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Revisionssichere E-Mail-Archivierung

E-Mail-Compliance: E-Mail-Archivierung wird zu einem Muss in der öffentlichen Verwaltung
eGovernment und EU-Dienstleistungsrichtlinie erfordern ein rasches Umdenken beim Umgang mit der elektronischen Post

(07.11.07) - In der öffentlichen Verwaltung setzt sich die elektronische Kommunikation mit E-Mail immer stärker durch. Vor allem die rasante Entwicklung im Bereich des eGovernments und nicht zuletzt auch die im Dezember 2006 verabschiedete und in Kraft getretene EU-Dienstleistungsrichtlinie RL 2006/123/EG, mit der Verwaltungsverfahren zwischen Unternehmen und Behörden mittels elektronischer Dokumente und Bescheide durchgeführt werden sollen, verlangen von der öffentlichen Hand ein rasches Umdenken im Umgang mit der elektronischen Post.

Insbesondere gilt dies vor dem Hintergrund, dass im Hinblick auf behördliche Aufbewahrungspflichten generell nicht zwischen Dokumenten auf Papier oder in elektronischer Form zu unterscheiden ist.

für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten sind dabei in erster Linie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung. Diese erfordern von den Behörden die Gewährleistung der Unveränderbarkeit von gespeicherten Dokumenten. Einzelne Dokumente müssen dabei zweifelsfrei identifizierbar und jederzeit in annehmbarer Zeit auffindbar sein.

In öffentlichen Verwaltungen ist die Archivierung von elektronischen Daten häufig auch heute noch ein ungelöstes Problem. Dieses Defizit kann jedoch erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen - denn werden E-Mails in Behörden von den Angestellten verändert oder gar gelöscht, machen sich diese nach §133 StGB strafbar. Die bestehenden E-Mail-Systeme alleine sind jedoch nicht dazu geeignet, E-Mails revisionssicher aufzubewahren.

Einerseits können Anwender E-Mails nachträglich verändern oder gar löschen, andererseits lässt es sich selbst durch regelmäßige Datensicherungen nicht ausschließen, dass z. B. bei einem Hard- oder Softwarefehler E-Mails verloren gehen können. Das Thema E-Mail-Archivierung wird daher zunehmend auch für die öffentliche Hand zu einem Muss. Dies ist jedoch nur möglich, wenn E-Mails innerhalb der Behörde durch geeignete Technologien, revisionssicher archiviert werden. (IT-Security Group: ra)

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