. Entsprechend gut vorbereitet müssten sie eigentlich sein. Werden hingegen keine angemessenen Vorkehrungen getroffen, so bewegen sich die daraus folgenden Risiken irgendwo zwischen vertretbar und existenzgefährdend", erklärt Prof. Dr. Johannes Scholtes, President von Zylab North America. "Mit Unterstützung unserer Zyimage E-Discovery-Suite können Unternehmen dagegen sämtliche Discovery- und Offenlegungsvorgänge intern abwickeln. Dadurch lassen sich Kosten minimieren, Prozesse vereinfachen, ein zuverlässiger Datenzugriff erzielen. Gleichzeitig behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten." (Zylab Distribution: ra)
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