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Die häufigsten Fehler in Arbeitszeugnissen


Compliance im Arbeitsrecht und Erstellung von Arbeitszeugnissen: Ein Großteil der Konflikte lässt sich bereits im Keim ersticken, wenn Vorgesetzte und Personalverantwortliche entscheidende Fehler
Kaum ein anderer Bereich führt so häufig zu Unstimmigkeiten zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern wie das Arbeitszeugnis

(28.11.12) - Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei einem triftigen Grund wie dem Wechsel des Vorgesetzten oder bevorstehender Elternzeit haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischen- oder Endzeugnis. Dessen Erstellung ist eine Wissenschaft für sich: Neben zahlreichen Sprachregelungen gilt es auch viele Formalien bei Aufbau und Inhalt zu beachten. Dr. Peter Rambach, Fachanwalt für Arbeitsrecht, nennt die häufigsten Fehlerquellen – und erläutert, wie sie vermieden werden können.

1. Unklare und undeutliche Formulierungen
Häufig ist das Zeugnis so geschrieben, dass aufgrund von Aufbau und Wortwahl beim Leser Vorstellungen entstehen, die nicht der Wahrheit entsprechen. Daher gilt: Klare und rechtssichere Formulierungen einsetzen, die in der Zeugnissprache üblicherweise verwandt werden.

2. Fehlende Angaben
Gerne setzen Personalmanager die Technik des "beredten Schweigens" ein, indem sie Angaben, bei denen der Arbeitnehmer in der Beurteilung nicht gut abgeschnitten hat, einfach weglassen. Das Bundesarbeitsgericht hat dieses Vorgehen jedoch in die Nähe der Geheimcodes gerückt – und diese sind verboten.

3. Falscher Aufbau
Zahlreiche Personalverantwortliche und Vorgesetzte lassen ihrer Kreativität bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses freien Lauf – doch der Aufbau der Dokumente ist von der Rechtsprechung vorgegeben: Er muss sich im Rahmen des Üblichen, des Erwarteten halten. Wird dieser Rahmen nicht eingehalten, handelt es sich um einen Formfehler. Ein korrektes Arbeitszeugnis ist folgendermaßen strukturiert: Einleitung, Werdegang, Stellenbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensteil und Beendigungsformel.

4. Arbeitszeugnis als E-Mail
Im digitalen Zeitalter sind etliche Unternehmen dazu übergegangen, Arbeitszeugnisse als PDF per E-Mail zu verschicken. Dies entspricht jedoch nicht den Vorgaben: Ein Arbeitszeugnis muss entweder mit Schreibmaschine oder PC auf weißem Papier oder Geschäftsvorlage verfasst werden und darf nicht in elektronischer Form bereitgestellt werden.

5. Abweichung vom Zwischenzeugnis
Was interessiert mich mein Geschwätz von gestern: Dieser Devise folgen viele Verfasser von Beurteilungen, wenn sie nach einem Zwischenzeugnis ein endgültiges Zeugnis ausstellen. Dies ist jedoch nicht erlaubt. Wenn die Beurteilungsgrundlage beim Zwischen- und beim Endzeugnis identisch ist, dann darf der Arbeitgeber seine einmal geäußerte Beurteilung nicht mehr ändern. Im konkreten Fall heißt das: Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise aus Motivationsgründen ein besseres Zwischenzeugnis ausgestellt hat als es der Mitarbeiter verdient hätte, darf die Beurteilung im Endzeugnis nicht schlechter ausfallen.

6. Stil- und Rechtschreibfehler
Manche Unternehmen lassen es bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen an der gebotenen Sorgfalt mangeln – Durchstreichungen oder Flecken, aber auch Rechtschreib- und Grammatikfehler können vom Arbeitnehmer beanstandet werden und müssen vom Arbeitgeber korrigiert werden.

7. Adressierung
Irrtümlicherweise gehen zahlreiche Arbeitgeber davon aus, dass ein Zeugnis im Adressfeld des Briefbogens die Adresse des Arbeitnehmers tragen muss. Dies ist falsch: Selbst wenn das Zeugnis nicht ausgehändigt, sondern per Post verschickt wird, darf es nicht adressiert sein; es muss dann mit einem Begleitbogen verschickt werden.

Auf der sicheren Seite
Allgemein sollten Personalmanager und Vorgesetzte bei der Textierung der Beurteilung immer die Grundsätze der Zeugnisklarheit, der Zeugniswahrheit und des Wohlwollens anwenden. Denn wenn ein Arbeitszeugnis offensichtliche Fehler oder Mängel aufweist, kann der Arbeitnehmer Nachbesserung verlangen. Auf der sicheren Seite sind Unternehmen mit einer Softwarelösung, die Personalverantwortliche und Vorgesetzte bei der Zeugniserstellung unterstützt. (Haufe-Lexware: ra)

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Daten müssen archiviert werden

    Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) regelt seit 2018 die Speicherung von personenbezogenen Daten. Einige Unternehmen haben die Richtlinien schon umgesetzt. Andere, vorwiegend kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), haben Probleme, gleichzeitig den gesetzlichen Vorschriften zur Datenspeicherung als auch der EU-DSGVO gerecht zu werden. Viele dieser kleinen Unternehmen archivieren ihre Daten in Cold Storage-Systemen, die lange Zugriffszeiten erfordern, wirtschaftlich aber die beste Wahl sind, da sie große Datenmengen beheimaten können. Diese Systeme helfen besonders KMU dabei, die geforderten Daten für Überprüfungen und Audits vorhalten zu können. Gleichzeitig hadern Unternehmen des Öfteren, wenn es darum geht, die Daten im Rahmen einer Forderung auf Basis der EU-DSGVO zu löschen. Angemerkt werden sollte, dass die jeweiligen Anforderungen und die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit nicht nur von der Natur der Daten abhängen, sondern von dem jeweiligen Industriesektor - sei es nun das Gesundheitswesen, Behörden oder das Finanzwesen. Handelt es sich bei den Daten allerdings um solche Inhalte, die auf Anfrage gelöscht werden müssen, wie personenbezogene Daten, wird die Sache in Bezug auf die Datensicherung kompliziert.

  • Welche Produkte benötigen eine UKCA-Kennzeichnung?

    Es bleiben nur noch ein paar Monate, bis die Übergangsfrist für die UKCA-Kennzeichnung endet. BSI, das Unternehmen für Geschäftsverbesserung und Standards, möchte alle betroffenen Hersteller daran erinnern, die relevante regulierte Produkte in Großbritannien (England, Wales und Schottland) auf den Markt bringen wollen. Die UKCA-Kennzeichnung wird ab dem 1. Januar 2022 die herkömmliche CE-Kennzeichnung ersetzen. Betroffene Produkte, für die bisher die CE-Kennzeichnung durch eine Benannte Stelle benötigt wurde, müssen dann von einer in Großbritannien zugelassenen Stelle (UK Approved Body) mit der UKCA-Kennzeichnung versehen werden. Die CE-Kennzeichnung wird für die meisten Produkte ab dem 1. Januar 2022 nicht mehr anerkannt werden. Für Schiffsausrüstungen, medizinische Geräte und IVDs wurde eine verlängerte Übergangsfrist gewährt. Shahm Barhom, Group Product Certification Director bei BSI Group (British Standard Institution, sagte: "Seit unserem Austritt aus der Europäischen Union am 31. Januar 2020 befinden wir uns in einer Übergangszeit, in der sowohl die UKCA- als auch die CE-Kennzeichnung akzeptiert werden, aber ab dem 1. Januar 2022 wird dies nicht mehr der Fall sein. Die meisten Produkte, die in Großbritannien auf den Markt gebracht werden, benötigen ab dem kommenden Jahr die UKCA-Kennzeichnung und die damit verbundenen Prüfungen und Zertifizierungen müssen von einer in Großbritannien zugelassenen Stelle durchgeführt werden.

  • EU-GwG Geldwäsche und Terrorismusfinanzierug

    Seit dem Jahr 1991, als das EU-GwG Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erstmals definierte und zum Straftatbestand erklärte, befindet es sich in einem stetigen Wandel. In der aktuellsten Ausführung - mittlerweile der fünften - reagieren die Änderungsrichtlinien besonders auf das Bekanntwerden der sogenannten Panama-Papers sowie auf die terroristischen Anschläge in Paris und Brüssel. Außerdem ergab eine Studie der Universität Halle von 2016, dass in Deutschland jährlich immer noch 100 Milliarden Euro gewaschen werden. (Dunkelstudie über den Umfang der Geldwäsche in Deutschland und über die Geldwäscherisiken in einzelnen Wirtschaftssektoren, Prof. Dr. jur. Kai-D. Bussmann, 2016). Letzte Überarbeitungen erweiterten daher vor allem den Kreis der Verpflichteten, sehen aber auch eine weitere Steigerung der Transparenz vor. Auch die Sorgfaltspflicht, primär beim Einsatz virtueller Währungen oder bei Geschäftsbeziehungen mit Hochrisikodrittländern, verschärft sich deutlich. Die Umsetzung dieser Erweiterungen bedeutet für verpflichtete Unternehmen einen hohen bürokratischen Aufwand, der einige Kapazitäten binden kann. Als umso wichtiger erweisen sich daher eine klare Präventionsstratiegie und innovative Softwareunterstützung.

  • Gesetz zum Whistleblower-Schutz

    Zum Ende des Jahres 2021 wird das deutsche Gesetz zum Whistleblower-Schutz in Kraft treten: Unternehmen mit mehr als 50 Angestellten bzw. einem Jahresumsatz von 10 Mio. Euro müssen verpflichtend Hinweisgebersysteme einführen. Was Arbeitnehmer sowie Unternehmen bei einer Whistleblowing-Plattform beachten sollten, weiß Whistleblowing-Experte Kai Leisering von Business Keeper. EU-Whistleblowing-Richtlinie: Noch sind Whistleblower in Europa und Deutschland nicht ausreichend geschützt: Häufig haben sie für die Meldung eines Missstandes mitunter schwerwiegende Konsequenzen zu befürchten. Das Bundesjustizministerium hat deswegen bis Ende des Jahres Zeit, das deutsche Gesetz zum Whistleblower-Schutz umzusetzen. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten bzw. einem Jahresumsatz von 10 Millionen Euro, ab 2023 dann auch Unternehmen mit über 50 Angestellten, staatliche Institutionen und Gemeinden ab einer bestimmten Größe zur Einführung einer Whistleblowing-Plattform.

  • Vermächtnis und Familienbande

    Leere Chefsessel in mittelständischen Betrieben? Vor allem in Familienunternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sehen sich viele Senior-Entrepreneure bei ihrer Suche nach einem Nachfolger mit enormen Schwierigkeiten konfrontiert. Ein Mangel an geeigneten Kandidaten ist dabei nur einer der Stolpersteine auf dem Weg zum Generationswechsel im Betrieb. "Oft warten Inhaber zu lange damit, ihre Rückzugspläne zu konkretisieren. Bei anderen mangelt es an individuell zugeschnittenen Regelungen", weiß Felix Korten, Rechtsanwalt und Vorstand der Korten Rechtsanwälte AG. Damit sich die Stabsübergabe von der ersten auf die zweite oder sogar dritte Generation nicht zum Spießrutenlauf entwickelt, muss der Machtwechsel gründlich vorbereitet und professionell begleitet werden.