Verordnung zur E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen
E-Rechnung: Wie Unternehmen kinderleicht ihren neuen digitalen Pflichten nachkommen
Digitalisierte Geschäftsprozesse gehören schon lange zur Normalität in allen Bereichen der Unternehmenswelt. Auch einer der wichtigsten Arbeitsabläufe – die Rechnungsabwicklung – verabschiedet sich immer mehr aus dem analogen Dasein und findet seinen neuen Platz in der Welt der Einsen und Nullen. Ganz neue Anreize zur Umstellung und Modernisierung kamen nun aus dem Europäischen Parlament: Bereits seit dem 27. November letzten Jahres greift die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV) und verpflichtet öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu einem ganz neuen System rund um elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder X-Rechnungen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen. "Was bisher nur als Empfehlung galt, um das Digitalisierungsniveau des eigenen Betriebs an den deutschen Standard anzupassen, wird nun auch für Produktions- und Dienstleistungssektoren zur Pflicht", so Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierung. "Obwohl dies zunächst nach einer großen Herausforderung bei der Umstellung von Prozessen klingt, stellt es sich im Endeffekt als extrem lohnend für Unternehmen heraus."
Gut vorbereitet
Im Vergleich zu einer Arbeitsweise mit vielen analogen Prozessen müssen in vielen Betrieben möglicherweise diverse Anpassungen vorgenommen werden. "Zuallererst braucht es die Schaffung einer sattelfesten technischen Infrastruktur, die das Erstellen, Versenden und Empfangen der E-Rechnung in einem standardisierten Format ermöglicht", erklärt Rudolph. "Doch neben diesem technischen Upgrade stellt sich auch die Schulung des Personals als essenzieller Teil der Vorbereitung für Unternehmen auf den Stichtag heraus." So müssen sich auch Entscheider mit den neuen Prozessen vertraut machen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter die E-Rechnung korrekt erstellen und versenden können. Dazu braucht es auch ein gewisses Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und der technischen Spezifikationen. Dies beinhaltet unter anderem die Gewährleistung der Datensicherheit, was vor allem die Verschlüsselung der Informationen verlangt. "Zudem besteht weiterhin die Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO, die insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten greift", ergänzt Rudolph. "Ein Informationsleck oder ein anderer sicherheitsgefährdender Vorfall könnte nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch am Vertrauen der Kunden kratzen."
Potenzial ausschöpfen
Bei der Verordnung zur E-Rechnung handelt es sich allerdings nicht um eine lästige Pflicht – vielmehr bringt sie enorme Vorteile für moderne Unternehmen mit sich, wie auch der Digitalisierungsexperte weiß: "Wesentliche Potenziale liegen in der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, wodurch zeitaufwendige manuelle Eingaben und damit auch Fehler reduziert werden." E-Rechnungen lassen sich zudem sofort nach Eingang in das ERP-System des Empfängers einlesen und dort weiterverarbeiten, was schnellere Zahlungszyklen nach sich zieht. Durch den Verzicht auf Papier schonen Unternehmen zusätzlich teure Ressourcen. "Hinzu kommt eine drastisch verbesserte Datenqualität und Transparenz", ergänzt Rudolph. "Dies liegt nicht zuletzt an den standardisierten Formaten ZUGFeRD und XRechnungen. Verbesserte Nachverfolgung und Auswertung der Rechnungsdaten bringen zudem ein höheres Compliance- und Sicherheitsniveau hervor." Mit der Orientierung an den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung befinden sich Unternehmen also auf der sicheren Seite sindwas die elektronische Übermittlung und Archivierung deutlich wasserdichter macht als herkömmliche Papierarchive.
Durch die Übergangsphase scannen
Für das gesamte Jahr 2025 sieht die Gesetzgebung noch eine Übergangsfrist vor. Genug Zeit also für Unternehmen den neuen Prozessen noch den nötigen Feinschliff zu verpassen und sie zu optimieren. "Dabei hilft das klassische Scannen", verrät Rudolph. "Denn auch wenn die Zielsetzung darin besteht, zukünftig hauptsächlich elektronische Rechnungen zu verwenden, müssen viele Unternehmen zunächst noch bestehende Papierarchive digitalisieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Geschäftspartner mit der Umstellung etwas langsamer vorankommen, die althergebrachte Papierrechnung aber schon in das eigene digitale System muss, um dort weiter nutzbar zu sein." Mit der richtigen Software lässt sich also, zumindest betriebsintern, ein einheitlicher Datenbestand schaffen – auch wenn außerhalb noch das Analoge umgeht. Während der Übergangsphase können Unternehmen weiterhin Papierdokumente scannen und diese in ihr digitales Rechnungsmanagement integrieren. "Mit der endgültigen und flächendeckenden Integration der E-Rechnung in den Alltag der deutschen Wirtschaft, schafft der Gesetzgeber ein einheitliches Digitalisierungsniveau", schließt der exapture-Geschäftsführer. "Intelligente Scananwendungen gewährleisten bis dahin den reibungslosen Geschäftsbetrieb." (exapture: ra)
eingetragen: 02.09.24
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