- Anzeigen -

Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Mit DMS auch DSGVO im Griff


Bußgelder und Sanktionen: Fehlende Geschäftsunterlagen kommen Unternehmen teuer zu stehen
Auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein.

- Anzeigen -





Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftspapieren ist gesetzlich verankert. Fehlen Unterlagen, droht Ärger mit Behörden, denn wer seine Einnahmen und Ausgaben nicht mit Belegen plausibel machen kann, dem steht beispielsweise eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt ins Haus. Hinzu kommen Bußgelder oder sogar Strafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Buchführungspflichten.

"Dass Geschäftspapiere aufzubewahren sind, also Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen, wissen die meisten. Das gleiche gilt aber auch für steuerlich relevante E-Mails. Wirtschaftsprüfer sind dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte digitale Daten zu ahnden. Und die Strafen bei fehlenden Dokumenten in der E-Mail Archivierung können hoch ausfallen", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam.

So müssen auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein. Gesetzliche Grundlage dafür ist die seit 2017 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff). "Eine einfache Dateiablage im Verzeichnisbaum reicht aber nicht aus. Mit einer professionellen Archivierungssoftware, wie beispielsweise unserem Office Manager DMS, lassen sich die Unterlagen bequem verwalten und vor Manipulationen schützen. Die Daten werden mit einem nachvollziehbaren Index versehen und sind jederzeit abrufbar", erklärt Krekeler. (Softwarebüro Krekeler: ra)

eingetragen: 31.07.18
Newsletterlauf: 21.08.18

Softwarebüro Krekeler: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Expertise für den Schutz digitaler Identitäten

    Die Welt tickt zunehmend digital: Erkennen lässt sich das zum einen am rasanten technologischen Fortschritt und an der Reaktion vieler Unternehmen auf die Corona-Pandemie, in der eine Vielzahl von Arbeits- und Kommunikationsprozessen digitalisiert wurden und zum anderen an dem stark wachsenden Online-Handel. Bereits 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft, die Internetnutzern Hoheit über ihre eigenen Daten und deren Schutz zusichern soll. Ein vergleichbares Ziel verfolgt die Schweiz mit der 2020 abgeschlossenen Revision des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Vor diesem Hintergrund kommt auch der Diskussion um die Einführung einer eindeutigen digitalen Identität - auch elektronische Identität oder e-ID genannt - eine immer größere Bedeutung zu.

  • Tipps zur Umsetzung der DSGVO-Vorgaben

    Es ist höchste Zeit, dass international tätige Unternehmen ihren Status quo in Sachen Datenschutz überprüfen und im Rahmen der Digitalisierung ihrer Kommunikationsprozesse auch die Umsetzung der DSGVO sicherstellen. Der Cloud-Anbieter Retarus unterstützt Unternehmen seit Jahrzehnten darin, Ihre Kommunikationsdaten rechtskonform zu verarbeiten und zeigt, welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind. Laut einer aktuellen Studie der internationalen Anwaltskanzlei DLA Piper ist die Summe der verhängten Bußgelder für Verstöße gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im letzten Jahr europaweit um 40 Prozent gestiegen. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurden in der EU rund 281.000 Verstöße zur Anzeige gebracht. Die Strafen bei Verstößen betragen bis zu 20 Millionen Euro bzw. vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Allein in Deutschland wurden bisher Bußgelder in Höhe von 69,1 Millionen Euro verhängt. Dennoch setzen laut Branchenverband Bitkom erst 20 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland die DSGVO vollständig um. Grund dafür ist unter anderem eine anhaltende Rechtsunsicherheit. Nicht zuletzt trägt auch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum "Privacy Shield" zur Verwirrung bei.

  • Digitales Medikationsmanagement einführen

    Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), das vor kurzem in Kraft getreten ist, soll die Digitalisierung der deutschen Krankenhäuser vorangetrieben werden. Warum das dringend notwendig ist, welche Chancen sich durch die Förderung bieten und wie Krankenhäuser ihre digitalen Initiativen am besten angehen, erklärt NTT Ltd., ein weltweit führender Technologie-Dienstleister. Viele deutsche Krankenhäuser und Kliniken haben großen Digitalisierungsbedarf. Allzu oft werden Patientendaten noch auf Papier erfasst und Prozesse nicht sauber dokumentiert. Und dass es um die Absicherung der IT-Systeme nicht zum Besten bestellt ist, machen die regelmäßigen Berichte über gelungene Angriffe und ihre teils dramatischen Folgen deutlich. Bereits im Herbst 2020 lag die Zahl der erfolgreichen Attacken auf kritische Infrastrukturen im Gesundheitsbereich laut der Bundesregierung bei 43, nachdem es im gesamten Vorjahr nur 16 waren.

  • Neue Energie-Label auf Elektrogeräten

    2021 gibt es auch in der Digitalwelt neue Vorschriften und Rechte für Verbraucher. Der Digitalverband Bitkom hat die wichtigsten Neuerungen für 2021 zusammengetragen. Am 1. Januar 2021 startete die Einführungsphase der elektronischen Patientenakte (ePA). Alle gesetzlichen Krankenversicherungen müssen ihren Patienten dann auf Wunsch eine solche digitale Akte zur Verfügung stellen, die Nutzung ist aber freiwillig. Versicherte behalten zudem die Hoheit darüber, welche Informationen in der ePA gespeichert werden. Sie soll zukünftig einen schnellen Zugriff auf medizinischen Daten, Diagnosen oder auch den Impfpass ermöglichen. Im weiteren Jahresverlauf soll die elektronische Patientenakte auch in Arztpraxen verfügbar gemacht werden.

  • Einführung der E-Rechnung

    Die Frist läuft: Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an Bundesbehörden als sogenannte E-Rechnung einreichen. Wie eine repräsentative Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland ergeben hat, hat ein Großteil der Wirtschaft die Bedeutung der E-Rechnung bereits erkannt: So messen ihr 81 Prozent der Unternehmen eine große oder sehr große Relevanz bei. "Es stimmt optimistisch, dass sich die Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Gleichwohl beobachten wir, dass längst noch nicht alle Rechnungen nach dem vorgegebenen strukturierten Format stellen oder empfangen", sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. So übermitteln aktuell 30 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen. "Automatisierte Rechnungsprozesse vermeiden Fehler und sorgen für mehr Wirtschaftlichkeit", betont Britze. "Alle Unternehmen sollten sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen."