- Anzeigen -

Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Die fünf Mehrwerte der E-Mail-Archivierung


Warum Unternehmen mit einer professionellen E-Mail-Archivierung viel mehr erreichen können, als nur rechtliche Anforderungen zu erfüllen
Sowohl die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter als auch Mails von allgemeinen, personenübergreifenden Adressen sind in Szenarien ohne moderne Archivierung oft problematisch

- Anzeigen -





Dass E-Mail-Archivierung für Unternehmen rechtlich erforderlich ist, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Die entsprechenden Anforderungen ergeben sich aus Regelwerken und Richtlinien wie GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Und die meisten Anbieter von Archivierungslösungen werden nicht müde, auf die negativen Konsequenzen und Strafen bei Verstößen hinzuweisen.

Häufig übersehen wird dabei jedoch, dass eine dedizierte E-Mail-Archivierung weit mehr kann, als nur gesetzliche Anforderungen abzudecken. Die Experten von Reddoxx haben die fünf wichtigsten Mehrwerte der E-Mail-Archivierung zusammengestellt.

1) Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche E-Mails
Ob im Büro, vom Homeoffice aus – in der derzeitigen "Corona-Krise" wohl aktueller denn je – oder unterwegs per Smartphone: Wer seine E-Mails zentral archiviert, kann problemlos von überall darauf zugreifen. Ort und genutztes Endgerät spielen keine Rolle mehr. Und neben einer Outlook-Integration können auch der Browser oder eine App den Zugang zum Archiv öffnen. Das schafft eine entscheidende Grundlage für wirklich flexibles, nahtloses Arbeiten. Denn Mitarbeiter haben eben zum Beispiel auch vom Homeoffice aus Zugriff auf die wichtigen Unterlagen, die letztes Jahr als E-Mail-Anhang verschickt wurden.

2) Deutlich schneller suchen & finden
Wer schon einmal in einem riesigen Posteingang oder auf dem Mailserver verzweifelt nach einer mehrere Monate oder gar Jahre alten E-Mail gesucht hat, kennt das Problem meist nur zu gut: Die Auswahl bestimmter Stichwörter oder Filter für die Suche ist relativ mühsam und gerade bei großen Datenbeständen gestaltet sich auch der eigentliche Suchvorgang langwierig. Wartezeiten sind vorprogrammiert. Eine moderne E-Mail-Archivierung hingegen stellt in der Regel eine hochperformante Volltext-Suchmaske zur Verfügung. Die Suche nach einer bestimmten E-Mail wird dadurch ebenso einfach wie eine Internet-Recherche – und auch die Ergebnisse liegen dank professioneller Indizierungsverfahren plötzlich viel schneller vor.

3) Effizienter und übersichtlicher arbeiten
Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, E-Mails aus ihrem lokalen Posteingang zu löschen – und kämpfen dadurch mit großen, unübersichtlichen E-Mail-Bergen. Darunter oft zahlreiche Newsletter und eher unwichtige E-Mails, die zwar aufbewahrt werden sollen, auf die jedoch nur selten tatsächlich zugegriffen werden muss. Ist eine professionelle E-Mail-Archivierung im Einsatz, lässt sich im Posteingang ein radikaler "Frühjahrsputz" durchführen. Denn ältere und weniger relevante E-Mails können problemlos direkt gelöscht werden – im Archiv stehen sie für alle Fälle ja auch weiterhin zur Verfügung.

4) Sicherer Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter
Sowohl die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter als auch Mails von allgemeinen, personenübergreifenden Adressen sind in Szenarien ohne moderne Archivierung oft problematisch. Denn einerseits darf kein Datenverlust eintreten, andererseits muss ein rechtlich sauberer Zugriff auf die Informationen möglich sein. Beides lässt sich über ein zentrales E-Mail-Archiv problemlos abdecken – die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter etwa bleiben erhalten und können von berechtigten Benutzern im Archiv eingesehen werden.

5) Entlastung für den Mailserver
Dieser Aspekt erfreut vor allem Administratoren und IT-Verantwortliche: Eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails schafft die Voraussetzung für eine massive Entlastung des Mailservers. Denn dieser muss nicht mehr als "Pseudo-Archiv" für ältere E-Mails "missbraucht" werden – die Mails können problemlos bereits nach kurzer Zeit automatisch vom Mailserver gelöscht werden und bleiben über das Archiv im Zugriff. Auch der Einsatz von PST-Files kann in diesem Zuge entfallen. Da trotz höherer Performance weniger Ressourcen benötigt werden, ergibt sich hier oft auch Einsparpotenzial bei Investitionen in die Mailserver-Infrastruktur. (Reddoxx: ra)

eingetragen: 16.04.20
Newsletterlauf: 16.07.20

Reddoxx: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Expertise für den Schutz digitaler Identitäten

    Die Welt tickt zunehmend digital: Erkennen lässt sich das zum einen am rasanten technologischen Fortschritt und an der Reaktion vieler Unternehmen auf die Corona-Pandemie, in der eine Vielzahl von Arbeits- und Kommunikationsprozessen digitalisiert wurden und zum anderen an dem stark wachsenden Online-Handel. Bereits 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft, die Internetnutzern Hoheit über ihre eigenen Daten und deren Schutz zusichern soll. Ein vergleichbares Ziel verfolgt die Schweiz mit der 2020 abgeschlossenen Revision des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Vor diesem Hintergrund kommt auch der Diskussion um die Einführung einer eindeutigen digitalen Identität - auch elektronische Identität oder e-ID genannt - eine immer größere Bedeutung zu.

  • Tipps zur Umsetzung der DSGVO-Vorgaben

    Es ist höchste Zeit, dass international tätige Unternehmen ihren Status quo in Sachen Datenschutz überprüfen und im Rahmen der Digitalisierung ihrer Kommunikationsprozesse auch die Umsetzung der DSGVO sicherstellen. Der Cloud-Anbieter Retarus unterstützt Unternehmen seit Jahrzehnten darin, Ihre Kommunikationsdaten rechtskonform zu verarbeiten und zeigt, welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind. Laut einer aktuellen Studie der internationalen Anwaltskanzlei DLA Piper ist die Summe der verhängten Bußgelder für Verstöße gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im letzten Jahr europaweit um 40 Prozent gestiegen. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurden in der EU rund 281.000 Verstöße zur Anzeige gebracht. Die Strafen bei Verstößen betragen bis zu 20 Millionen Euro bzw. vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Allein in Deutschland wurden bisher Bußgelder in Höhe von 69,1 Millionen Euro verhängt. Dennoch setzen laut Branchenverband Bitkom erst 20 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland die DSGVO vollständig um. Grund dafür ist unter anderem eine anhaltende Rechtsunsicherheit. Nicht zuletzt trägt auch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum "Privacy Shield" zur Verwirrung bei.

  • Digitales Medikationsmanagement einführen

    Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), das vor kurzem in Kraft getreten ist, soll die Digitalisierung der deutschen Krankenhäuser vorangetrieben werden. Warum das dringend notwendig ist, welche Chancen sich durch die Förderung bieten und wie Krankenhäuser ihre digitalen Initiativen am besten angehen, erklärt NTT Ltd., ein weltweit führender Technologie-Dienstleister. Viele deutsche Krankenhäuser und Kliniken haben großen Digitalisierungsbedarf. Allzu oft werden Patientendaten noch auf Papier erfasst und Prozesse nicht sauber dokumentiert. Und dass es um die Absicherung der IT-Systeme nicht zum Besten bestellt ist, machen die regelmäßigen Berichte über gelungene Angriffe und ihre teils dramatischen Folgen deutlich. Bereits im Herbst 2020 lag die Zahl der erfolgreichen Attacken auf kritische Infrastrukturen im Gesundheitsbereich laut der Bundesregierung bei 43, nachdem es im gesamten Vorjahr nur 16 waren.

  • Neue Energie-Label auf Elektrogeräten

    2021 gibt es auch in der Digitalwelt neue Vorschriften und Rechte für Verbraucher. Der Digitalverband Bitkom hat die wichtigsten Neuerungen für 2021 zusammengetragen. Am 1. Januar 2021 startete die Einführungsphase der elektronischen Patientenakte (ePA). Alle gesetzlichen Krankenversicherungen müssen ihren Patienten dann auf Wunsch eine solche digitale Akte zur Verfügung stellen, die Nutzung ist aber freiwillig. Versicherte behalten zudem die Hoheit darüber, welche Informationen in der ePA gespeichert werden. Sie soll zukünftig einen schnellen Zugriff auf medizinischen Daten, Diagnosen oder auch den Impfpass ermöglichen. Im weiteren Jahresverlauf soll die elektronische Patientenakte auch in Arztpraxen verfügbar gemacht werden.

  • Einführung der E-Rechnung

    Die Frist läuft: Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an Bundesbehörden als sogenannte E-Rechnung einreichen. Wie eine repräsentative Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland ergeben hat, hat ein Großteil der Wirtschaft die Bedeutung der E-Rechnung bereits erkannt: So messen ihr 81 Prozent der Unternehmen eine große oder sehr große Relevanz bei. "Es stimmt optimistisch, dass sich die Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Gleichwohl beobachten wir, dass längst noch nicht alle Rechnungen nach dem vorgegebenen strukturierten Format stellen oder empfangen", sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. So übermitteln aktuell 30 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen. "Automatisierte Rechnungsprozesse vermeiden Fehler und sorgen für mehr Wirtschaftlichkeit", betont Britze. "Alle Unternehmen sollten sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen."