Aufbewahrungspflicht: Akten rechtzeitig vernichten

Tipps zum richtigen Verwahren und Entsorgen von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsdokumenten
Grundsätzlich gilt, dass Unterlagen in der Regel entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen

(29.01.14) - Alle Jahre wieder zum Jahresanfang stellt sich in den Unternehmen und bei Freiberuflern von neuem die Frage nach den Aufbewahrungspflichten: Welche Geschäftsdokumente müssen weiter aufbewahrt, welche können mit Beginn des neuen Jahres vernichtet werden? Einer aktuellen Studie von Blitzarchiv, einem Dienst der Aktentreuhand DE GmbH, zufolge gehen 76 Prozent der mittelständischen Firmen davon aus, dass eine Vielzahl von Betrieben in Deutschland ihre Dokumente unnötig lange aufheben. Dies liegt daran, dass die Unternehmen sich unsicher sind, wie lange die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind und darüber hinaus gar nicht wissen, wie lange bestimmte Unterlagen schon im eigenen Archiv lagern.

Grundsätzlich gilt, dass Unterlagen in der Regel entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Akten, die beispielsweise in 2013 archiviert wurden, müssen dementsprechend bis 2019 bzw. 2023 aufbewahrt werden. Um genau zu wissen, wie lange Geschäftsakten schon lagern oder gelagert werden müssen, rät der Blitzarchiv-Geschäftsführer Benedikt Steinmetz zu folgendem Vorgehen:

1. Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
2. Direkt bei der Einlagerung im Unternehmens- oder externen Archiv sollten die Akten zudem gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
3. Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen getrennt verwaltet werden.

"Wer in seinem Aktenlager noch Dokumente seit 2003 oder älter aufbewahrt, kann diese zum Jahresende vernichten, da die Aufbewahrungspflicht - bis auf einige Ausnahmen - erloschen ist", fügt der Blitzarchiv-Geschäftsführer hinzu. "Akten sollten rechtzeitig vernichtet werden, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen und um die Nutzfläche nicht unnötig mit Aktenbergen zuzustellen. Ganz zu schweigen davon, dass in einem großen Aktenlager die Suche nach bestimmten Dokumenten sehr viel länger dauern würde." Zu den Dokumenten mit gesonderten Aufbewahrungsfristen gehören zum Beispiel Verträge, die sich verlängern wie Mietverträge, behördliche Genehmigungen, Akten aus noch laufenden Verfahren, Baupläne und Gerichtsurteile oder einfach Dokumente, die für ein Unternehmen einen ideellen Wert haben oder bei denen gesonderte Branchenvorschriften (wie bspw. Patientenakten) zu beachten sind.

Von diesen Ausnahmen abgesehen kann man laut Steinmetz grundsätzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente in zwei Zeiträume einteilen. Zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, zählen u. a. Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten, Bankbelege, Bewirtungsbelege, Eingangsrechnungen, Fahrtenbücher, Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz), Grundbuchauszüge sowie Buchungsbelege und Steuererklärungen. Hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden müssen Unterlagen wie Bürgschaften, Bestellungen, Geschäftsbriefe, Darlehensunterlagen, Kassenzettel, Geschenknachweise, Preislisten sowie Einfuhr- und Exportunterlagen. (Blitzarchiv: ra)

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