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An der Quelle der Informationen beginnen

DORA-Verordnung auf dem Vormarsch: Digitales Vertragsmanagement als Erfolgsfaktor
Die neuen DORA-Vorgaben harmonisieren und verschärfen die bestehenden regulatorischen Anforderungen an das IKT-Management und greifen in den IT-Betrieb bzw. in die Auslagerungen an Dritte ein

Im Kontext steigender Cyberbedrohungen gewinnt die strikte Einhaltung bzw. Umsetzung entsprechender Compliance-Vorschriften stetig an Bedeutung. Als Bereitsteller kritischer Infrastruktur gilt insbesondere für Finanzunternehmen, IT-Ausfälle und sicherheitsrelevante Vorfälle zu verhindern, um für die Aufrechterhaltung des Betriebs zu sorgen. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) erließ die EU ein Regelwerk zur Sicherstellung der digitalen Betriebsstabilität sowie zur Vermeidung systemischer Risiken im Finanzsektor.

Die neuen Vorgaben harmonisieren und verschärfen die bestehenden regulatorischen Anforderungen an das IKT-Management und greifen in den IT-Betrieb bzw. in die Auslagerungen an Dritte ein. Gleichzeitig nehmen die Nachweis- und Berichtspflichten zu, die einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Mit der näher rückenden Umsetzungsfrist bis 17. Januar 2025 gilt es für die mehr als 22.000 betroffenen Finanzunternehmen und IKT-Dienstleister, rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.

Eine Schlüsselrolle nimmt dabei die Digitalisierung ein. An welcher Stelle diese ansetzen muss, um alle bestehenden Geschäftsprozesse mit einzubinden, erläutert Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, einem der europaweit führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software:

"Am Anfang einer jeden geschäftlichen Zusammenarbeit steht ein Vertrag, so auch bei der Beauftragung eines IKT-Dienstleisters. Jene Vereinbarungen enthalten sämtliche relevanten Informationen zum Lieferanten, zur festgelegten Leistung, zu involvierten Subunternehmen u. v. m. und stellen somit die Basis für alle nachfolgenden Aktivitäten dar. Sind diese Daten allerdings nicht von Beginn des Geschäftsprozesses digital erfasst, müssen die Akteur:innen viele Tätigkeiten mehrfach ausführen. Zum Beispiel das händische Aufsetzen und Warten von Listen, Kalendereinträgen und Auswertungen.

Für eine durchdachte Digitalisierung sollten Finanzunternehmen daher an der Quelle der Informationen ansetzen – dem Sourcing der Lieferanten und dem damit verbundenen Vertragsmanagement. Darunter fallen jene Abläufe, die mit dem Hinzukommen eines neuen Dienstleisters in der Organisation entstehen, etwa in Bezug auf Due Diligence oder das Einholen von Unterlagen und Nachweisen. Der Einsatz des richtigen digitalen Tools führt nicht nur zu erheblichen Arbeitserleichterungen, sondern gibt den Verantwortlichen auch die nötige Sicherheit, dass sie allen erforderlichen Sorgfaltspflichten nachweislich nachkommen.

Die Umsetzung von DORA verlangt eine ganzheitliche Betrachtung und Weiterentwicklung der bestehenden Geschäftsprozesse. Der Einsatz der passenden Werkzeuge optimiert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern unterstützt auch bei der nachweislichen Erfüllung der neuen gesetzlichen Vorgaben und Sorgfaltspflichten. Nicht zuletzt, weil der Geschäftsführung von Finanzunternehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften obliegt.

Prozesse digital und nachvollziehbar steuern
Vom anfänglichen Sourcing eines Lieferanten, über den Abschluss der Verträge, bis hin zum laufenden Controlling und Reporting der Vereinbarungen – eine smarte Vertragsmanagement-Software wie "Fabasoft Contracts" bildet alle Ebenen des Auslagerungsprozesses digital und revisionssicher ab." (Fabasoft Contracts: ra)

eingetragen: 29.11.23
Newsletterlauf: 16.02.24

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Bei Anlage eines neuen IKT-Dienstleisters im System steuert die Software selbstständig die Einholung der notwendigen Unterlagen: Darunter Risikobewertungen, Wesentlichkeitsbeurteilungen, Auslagerungsgenehmigungen, Zertifikate sowie Leistungsbeschreibungen.

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Nachhaltigkeitsberichtsstandards
"Wie steht Ihr Unternehmen beim Thema Nachhaltigkeit da?" ? darauf lässt sich zukünftig nicht mehr mit einem "Och, ganz gut" antworten. Die EU-Richtlinie "Corporate Sustainability Reporting Directive" ("Unternehmensnachhaltigkeitsberichtspflicht", CSRD) sollte bis zum 6. Juli 2024 in nationales Gesetz umgesetzt werden. Sie verpflichtet zunächst börsennotierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, im Jahr 2025 rückwirkend für 2024 zu berichten. Nicht irgendwie, sondern gemäß der ESRS, der europäischen Nachhaltigkeitsberichtsstandards. In den Folgejahren wird es dann auch kleinere und nicht börsennotierte Unternehmen treffen.
Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen
Bis zu 80 Prozent der Gehaltsabrechnungen sind nicht korrekt und jedes zweite Unternehmen musste daher bereits Strafen zahlen. Neben finanziellen und rechtlichen Folgen beeinträchtigen fehlerhafte Abrechnungen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Internationale Teams verstärken diese Problematik weiter, da das Gehaltsmanagement aufgrund unterschiedlicher landesspezifischer Vorschriften noch komplizierter ist.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Am 5. Juli 2024 veröffentlichte die EU den finalen Gesetzestext zur EU-Lieferkettenrichtlinie, die sogenannte Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Nun haben die Mitgliedstaaten zwei Jahre Zeit, die CSDDD in nationales Recht umzuwandeln. Betroffen sind Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Nettoumsatz über 450 Mio. Euro.
Regulierung und Beaufsichtigung von Banken
Nach der Finanzkrise 2008 war es notwendig, die aufsichtsrechtliche Regulierung der Banken zu verändern. Damit sollte die Finanzstabilität gesichert werden. Seitdem hat sich das europäische Bankensystem als stabil und das Regulierungssystem als wirksam erwiesen, beispielsweise während der Turbulenzen rund um das US-amerikanische Bankensystem im Frühjahr 2023.
Prozess zur Zertifizierung des Benutzerzugriffs
Zugriffs-Zertifizierung beschreibt die unabhängige Prüfung der Zugriffsrechte durch einen Auditor. Dieser untersucht, ob die den Benutzern gewährten Rechte wirklich notwendig sind. Ein gründlicher Prozess zur Zertifizierung des Benutzerzugriffs stellt sicher, dass die digitale Identität jedes Mitarbeiters nur die Berechtigungen hat, welche für die Erfüllung seiner Aufgaben nötig sind. So wird auch die Sicherheit der internen Daten gewährleistet.

Compliance, Regulierung und betriebliche Risiken DORA-Compliance komplex