Elektronische Zollsysteme in naher Zukunft Pflicht

Compliance im Außenhandel: Fünf Gebote für ein grenzenloses Geschäft
Bei einem wachsenden globalen Handel wird es immer schwieriger, sich an alle Regeln und Bestimmungen zu halten

(15.05.14) - Der globale Handel eröffnet Unternehmen lukrative Perspektiven: Produkte lassen sich für einen Bruchteil der Kosten herstellen, neue Absatzmärkte erschließen. Doch der Weg ins internationale Geschäft ist schwierig: Waren, die mitunter über mehrere Grenzen transportiert werden müssen, bringen die Prozesse in der Lieferkette aus dem Takt. Kewill, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich multimodaler Transport-Management-Software, hat fünf Gebote für den Erfolg im globalen Handelsumfeld zusammengestellt.

"Bei einem wachsenden globalen Handel wird es immer schwieriger, sich an alle Regeln und Bestimmungen zu halten", kommentiert Jan-Paul Boos, Senior Vice Präsident EMEA bei Kewill. "Mit unseren "Fünf Geboten" können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferkette nicht ins Stocken gerät. So steigern sie die Effizienz und sparen Zeit und Geld."

1. Fehlende Standards
Zwar existieren Handelsabkommen und andere Regeln in der internationalen Zusammenarbeit – geht es um Zollprozeduren und Bestimmungen, kontrollieren einzelne Länder aber noch immer ihre eigenen Grenzen, legen ihre eigenen Richtlinien fest und setzen ihre eigenen Systeme ein. Selbst innerhalb der Europäischen Union variieren die Bestimmungen und die Mitgliedsstaaten nutzen unterschiedliche elektronische Systeme.

2. Niemals das Risiko unterschätzen
Wer Waren über Grenzen hinweg transportieren möchte, muss eine Fülle an Bestimmungen einhalten. Eine Nichteinhaltung erzeugt in der Regel Verzögerungen in der Lieferung und kann sogar zu Sanktionen führen – selbst dann, wenn der Fehler ein administratives Versehen war. Diese Sanktionen sind nicht immer nur finanzieller Natur: Waren können an der Grenze zurückgehalten werden und erreichen eventuell ihren Bestimmungsort nicht. Schlimmstenfalls droht sogar eine Gefängnisstrafe von bis zu zwölf Monaten – etwa wenn Unternehmen eine japanische Bestimmung, wonach Überseefrachten mindestens 24 Stunden im Voraus angemeldet werden müssen, ignorieren.

3. Die Zukunft ist elektronisch
Elektronische Zollsysteme werden in naher Zukunft Pflicht sein. Für Unternehmen ist es wichtig, mit allen Zollbehörden der Länder, aus denen sie importieren oder in die sie exportieren, in Verbindung zu stehen. Nur so können sie korrekte Angaben zu Lieferungen machen. Ob diese Prozesse intern erfolgen oder von einem Dienstleister übernommen werden: Am effizientesten funktioniert die Kommunikation mit den Handelspartnern elektronisch. Sicherheitsinitiativen wie das EU Export Control System (ECS) und das Import Control System (ICS) wurden mit dem Ziel ins Leben gerufen, alle wichtigen Daten zu sammeln, bevor die Waren sich auch nur einen Meter vom Fleck bewegen. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, über ein System zu verfügen, das die Bestätigungen und Anfragen dieser Initiativen empfangen kann.

4. Effizienz ist der Schlüssel zum Erfolg
Operative Daten manuell zu verwalten ist nicht nur teuer – es ist aufwändig, die Daten per Hand in die verschiedenen Systeme einzutragen – sondern erhöht auch das Risiko für Fehler. Dieser Aspekt hat einen großen Einfluss darauf, ob das Unternehmen die Handelsbestimmungen einhalten kann. Ob die Compliance in-House geregelt oder an einen externen Service-Partner weitergegeben wird – die Menge an Daten ist umfangreich und unterscheidet sich je nach Land. Daher ist es hier besonders wichtig, effizient und zuverlässig zu arbeiten. Am besten funktioniert das mit speziellen IT-Lösungen für die Datenerfassung.

5. Die Spielregeln ändern sich ständig
Der Wissenstand für Compliance-konformes Handeln ist nicht zu unterschätzen. Die Branche ist von einem ständigen Wandel geprägt: Nicht selten haben sogar Zollbeamte Probleme, den neuesten regionalen Bestimmungen zu folgen, obwohl sie sich ausschließlich mit länderspezifischen Vorgaben beschäftigen. Prozessänderungen werden in unregelmäßigen Abständen sowohl lokal, regional als auch global eingeführt – mit Pilotphasen und verschiedenen Daten für die Implementierung, die häufig wechseln. Neue Regeln können Schritt für Schritt in die bestehenden Prozesse integriert werden oder ab dem ersten Tag gelten. Es gilt also, sich konstant über neue Entwicklungen zu informieren – denn Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. (Kewill: ra)

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