Plötzlich Videokonferenz - und der Datenschutz?
Videokonferenzen: Auf was muss man achten, um dabei die Datenschutzanforderungen zu erfüllen?
Da Videokonferenzen für viele neu sind, haben nicht alle im Blick, welche Risiken damit verbunden sind
Die Kontakteinschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie halten an. Das bedeutet für viele Unternehmen und Behörden, dass berufliche Besprechungen in Form von Video- oder Telefonkonferenzen abgehalten werden. Auch in Bildungseinrichtungen, in persönlichen Beratungen oder Betreuungen und in Ehrenämtern werden Videokonferenzen eingesetzt. Auf was muss man achten, um dabei die Datenschutzanforderungen zu erfüllen?
Marit Hansen, die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, berichtet von zahlreichen Anfragen zum Thema Videokonferenzen: "In vielen Unternehmen und Behörden waren Videokonferenzen bisher die seltene Ausnahme, es gab noch wenig Erfahrung. Im Vordergrund stand zunächst, schnell Lösungen für wichtige Absprachen und Abstimmungen zu finden. Die gesammelten Erfahrungen können nun für eine nachhaltige und vor allem datenschutzkonforme Ausgestaltung genutzt werden."
In Unternehmen und Behörden gibt es verschiedene Einsatz-Szenarien für Videokonferenzen. Neben allgemeinen Anforderungen des Datenschutzes bestehen spezielle Anforderungen, die sich einerseits an diejenigen, die eine Videokonferenz organisieren, und andererseits an die Teilnehmenden richten. Zu beachten ist auch, dass Videokonferenzen über den beruflichen Alltag hinaus zum Einsatz kommen – beispielsweise in Bildungseinrichtungen, aber auch in Online-Beratungen bis hin zu ehrenamtlichen Vereinen.
Um eine Hilfestellung für den Einsatz von Videokonferenzen zu geben, veröffentlicht Hansens Dienststelle, das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), die wichtigsten Regeln und Maßnahmen auf seiner Webseite.
Hansen betont: "Da Videokonferenzen für viele neu sind, haben nicht alle im Blick, welche Risiken damit verbunden sind. Gerade in der Kombination mit Homeoffice ist einiges zu beachten. Um die Teilnehmenden von Videokonferenzen und die besprochenen Inhalte zu schützen, sind technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen wichtig. Hilfreich sind außerdem transparente Moderationsfunktionen und vorab festgelegte Verhaltensregeln."
Die Hilfestellungen des ULD sollen für die nächste Zeit Orientierung geben und als Grundlage dafür dienen, langfristige Lösungen zu finden. Der erstbeste Online-Dienst muss nicht das Optimum sein – zum Beispiel hat man mit einer Videokonferenz-Software, die auf dem Server innerhalb der eigenen Organisation installiert ist, mehr Kontrolle. Hansen rät allen Unternehmen und Behörden, die noch keine schriftlichen Regeln oder Betriebsvereinbarungen für den Einsatz von Videokonferenzen erstellt haben, dies nun nachzuholen.
Die Informationen der Landesbeauftragten für Datenschutz zu Themen der Corona-Pandemie werden unter dem folgenden Link bereitgestellt und regelmäßig aktualisiert:
https://www.datenschutzzentrum.de/corona/
(ULD: ra)
eingetragen: 27.05.20
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