E-Mail und die digitale Steuerprüfung

GDPdU und Compliance: Problematisch für Unternehmen ist die Einschätzung, welche Daten steuerlich relevant sind
Die GDPdU beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden

Von Hans-Peter Wolf, GDPdU/GoBS Auditor (WPG) bei PRW Consulting

(22.09.09) - Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Die GDPdU beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden. Bei der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wird im Abschnitt zu den elektronischen Abrechnungen vorgegeben, dass der Originalzustand des übermittelten und gegebenenfalls noch verschlüsselten Dokuments jederzeit überprüfbar sein muss. Für die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen wird explizit und unter Hinweis auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Unveränderbarkeit der Unterlagen und die Aufbewahrung im Originalformat gefordert.

Die GDPdU sowie die GDPdUZ (erweiterte GDPdU mit zusätzlichen Regelungen für den Zollprüfungsdienst) orientieren sich an den bisherigen Regeln zur Prüfung und übertragen sie in die digitale Welt. So können sich Prüfer auf den Umgang mit digitalen Daten und Dokumenten umstellen. Die einzige wesentliche Neuerung ist dabei die Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit elektronisch erzeugter Informationen und dies trifft auch auf den E-Mail-Verkehr zu, soweit hier aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente betroffen sind.

Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörde
Gemäß Bundesfinanzministerium versteht sich der Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" als "der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit." Die Finanzbehörden können entsprechend vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er ihnen die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellt.

Sie können fordern, dass der Steuerpflichtige selbst die Daten gemäß den Vorgaben maschinell auswertet oder von einem Dienstleister auswerten lässt, aber Sie können auch in Form eines Nur-Lesezugriffs direkt auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zugreifen. Diese drei Prüfungsmöglichkeiten können seit Anfang 2002 neben der herkömmlichen Papierprüfung kumulativ eingesetzt werden.

Die GDPdU stellen zwar fest, dass sich das Zugriffsrecht ausschließlich auf Daten beschränkt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Welche Daten jedoch steuerlich relevant sind, erklären sie nicht. Diese schwierige Aufgabe muss im Vorfeld der Aufbewahrungspflichtige selbst eigenverantwortlich übernehmen. Bei unzureichender Qualifizierung von relevanten Daten und Dokumenten kann der Prüfer gemäß GDPdU auch "verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf die betroffenen Daten nachträglich ermöglicht." Die Kenntnis über nicht zur Verfügung gestellte aber relevante Unterlagen, kann der Prüfer oftmals nur über die Sichtung der nach GoBS zu führenden Verfahrensdokumentation erlangen. Auf diese Verpflichtung weist das Bundesministerium der Finanzen auch in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht hin.

Was ist steuerlich relevant?
Problematisch für Unternehmen ist die Einschätzung, welche Daten steuerlich relevant sind. Während dies bei Rechnungen, Verträgen oder anderen Abkommen eindeutig ist, gibt es vor allem bei formlosen E-Mails eine große Grauzone. Ein Beispiel: Per E-Mail erkundigt sich ein möglicher Kunde nach den Kosten eines Prototyps. Der Vertriebsmitarbeiter fragt zurück, wie der Prototyp aussehen soll. Anschließend schickt der Kunde entsprechende Informationen. Nach Klärung letzter Fragen schickt das Unternehmen einen Kostenvoranschlag. Nach mehrfacher E-Mail-Korrespondenz einigt man sich auf einen Preis. Das Produkt wird noch mehrfach geändert, bevor es in Serie geht. Da erst jetzt ein offizieller Vertrag geschlossen wird, entsteht die Frage, welche E-Mails steuerlich relevant sind, die während der Entwicklungsphase ausgetauscht wurden. Schließlich sind auch hierfür schon Kosten entstanden, die ebenfalls nur per E-Mail abgerechnet wurden.

Damit nicht genug, gibt es auch noch Daten, die erst im Laufe der Zeit oder in Zusammenhang mit anderen Projekten steuerlich relevant werden können. Die GDPdU fordern aber auch für diesen Fall, dass das digitale Dokument im Originalzustand unverändert vorliegt. So dürfen zum Beispiel E-Mails in Text- oder andere Formate nur überführt werden, wenn die Originale nicht vernichtet und entsprechend gesetzeskonform (Stichwort: Compliance) aufbewahrt werden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, müssen Unternehmen im Prinzip alle E-Mails archivieren soweit keine anderen Gründe - wie eine Datenschutzverletzung - dagegen sprechen. Und dies ist beispielsweise bei elektronischen Rechnungen bereits vor dem Zugriff des Anwenders zu erledigen, da die Manipulation von digitalen Dokumenten auch für den "normalen Anwender" sehr einfach ist. Bei nicht gesetzeskonformer Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist der Steuerprüfer fast gezwungen, die Integrität solcher Rechnungen in Frage zu stellen und die entsprechenden Prüfungshandlungen vorzunehmen, die mögliche Manipulationen aufdecken. Die anhaltende schlechte Wirtschaftslage wird viele Unternehmen dazu zwingen, auf den kostengünstigeren elektronischen Versand von Rechnungen umzustellen. Unternehmen müssen deshalb technisch, organisatorisch und rechtlich die notwendigen Mechanismen einführen, um dem gesetzeskonformen Umgang mit elektronischen Unterlagen sicherzustellen.

Bis zu zehn Jahre oder länger verfügbar
Zu beachten ist außerdem, dass die gesetzeskonform archivierten Daten und Dokumente auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff vorzuhalten und unter Umständen sogar in das laufende DV-System einzuspielen sind. Dies kann zu großen Problemen führen, wenn das Unternehmen in dieser Zeit auf neue Systeme oder Plattformen migriert ist. Eventuell sind die bisherigen Formate nicht mit den neuen Anwendungen kompatibel, so dass die archivierten Daten aufwändig umformatiert werden müssen. Gerade diese Veränderung wird aber gemäß GoBS verboten. In diesem Fall gelten die GDPdU als neuere Regelung, denn hier steht: "Im Falle eines Systemwechsels ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (...) durch das neue oder ein anderes System gewährleistet wird."

Auch hier bleibt es letztendlich in der Entscheidung des jeweiligen Prüfers, wie restriktiv er die Vorschriften auslegt. Seit 1. Januar 2009 wurden zwei neue Absätze in die Abgabenordnung aufgenommen. Einer regelt die bisher nicht erlaubte Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen außerhalb von Deutschland – unter gewissen Voraussetzungen. Der Zweite befasst sich unter anderem mit der Nichteinhaltung der Regelungen zum Datenzugriff der Prüfungsdienste und der Möglichkeit durch den Prüfer nun ein sogenanntes Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festzusetzen. Entsprechend muss ein Unternehmen über eine IT-Infrastruktur mit Archivierungs- und Managementsystemen verfügen, die eine Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus GDPdU und GoBS (...) gewährleistet. Nur so ist es möglich, dass alle steuerrechtlich relevanten Daten, Dokumente und damit auch E-Mails im Originalformat für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar vorgehalten werden. (Comidd: PRW Consulting: ra)

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