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Verantwortungsvoller Umgang mit Unternehmensdaten


Corporate Information Responsibility bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Daten verstehen, wertschätzen und schützen müssen
Experten für Informationsmanagement entwickeln Aktionsplan, der Firmen bei der Bewertung und dem Schutz von Daten unterstützen soll

(06.12.12) - Jüngste Untersuchungen [1] zeigen, dass mittelständische Unternehmen in Europa mit dem Thema Informationsrisiko-Management äußerst gleichgültig umgehen. Das könnte gravierende Folgen haben. Vor diesem Hintergrund appelliert Iron Mountain Europe an Unternehmen, sich mit dem verantwortungsvollen Umgang der eigenen Daten zu beschäftigen, auch Corporate Information Responsibility (CIR) genannt.

"Corporate Information Responsibility bedeutet, dass Unternehmen ihre Daten – egal ob in Papier- oder digitaler Form – verstehen, wertschätzen und schützen müssen", sagt Patrick Keddy, Senior Vice President for Western Europe bei Iron Mountain. "Die Vorteile liegen auf der Hand: verbesserte Produktivität und erhöhte Kundenzufriedenheit. Unternehmen, die sich nicht mit dem Thema befassen, könnten Marktanteile oder Zeit in der Produktentwicklung verlieren. Zudem riskieren sie, Datenschutzvorgaben zu verletzen."

Um Unternehmen beim Thema Corporate Information Responsibility zu unterstützen, haben sich Iron Mountain und andere führende Experten für Informationsmanagement zusammengetan: PwC, die IE Business School, die IT-Consulting-Firma IPL, die Nachhaltigkeits- und Corporate-Responsibility-Experten von akzente und die Information and Records Management Society (IRMS). Diese Firmen haben Iron Mountain dabei geholfen, einen einfachen Aktionsplan in punkto CIR für Unternehmen zu entwickeln.

Aktionsplan für Corporate Information Responsibility
1. Machen Sie Daten zur Chefsache:
Stellen Sie sicher, dass das führende Management sich vollständig im Klaren darüber ist, welchen Einfluss Datenschutzverletzungen haben. Oft installieren Unternehmen Schutzmaßnahmen erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist.
Aktion: Stellen Sie sicher, dass das Thema Informationsrisiko bei Vorstandssitzungen regelmäßig auf der Agenda steht.

2. Beginnen Sie bei Ihren Mitarbeitern: Kümmern Sie sich um Ihre Belegschaft. Erkennen Sie, wie Angestellte mit Unternehmensinformationen umgehen und helfen Sie ihnen zu lernen, diese zu schützen. Treiben Sie eine Kultur des verantwortungsvollen Umgangs mit Daten voran und bestärken Sie Ihre Angestellten darin, Daten wertzuschätzen und sie sicher aufzubewahren.
Aktion: Bitten Sie Ihre Angestellten, eine Liste goldener Datenschutzregeln aufzustellen. Stellen Sie einen vertraulichen Kanal bereit, auf dem die Mitarbeiter Sorgen ausdrücken und Probleme benennen können.

3. Ressourcen sind begrenzt. Bleiben Sie realistisch und konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste: Um Risiken zu minimieren, ist es nicht unbedingt erforderlich, große Summen in IT-Lösungen zu investieren. Am rentabelsten sind Trainings und bessere interne Kommunikation. Schon ein kleiner Schritt in die richtige Richtung ist besser als überhaupt keiner.
Aktion: Machen Sie einfache erste Schritte. Sichern Sie Ihre Papierdokumente in einem abgesperrten Raum oder denken Sie darüber nach, einen externen Dienstleister damit zu beauftragen. Lagern Sie Ihre Backup-Tapes nicht auf dem Firmengelände und verschlüsseln Sie digitale Daten, wenn notwendig.

4. Verstehen Sie, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie sich Daten in Ihrer Firma bewegen: Sehen Sie sich an, wie Daten in Ihrem Unternehmen entstehen, wie sie empfangen, weitergegeben, gelagert und letztlich vernichtet werden. Wer ist zu welchem Zeitpunkt verantwortlich für die Daten? Wie werden sie geschützt?
Aktion: Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Team zusammen, das den Weg der Daten – von ihrer Entstehung bis zur sicheren Vernichtung – ermittelt und die größten Risiken und Schwachstellen feststellt. Das Team sollte an den Vorstand berichten.

5. Erkennen Sie, welche Unternehmensinformationen die größte Fürsorge benötigen und wie Sie sie schützen wollen: Nicht jede Information ist gleich viel wert. Identifizieren Sie die Daten, die Ihr Unternehmen schädigen könnten, wenn sie verlorengehen oder an die Außenwelt gelangen.
Aktion: Denken Sie an die möglichen Auswirkungen eines Datenverlusts. So können Sie sehen, wo Ihre Risiken liegen und welchen Einfluss eine Datenschutzverletzung haben könnte.

6. Entwickeln Sie einen ganzheitlichen Ansatz für permanentes Risikomanagement: Machen Sie klare Vorgaben bezüglich Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Richten Sie zudem eine zentrale Kontrollinstanz ein, um wechselseitige und bereichsübergreifende Schwachpunkte zu finden.
Aktion: Bestimmen Sie jemanden, der die Gesamtverantwortung für Ihre Daten übernimmt.

7. Entwickeln Sie Strategien und Abläufe, und überprüfen Sie regelmäßig deren Tauglichkeit: Das Erstellen von Strategien beziehungsweise Richtlinien alleine reicht nicht aus. Sie müssen erst verstanden und richtig umgesetzt werden.
Aktion: Führen Sie ein Belohnungs- und Anerkennungssystem für Angestellte ein. Denken Sie auch über eine Abweichungsanalyse (auch: Gap-Analyse) nach, die manche Dienstleister kostenfrei durchführen. Beziehen Sie sich dabei auf Industriestandards wie PCI-DSS und ISO27001.

8. Lassen Sie sich helfen: Informationsmanagement ist keine einfache Sache. Und es wird immer schwieriger, je mehr Menge und Umlaufgeschwindigkeit strukturierter und unstrukturierter Unternehmensinformationen zunehmen. Es gibt Möglichkeiten, sich Unterstützung zu holen.
Aktion: Wenn Sie das Know-how für Informationsrisiko-Management nicht in Ihrem Unternehmen haben, denken Sie darüber nach, einen professionellen Dienstleister zu engagieren und zu sehen, wie dieser Ihre Probleme bewältigt.
(Iron Mountain: ra)

Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.


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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Daten müssen archiviert werden

    Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) regelt seit 2018 die Speicherung von personenbezogenen Daten. Einige Unternehmen haben die Richtlinien schon umgesetzt. Andere, vorwiegend kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), haben Probleme, gleichzeitig den gesetzlichen Vorschriften zur Datenspeicherung als auch der EU-DSGVO gerecht zu werden. Viele dieser kleinen Unternehmen archivieren ihre Daten in Cold Storage-Systemen, die lange Zugriffszeiten erfordern, wirtschaftlich aber die beste Wahl sind, da sie große Datenmengen beheimaten können. Diese Systeme helfen besonders KMU dabei, die geforderten Daten für Überprüfungen und Audits vorhalten zu können. Gleichzeitig hadern Unternehmen des Öfteren, wenn es darum geht, die Daten im Rahmen einer Forderung auf Basis der EU-DSGVO zu löschen. Angemerkt werden sollte, dass die jeweiligen Anforderungen und die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit nicht nur von der Natur der Daten abhängen, sondern von dem jeweiligen Industriesektor - sei es nun das Gesundheitswesen, Behörden oder das Finanzwesen. Handelt es sich bei den Daten allerdings um solche Inhalte, die auf Anfrage gelöscht werden müssen, wie personenbezogene Daten, wird die Sache in Bezug auf die Datensicherung kompliziert.

  • Welche Produkte benötigen eine UKCA-Kennzeichnung?

    Es bleiben nur noch ein paar Monate, bis die Übergangsfrist für die UKCA-Kennzeichnung endet. BSI, das Unternehmen für Geschäftsverbesserung und Standards, möchte alle betroffenen Hersteller daran erinnern, die relevante regulierte Produkte in Großbritannien (England, Wales und Schottland) auf den Markt bringen wollen. Die UKCA-Kennzeichnung wird ab dem 1. Januar 2022 die herkömmliche CE-Kennzeichnung ersetzen. Betroffene Produkte, für die bisher die CE-Kennzeichnung durch eine Benannte Stelle benötigt wurde, müssen dann von einer in Großbritannien zugelassenen Stelle (UK Approved Body) mit der UKCA-Kennzeichnung versehen werden. Die CE-Kennzeichnung wird für die meisten Produkte ab dem 1. Januar 2022 nicht mehr anerkannt werden. Für Schiffsausrüstungen, medizinische Geräte und IVDs wurde eine verlängerte Übergangsfrist gewährt. Shahm Barhom, Group Product Certification Director bei BSI Group (British Standard Institution, sagte: "Seit unserem Austritt aus der Europäischen Union am 31. Januar 2020 befinden wir uns in einer Übergangszeit, in der sowohl die UKCA- als auch die CE-Kennzeichnung akzeptiert werden, aber ab dem 1. Januar 2022 wird dies nicht mehr der Fall sein. Die meisten Produkte, die in Großbritannien auf den Markt gebracht werden, benötigen ab dem kommenden Jahr die UKCA-Kennzeichnung und die damit verbundenen Prüfungen und Zertifizierungen müssen von einer in Großbritannien zugelassenen Stelle durchgeführt werden.

  • EU-GwG Geldwäsche und Terrorismusfinanzierug

    Seit dem Jahr 1991, als das EU-GwG Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erstmals definierte und zum Straftatbestand erklärte, befindet es sich in einem stetigen Wandel. In der aktuellsten Ausführung - mittlerweile der fünften - reagieren die Änderungsrichtlinien besonders auf das Bekanntwerden der sogenannten Panama-Papers sowie auf die terroristischen Anschläge in Paris und Brüssel. Außerdem ergab eine Studie der Universität Halle von 2016, dass in Deutschland jährlich immer noch 100 Milliarden Euro gewaschen werden. (Dunkelstudie über den Umfang der Geldwäsche in Deutschland und über die Geldwäscherisiken in einzelnen Wirtschaftssektoren, Prof. Dr. jur. Kai-D. Bussmann, 2016). Letzte Überarbeitungen erweiterten daher vor allem den Kreis der Verpflichteten, sehen aber auch eine weitere Steigerung der Transparenz vor. Auch die Sorgfaltspflicht, primär beim Einsatz virtueller Währungen oder bei Geschäftsbeziehungen mit Hochrisikodrittländern, verschärft sich deutlich. Die Umsetzung dieser Erweiterungen bedeutet für verpflichtete Unternehmen einen hohen bürokratischen Aufwand, der einige Kapazitäten binden kann. Als umso wichtiger erweisen sich daher eine klare Präventionsstratiegie und innovative Softwareunterstützung.

  • Gesetz zum Whistleblower-Schutz

    Zum Ende des Jahres 2021 wird das deutsche Gesetz zum Whistleblower-Schutz in Kraft treten: Unternehmen mit mehr als 50 Angestellten bzw. einem Jahresumsatz von 10 Mio. Euro müssen verpflichtend Hinweisgebersysteme einführen. Was Arbeitnehmer sowie Unternehmen bei einer Whistleblowing-Plattform beachten sollten, weiß Whistleblowing-Experte Kai Leisering von Business Keeper. EU-Whistleblowing-Richtlinie: Noch sind Whistleblower in Europa und Deutschland nicht ausreichend geschützt: Häufig haben sie für die Meldung eines Missstandes mitunter schwerwiegende Konsequenzen zu befürchten. Das Bundesjustizministerium hat deswegen bis Ende des Jahres Zeit, das deutsche Gesetz zum Whistleblower-Schutz umzusetzen. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten bzw. einem Jahresumsatz von 10 Millionen Euro, ab 2023 dann auch Unternehmen mit über 50 Angestellten, staatliche Institutionen und Gemeinden ab einer bestimmten Größe zur Einführung einer Whistleblowing-Plattform.

  • Vermächtnis und Familienbande

    Leere Chefsessel in mittelständischen Betrieben? Vor allem in Familienunternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sehen sich viele Senior-Entrepreneure bei ihrer Suche nach einem Nachfolger mit enormen Schwierigkeiten konfrontiert. Ein Mangel an geeigneten Kandidaten ist dabei nur einer der Stolpersteine auf dem Weg zum Generationswechsel im Betrieb. "Oft warten Inhaber zu lange damit, ihre Rückzugspläne zu konkretisieren. Bei anderen mangelt es an individuell zugeschnittenen Regelungen", weiß Felix Korten, Rechtsanwalt und Vorstand der Korten Rechtsanwälte AG. Damit sich die Stabsübergabe von der ersten auf die zweite oder sogar dritte Generation nicht zum Spießrutenlauf entwickelt, muss der Machtwechsel gründlich vorbereitet und professionell begleitet werden.