Verantwortungsvoller Umgang mit Unternehmensdaten
Corporate Information Responsibility bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Daten verstehen, wertschätzen und schützen müssen
Experten für Informationsmanagement entwickeln Aktionsplan, der Firmen bei der Bewertung und dem Schutz von Daten unterstützen soll
(06.12.12) - Jüngste Untersuchungen [1] zeigen, dass mittelständische Unternehmen in Europa mit dem Thema Informationsrisiko-Management äußerst gleichgültig umgehen. Das könnte gravierende Folgen haben. Vor diesem Hintergrund appelliert Iron Mountain Europe an Unternehmen, sich mit dem verantwortungsvollen Umgang der eigenen Daten zu beschäftigen, auch Corporate Information Responsibility (CIR) genannt.
"Corporate Information Responsibility bedeutet, dass Unternehmen ihre Daten – egal ob in Papier- oder digitaler Form – verstehen, wertschätzen und schützen müssen", sagt Patrick Keddy, Senior Vice President for Western Europe bei Iron Mountain. "Die Vorteile liegen auf der Hand: verbesserte Produktivität und erhöhte Kundenzufriedenheit. Unternehmen, die sich nicht mit dem Thema befassen, könnten Marktanteile oder Zeit in der Produktentwicklung verlieren. Zudem riskieren sie, Datenschutzvorgaben zu verletzen."
Um Unternehmen beim Thema Corporate Information Responsibility zu unterstützen, haben sich Iron Mountain und andere führende Experten für Informationsmanagement zusammengetan: PwC, die IE Business School, die IT-Consulting-Firma IPL, die Nachhaltigkeits- und Corporate-Responsibility-Experten von akzente und die Information and Records Management Society (IRMS). Diese Firmen haben Iron Mountain dabei geholfen, einen einfachen Aktionsplan in punkto CIR für Unternehmen zu entwickeln.
Aktionsplan für Corporate Information Responsibility
1. Machen Sie Daten zur Chefsache: Stellen Sie sicher, dass das führende Management sich vollständig im Klaren darüber ist, welchen Einfluss Datenschutzverletzungen haben. Oft installieren Unternehmen Schutzmaßnahmen erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist.
• Aktion: Stellen Sie sicher, dass das Thema Informationsrisiko bei Vorstandssitzungen regelmäßig auf der Agenda steht.
2. Beginnen Sie bei Ihren Mitarbeitern: Kümmern Sie sich um Ihre Belegschaft. Erkennen Sie, wie Angestellte mit Unternehmensinformationen umgehen und helfen Sie ihnen zu lernen, diese zu schützen. Treiben Sie eine Kultur des verantwortungsvollen Umgangs mit Daten voran und bestärken Sie Ihre Angestellten darin, Daten wertzuschätzen und sie sicher aufzubewahren.
• Aktion: Bitten Sie Ihre Angestellten, eine Liste goldener Datenschutzregeln aufzustellen. Stellen Sie einen vertraulichen Kanal bereit, auf dem die Mitarbeiter Sorgen ausdrücken und Probleme benennen können.
3. Ressourcen sind begrenzt. Bleiben Sie realistisch und konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste: Um Risiken zu minimieren, ist es nicht unbedingt erforderlich, große Summen in IT-Lösungen zu investieren. Am rentabelsten sind Trainings und bessere interne Kommunikation. Schon ein kleiner Schritt in die richtige Richtung ist besser als überhaupt keiner.
• Aktion: Machen Sie einfache erste Schritte. Sichern Sie Ihre Papierdokumente in einem abgesperrten Raum oder denken Sie darüber nach, einen externen Dienstleister damit zu beauftragen. Lagern Sie Ihre Backup-Tapes nicht auf dem Firmengelände und verschlüsseln Sie digitale Daten, wenn notwendig.
4. Verstehen Sie, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie sich Daten in Ihrer Firma bewegen: Sehen Sie sich an, wie Daten in Ihrem Unternehmen entstehen, wie sie empfangen, weitergegeben, gelagert und letztlich vernichtet werden. Wer ist zu welchem Zeitpunkt verantwortlich für die Daten? Wie werden sie geschützt?
• Aktion: Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Team zusammen, das den Weg der Daten – von ihrer Entstehung bis zur sicheren Vernichtung – ermittelt und die größten Risiken und Schwachstellen feststellt. Das Team sollte an den Vorstand berichten.
5. Erkennen Sie, welche Unternehmensinformationen die größte Fürsorge benötigen und wie Sie sie schützen wollen: Nicht jede Information ist gleich viel wert. Identifizieren Sie die Daten, die Ihr Unternehmen schädigen könnten, wenn sie verlorengehen oder an die Außenwelt gelangen.
• Aktion: Denken Sie an die möglichen Auswirkungen eines Datenverlusts. So können Sie sehen, wo Ihre Risiken liegen und welchen Einfluss eine Datenschutzverletzung haben könnte.
6. Entwickeln Sie einen ganzheitlichen Ansatz für permanentes Risikomanagement: Machen Sie klare Vorgaben bezüglich Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Richten Sie zudem eine zentrale Kontrollinstanz ein, um wechselseitige und bereichsübergreifende Schwachpunkte zu finden.
• Aktion: Bestimmen Sie jemanden, der die Gesamtverantwortung für Ihre Daten übernimmt.
7. Entwickeln Sie Strategien und Abläufe, und überprüfen Sie regelmäßig deren Tauglichkeit: Das Erstellen von Strategien beziehungsweise Richtlinien alleine reicht nicht aus. Sie müssen erst verstanden und richtig umgesetzt werden.
• Aktion: Führen Sie ein Belohnungs- und Anerkennungssystem für Angestellte ein. Denken Sie auch über eine Abweichungsanalyse (auch: Gap-Analyse) nach, die manche Dienstleister kostenfrei durchführen. Beziehen Sie sich dabei auf Industriestandards wie PCI-DSS und ISO27001.
8. Lassen Sie sich helfen: Informationsmanagement ist keine einfache Sache. Und es wird immer schwieriger, je mehr Menge und Umlaufgeschwindigkeit strukturierter und unstrukturierter Unternehmensinformationen zunehmen. Es gibt Möglichkeiten, sich Unterstützung zu holen.
• Aktion: Wenn Sie das Know-how für Informationsrisiko-Management nicht in Ihrem Unternehmen haben, denken Sie darüber nach, einen professionellen Dienstleister zu engagieren und zu sehen, wie dieser Ihre Probleme bewältigt.
(Iron Mountain: ra)
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