Sie sind hier: Home » Fachartikel » Recht

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Pflicht zur digitalen Archivierung von Daten nach GDPdU-Richtlinien noch größtenteils vernachlässigt - Es drohen weitreichende Sanktionen durch Fiskus
Kleine und mittelständische Unternehmen kommen gesetzlicher Forderung, ihre steuerrelevanten Unterlagen für Betriebsprüfungen elektronisch verfügbar zu halten, nur unzureichend nach

(25.10.07) - Auf die gesetzlich festgelegten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich das Finanzamt während einer Betriebsprüfung (Stichwort: Digitale Betriebsprüfung). Laut § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung muss jeder Gewerbetreibende bereits seit Januar 2002, ohne Einschränkung hinsichtlich Größe und Art des Unternehmens, steuerbezogene Informationen bis zu zehn Jahre in digital auswertbarer und strukturierter Form aufbewahren. Zeitraubendes Sichten unzähliger Mikrofilme und Aktenordner durch Finanzbeamte und Wirtschaftsprüfer sollte durch diese Vorschrift ebenso vermieden werden wie Dokumentationslücken.

Heute, fünf Jahre nach Inkrafttreten der Verordnung, sind laut Schätzung der AvenDATA GmbH dennoch nur drei bis fünf Prozent der mittelständischen und kleineren Firmen mit einer adäquaten Archivierungssoftware ausgestattet. Dagegen legen siebzig bis achtzig Prozent der Großunternehmen und Konzerne ihre Daten bereits im erforderlichen Format vor. Gründe für die noch sehr niedrige Beteiligungsquote ist Unkenntnis der gesetzlichen Bestimmungen, unter anderem bedingt durch das Untergehen des Themas während der gleichzeitigen Euro-Umstellung und die ehemals sehr hohen Kosten für erforderliche Archivierungs-Soft- und Hardware.

Selbst bei Steuer- und Vermögensberatern und sogar in den Finanzämtern sind auf Anfragen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen nur schwerlich Informationen erhältlich, was unzureichende Sachkenntnis aller betroffenen Parteien signalisiert. Unwissenheit schützt allerdings nicht vor Strafe, Unternehmen, die der gesetzlichen Pflicht nicht nachkommen, erwarten weitreichende Sanktionen.

Laut Oliver Heyder-Rentsch, Sprecher des Ministeriums für Steuerpolitik müssen Firmen mit straf- und bußgeldrechtlichen Ahndungen sowie Versagung der gesetzlichen Steuervergünstigung und Schätzungen rechnen, wenn GDPdU-Richtlinien nicht erfüllt werden. Um derartigen Strafen vorzubeugen wenden sich Firmen immer häufiger an Technik- und EDV-Anbieter wie die Tecowin GmbH in Wanzleben.

Max Kühne, Managing Director des Unternehmens erklärt dazu: "Mittlerweile sind zahlreiche zufriedenstellende Lösungen wie etwa die frei auf dem Markt verfügbare und von Wirtschaftsprüfern verwendete Prüfsoftware IDEA vorhanden. Oder Anwendungen wie DBase und DATEV und die Datenmanagement- und Analyse-Plattform von Microsoft SQL-Server, die selbst für Unternehmen mit schlankerem Budget bezahlbar sind."

Dabei können steuerrelevante Unterlagen im Rahmen einer Datensicherung ausgelagert, durch die Anwendungssoftware selbst für eine externe Speicherung aufbereitet und verwaltet oder in ein externes, unabhängiges Archivsystem weitergeleitet werden. Professionelle Daten-Archivierung sollte sich durch Faktoren wie qualitativ und quantitativ vergleichbare Auswertungsoptionen, die technischen Möglichkeiten und den hierfür notwendigen Investitionsrahmen des betroffenen Betriebes immer unternehmensspezifisch orientieren. "Eine interessante Alternative zu einer eigenen Serverlösung ist für kleine und mittelständische Unternehmen auch Hosted Exchange. Hierbei übernimmt ein externer Software-Dienstleister wie BlackBerry Verarbeitung und Verwaltung von unter anderem Nachrichten, Kontakten und Terminen. Vorteil dabei ist der client- und ortsunabhängige Zugriff innerhalb einer Arbeitsgruppe auf gespeicherte Daten wie Dokumente, Aufgabenlisten, Notizen und E-Mails", so Max Kühne.

Drei Arten des Zugriffs hat das Finanzamt bei Prüfungen zur Wahl. Zum einen den unmittelbaren Datenabruf, bei dem Finanzbeamte selbstständig vor Ort auf dem Datenverarbeitungssystem des zu prüfenden Unternehmens arbeiten. Zum anderen den mittelbaren Datenzugriff, bei dem Steuerpflichtige ihre Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde selbst maschinell auswerten oder von Dritten auswerten lassen, während der Prüfer nur beobachtet.

Bei der Datenträgerüberlassung letztendlich muss die überprüfende Firma einen maschinell auswertbaren Datenträger, wie etwa eine CD-Rom, zur Verwertung überlassen. Gewünschte Datenformate sind dabei unter anderem ASCII, EBCDIC, Excel und Access. Falls erforderlich, steht es dem Finanzbeamten frei, auch mehrere Möglichkeiten nebeneinander in Anspruch zu nehmen. Kosten hierfür trägt ausnahmslos der Steuerpflichtige, der wenigstens keinen Datenmissbrauch befürchten muss, denn alle überlassenen Dateien werden spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide vollständig gelöscht.

Gegenüber Tecowin geben zahlreiche betroffene Unternehmen Probleme wie die Fragen nach der Steuerrelevanz von Daten an. Des Weiteren traten bei Geschäftskunden des Unternehmens Unsicherheiten über den Umfang der Mitwirkungspflicht, die Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme und allgemeine Zweifel am Datenaustausch, zum Beispiel durch die Virenproblematik, zur Erfüllung der gesetzlichen Richtlinien auf.

Saskia Bonenberger, Wirtschaftsprüferin bei Rödl & Partner, einer der führenden Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien aus Deutschland, berichtet dazu über folgende Erfahrungswerte: "Mittelständler, die sich noch nicht zu einem EDV-Projekt nach GDPdU-Norm durchringen konnten, stellen bei Prüfungen mehr als die notwendigen Daten zur Verfügung. Dadurch kommt es häufig zu Mehrergebnissen, aus denen sich vermeidbare Steuerbelastungen für das Unternehmen ergeben."

Abgesehen vom erheblichen Effizienzvorteil, der sich in geringeren Kosten für betriebliche Abläufe widerspiegelt, bringt eine klare Datenstrukturierung und Ablage also einen wirkungsvollen Schutzmechanismus bei Firmenkontrollen. Wer unsicher in der Frage der steuerrelevanten Daten ist, sollte die bei Betriebsprüfung zu übergebenden digitalen Unterlagen zumindest von einem Berater abwägen lassen um den Ablauf einer betrieblichen Steuerüberprüfung zu simulieren.

Wie Max Kühne formuliert: "Betriebe sollten sich vor dem Fiskus-Besuch auf die GDPdU vorbereiten. So beschleunigte Steuerprüfungen liegen wohl im Interesse aller Beteiligten." (Tecowin: ra)

Meldungen: Recht

Cyberkrieg: Wenn der Verhandlungspartner fehlt
Produzenten und Versorger in den Bereichen Energie, Wasser, Finanzwesen und Gesundheit sowie Industrieunternehmen geraten zunehmend ins Visier von Angreifern. Die Folge: millionenschwere Produktionsausfälle und Versorgungsengpässe, bis hin zur Gefährdung von Menschenleben. Jüngste Beispiele sind etwa Attacken auf die größte Pipeline der USA, die irische Gesundheitsbehörde oder ein Vorfall in einem kroatischen Umspannwerk, der Europa an den Rand eines Strom-Blackouts führte.
Nutzung von "Compliance-Storage"
Auf dem Weg zur Digitalisierung von Akten müssen Unternehmen gesetzliche Vorgaben, Branchenanforderungen sowie Vorschriften für spezielle Akten oder Steuerunterlagen berücksichtigen. Das macht ihnen die Wahl einer geeigneten IT-Lösung nicht unbedingt leichter. Eine Orientierungshilfe bieten hier Zertifizierungen die den Nachweis für die Konformität der Archivierungsmaßnahmen mit gesetzlichen Vorschriften wie der GoBD oder der Schweizer GeBüV erbringen. In Zusammenarbeit mit Daniel Spichty, Partner beim Schweizer Kompetenzzentrum Records Management, gibt DMS-Spezialist Kendox einen Überblick über den Status Quo, die Anforderungen sowie Herausforderungen und fasst zusammen, worauf Unternehmen zukünftig bei der digitalen Archivierung achten müssen und warum die GeBüV als Benchmark für Compliance-Anforderungen gilt.
Umsetzung in nationales Recht: FATCA wird konkret
Die iBS - Innovative Banking Solutions AG kommentiert das zwischen den USA und den fünf größten EU-Staaten getroffene zwischenstaatliche Musterabkommen zur Verbesserung der Steuerehrlichkeit und Umsetzung des Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Vor dem Hintergrund der US-amerikanischen Bestrebungen, FATCA international durchzusetzen, haben sich die USA und die fünf großen europäischen Volkswirtschaften Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien und Spanien auf ein Musterabkommen zur bilateralen Bekämpfung von Steuerhinterziehung verständigt. Die Zusammenarbeit hatten die Staaten im Februar 2012 angekündigt.
Compliance im Außenhandel
Im Außenhandel spielen heute über die reine Einfuhr- und Ausfuhranmeldung hinaus zahlreiche steuerliche und rechtliche Aspekte eine Rolle. Sanktionsverordnungen und Präferenzkalkulation sind hierfür nur zwei Beispiele. Hinzu kommt, dass Einfuhren, Ausfuhren und alle weiteren zollrechtlich relevanten Vorgänge zukünftig ausschließlich elektronisch über das ATLAS-Verfahren abgewickelt werden sollen. Zoll und Außenhandel sind heute derart komplex, dass Unternehmen sie - ähnlich wie Steuerangelegenheiten - nur noch mit Hilfe erfahrener Experten und einer leistungsstarken Software effizient und konform mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen abwickeln können.
Herausgehobene Bedeutung einer Criminal Compliance
Der III. Zivilsenat des BGH hatte unlängst über die Frage zu entscheiden, ob bzw. nach welchen Maßgaben eine Kapitalanlage-Vertriebsorganisation für strafbare Handlungen eines von ihr eingesetzten Handelsvertreters dem geschädigten Anleger gegenüber haftbar gemacht werden kann (BGH, Urteil v. 15.03.2012 - III ZR 148/11).

Sicherheitsüberprüfungen und Computerstrafrecht Umsetzung der Europäischen Rechnungsrichtlinie