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Compliance: Integration mit System

Corporate Compliance: Integration mit System - ein Ratgeber für die Praxis
Je komplexer die Compliance-Anforderungen sind, desto umfangreicher werden entsprechenden Projekte und Prozesse

Von Christof Menzies*

(15.12.06) - Der Sarbanes-Oxley Act, IFRS, Basel II und Solvency II, interne Standards und Ansprüche der Stakeholder legen die Messlatte für gute und transparente Unternehmensführung immer höher. Wer die Einhaltung der Anforderungen sicherstellt, profitiert durch die Erfüllung gesetzlicher Standards, regulatorischer Vorgaben oder weiterer wesentlicher Stakeholder-Anforderungen (Compliance). Christof Menzies, Partner bei PricewaterhouseCoopers (pwc), hat einen Ratgeber für die Praxis herausgegeben. Vorgestellt werden Maßnahmen für die Gestaltung von geeigneten Strukturen, Abläufen und einer Technologiebasis unter verschiedenen Zielsetzungen.

Umfassende Praxisberichte namhafter deutscher und internationaler Großunternehmen zeigen, wie den Anforderungen von Section 404 des Sarbanes-Oxley Act im ersten Pflichtjahr sowie in den Folgejahren begegnet wird, welchen hohen Stellenwert eine freiwillige Erfüllung von Compliance-Anforderungen einnimmt und in welcher Ausprägung erste Integrationsbestrebungen umgesetzt werden.

Synergien nutzen
Je komplexer die Compliance-Anforderungen sind, desto umfangreicher und somit auch aufwändiger werden die entsprechenden Projekte und Prozesse in den Unternehmen. Die Erfüllung und die nachhaltige Einhaltung neuer Anforderungen, die sich auch aus der regulären Geschäftstätigkeit ergeben können, bilden dabei eine wesentliche Voraussetzung für ein dauerhaftes erfolgreiches Bestehen der Unternehmen auf den internationalen Märkten, so Christof Menzies. Das erstmalige Erreichen der Compliance mit einem neuen Regelwerk wird häufig über ein eigens dafür aufgesetztes Projekt realisiert. Im Projekt werden die Anforderungen analysiert und deren Einhaltung über konkrete Aktivitäten innerhalb der Geschäftsprozesse umgesetzt. Werden die Projekte isoliert voneinander ausgeführt, besteht gerade bei einer Vielzahl von Anforderungen die Gefahr, die Komplexität im Unternehmen zu erhöhen und Synergien ungenutzt zu lassen.

Compliance als strategisches Instrument ausbauen
In Zukunft wird es deshalb noch wichtiger sein, Compliance langfristig ganzheitlich in das Unternehmen und damit in die Strukturen und Abläufe zu integrieren und zu einem strategischen Instrument der Unternehmensführung auszubauen.

Wie in der Abbildung dargestellt, kann es einerseits notwendig sein, eine einzelne Compliance-Initiative vom Projekt in den Regelbetrieb zu überführen und das so entstehende Compliance-Programm weiter zu verbessern. Darüber hinaus ergeben sich aus einem Compliance-Projekt als Folge einer erhöhten Transparenz in der Regel weitere Optimierungsmöglichkeiten, die nicht nur die Sicherstellung von Compliance, sondern auch den operativen Geschäftsbetrieb betreffen.

So können durch Transformation und Optimierung die Organisationsstrukturen, Prozesse, Kontrollen und IT-Systeme verbessert werden.

Die Ergebnisse sind:
>> steigende Effektivität und Effizienz von Compliance durch Verbesserung von Compliance-Prozessen und -Strukturen
stärkere Einbettung der verschiedenen Compliance-Aktivitäten in das Tagesgeschäft zur Sicherstellung von nachhaltiger Compliance
>> nachhaltige Senkung der Compliance-Kosten durch Standardisierung und Automatisierung von Prozessschritten und Kontrollaktivitäten
>> Optimierung des Prozessdesigns und der Kontrollaktivitäten
>> Verringerung der Komplexität von organisatorischen Strukturen
(pwc. ra)
*Christof Menzies ist Partner im Bereich Advisory, Performance Improvement

Meldungen: Entscheidungshilfen

Anforderungen an Rechnungen laut UStG
Die Anforderungen an Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer sind hoch. Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union und über sie hinaus agieren, müssen diese Regularien unbedingt verstehen.
CSDDD eine bedeutende Veränderung
Seit dem 24. April 2024 herrscht Gewissheit: Die CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive) verpflichtet große europäische und ausländische Unternehmen EU-weit, sich für die Einhaltung bestimmter Umwelt- und Menschenrechtsstandards in ihren Liefer- und Wertschöpfungsketten einzusetzen. Die auf dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) aufbauende Richtlinie muss zwei Jahre nach Inkrafttreten in nationales Recht umgesetzt werden.
Unterlagen revisionssicher speichern
Verträge enthalten eine Vielzahl von Verpflichtungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um rechtliche, wirtschaftliche und reputationsbezogene Risiken zu vermeiden. Was viele nicht beachten: Diese Verpflichtungen gehen weit über die vereinbarten Leistungen hinaus.
Compliance am digitalen Arbeitsplatz
Die Anforderungen an Sicherheit und Compliance bekommen mit Remote Working bzw. Home-Office eine neue Qualität. Gesetzliche Vorgaben und unternehmensspezifische Regelungen lückenlos durchzusetzen, ist nicht nur nach außen gegenüber Behörden, Kunden und Partnern relevant. Auch Mitarbeiter haben den Anspruch, dass Arbeitgeber digitale Arbeitsplätze ebenso produktiv wie auch sicher gestalten.
Daten in virtuellen Datenräumen
Die Lage der IT-Sicherheit ist weiterhin angespannt und die Zahl der Cyberangriffe steigt stetig. Betroffen sind neben Privathaushalten vor allem Unternehmen, Organisationen und Behörden. Das bestätigt auch die aktuelle Studie des Branchenverbands Bitkom: Neun von zehn Unternehmen wurden im vergangen Jahr Opfer eines Cyberangriffs. Eines der größten Einfallstore für Cyberkriminelle ist dabei der ungesicherte Austausch sensibler Informationen. Rund 68 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass Cyberkriminelle Kommunikationsdaten entwendet haben.

Test: Was leistet ein Webfilter? Compliance-Schulungs-Strategie

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Abgleich biometrischer Lichtbilder zulässig
Die Bundesregierung hat der Auffassung der Fraktion Die Linke widersprochen, wonach die in Paragraf 15b des Asylgesetzes enthaltende Regelung zum automatisierten Abgleich biometrischer Lichtbilder mit allgemein öffentlich zugänglichen personenbezogenen Daten aus dem Internet nicht mit geltenden Recht vereinbar sei, weil zu diesem Abgleich in der EU nicht zugelassene Systeme mit künstlicher Intelligenz verwendet werden müssten.
Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
Die Frage von höheren Eigenkapitalanforderungen für Anlagen von Versicherungen und Banken in Aktien und Anleihen mit Bezug zu fossilen Brennstoffen fallen in die Zuständigkeit der Europäischen Union. Darauf verweist die Bundesregierung in ihrer Antwort (21/1068) auf eine Kleine Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (21/818).
Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
Die Bundesregierung wird ein neues Klimaschutzprogramm vorlegen, das im Zeitraum bis zum Jahr 2030 auch Maßnahmen zur Treibhausgasminderungsquote im Bereich der durch die EU-Lastenverteilungsverordnung (ESR) erfassten Sektoren Gebäude und Verkehr enthalten wird. Die Maßnahmen für das Programm werden derzeit entwickelt. Das geht aus der Antwort (21/1072) der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (21/762) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor.

Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

Befristungsklauseln auch für Compliance-Management
In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
Darstellung der EU-Ökodesignverordnung
Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

Zeitschrift Corporate Governance

Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.