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Vier Tipps im Umgang mit Datenschutz


Was Unternehmer im Sinne der DSGVO beachten müssen
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen auch digitale Kommunikationswege datenschutzkonform gestalten

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Mit den Vorschriften der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden Unternehmen jeglicher Größenordnung angesprochen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Obwohl dies in der heutigen Zeit auf nahezu jeden Geschäftszweig zutrifft, wirft das Thema Datenschutz häufig dennoch viele Fragen auf. "Ich empfehle Unternehmen, sich rechtzeitig über das Thema zu informieren, einen Profi ins Team zu holen und so lästige Fehler sowie folgenschwere Konsequenzen zu vermeiden", weiß Oliver Kerner, professioneller Vertriebstrainer, Speaker und Coach aus Bremen und Gründer von OK-Training.

Kenne die Rechtsgrundlage
Um ein Unternehmen erfolgreich im Sinne der DSGVO zu führen, sollten Arbeitgeber das gesetzliche Fundament der Verordnung kennen. Denn: Grundsätzlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten, es sei denn, diese ist ausdrücklich erlaubt. Wer Angaben jedoch ohne die Einwilligung der Betroffenen oder nicht im Rahmen der Rechtsgrundlage verarbeitet, kann mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes bestraft werden. Der daraus resultierende Vertrauensverlust und Imageschaden kann zusätzliche Umsatzeinbrüche verursachen.

Einwilligung in Newsletter
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen auch digitale Kommunikationswege datenschutzkonform gestalten. "Für Werbeaktionen beispielsweise übers Telefon oder per E-Mail sind ausdrückliche Einwilligungen des Empfängers erforderlich", weiß der Experte. Bei Newslettern findet das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren Verwendung: Der User erhält bei der Anmeldung eine Bestätigungs-Mail, in der er über die Zwecke der Datenübermittlung aufgeklärt wird sowie dem Empfang des Newsletters aktiv zustimmen muss.

Verträge über Auftragsverarbeitungen abschließen
Sichere Passwörter, Zutrittsbeschränkungen für Gebäude, eine umfangreiche Firewall – Datenschutz im Büro ist wichtig, geht jedoch weit über die eigenen vier Wände hinaus. Wer mit externen IT-Dienstleistern keine Verträge über Auftragsverarbeitung abschließt, macht einen fatalen Fehler. Diese verpflichten IT-Dienstleister wie CMS/CRM-Systeme, E-Mail-Dienste oder Cloud-Betreiber, technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der DSGVO zu ergreifen.

Umfangreicher Service durch einen Profi
Ab einer Unternehmensgröße von zwanzig Mitarbeitern, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, ist es gesetzlich vorgeschrieben, einen Datenschutzbeauftragten ins Team zu holen. "Es besteht die Möglichkeit, einen der eigenen Angestellten mit einer entsprechenden Fortbildung zu schulen oder einen externen Dienstleister zu engagieren. Dieser klärt nicht nur Geschäftsführung sowie Mitarbeiter über potenzielle Bedrohungsszenarien auf, sondern erstellt auch individuelle Benutzerrichtlinien für den täglichen Umgang mit Technologien und Schnittstellen", erklärt Oliver Kerner. (OK-Training: ra)

eingetragen: 27.05.20
Newsletterlauf: 10.08.20

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Expertise für den Schutz digitaler Identitäten

    Die Welt tickt zunehmend digital: Erkennen lässt sich das zum einen am rasanten technologischen Fortschritt und an der Reaktion vieler Unternehmen auf die Corona-Pandemie, in der eine Vielzahl von Arbeits- und Kommunikationsprozessen digitalisiert wurden und zum anderen an dem stark wachsenden Online-Handel. Bereits 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft, die Internetnutzern Hoheit über ihre eigenen Daten und deren Schutz zusichern soll. Ein vergleichbares Ziel verfolgt die Schweiz mit der 2020 abgeschlossenen Revision des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Vor diesem Hintergrund kommt auch der Diskussion um die Einführung einer eindeutigen digitalen Identität - auch elektronische Identität oder e-ID genannt - eine immer größere Bedeutung zu.

  • Tipps zur Umsetzung der DSGVO-Vorgaben

    Es ist höchste Zeit, dass international tätige Unternehmen ihren Status quo in Sachen Datenschutz überprüfen und im Rahmen der Digitalisierung ihrer Kommunikationsprozesse auch die Umsetzung der DSGVO sicherstellen. Der Cloud-Anbieter Retarus unterstützt Unternehmen seit Jahrzehnten darin, Ihre Kommunikationsdaten rechtskonform zu verarbeiten und zeigt, welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind. Laut einer aktuellen Studie der internationalen Anwaltskanzlei DLA Piper ist die Summe der verhängten Bußgelder für Verstöße gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im letzten Jahr europaweit um 40 Prozent gestiegen. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurden in der EU rund 281.000 Verstöße zur Anzeige gebracht. Die Strafen bei Verstößen betragen bis zu 20 Millionen Euro bzw. vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Allein in Deutschland wurden bisher Bußgelder in Höhe von 69,1 Millionen Euro verhängt. Dennoch setzen laut Branchenverband Bitkom erst 20 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland die DSGVO vollständig um. Grund dafür ist unter anderem eine anhaltende Rechtsunsicherheit. Nicht zuletzt trägt auch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum "Privacy Shield" zur Verwirrung bei.

  • Digitales Medikationsmanagement einführen

    Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), das vor kurzem in Kraft getreten ist, soll die Digitalisierung der deutschen Krankenhäuser vorangetrieben werden. Warum das dringend notwendig ist, welche Chancen sich durch die Förderung bieten und wie Krankenhäuser ihre digitalen Initiativen am besten angehen, erklärt NTT Ltd., ein weltweit führender Technologie-Dienstleister. Viele deutsche Krankenhäuser und Kliniken haben großen Digitalisierungsbedarf. Allzu oft werden Patientendaten noch auf Papier erfasst und Prozesse nicht sauber dokumentiert. Und dass es um die Absicherung der IT-Systeme nicht zum Besten bestellt ist, machen die regelmäßigen Berichte über gelungene Angriffe und ihre teils dramatischen Folgen deutlich. Bereits im Herbst 2020 lag die Zahl der erfolgreichen Attacken auf kritische Infrastrukturen im Gesundheitsbereich laut der Bundesregierung bei 43, nachdem es im gesamten Vorjahr nur 16 waren.

  • Neue Energie-Label auf Elektrogeräten

    2021 gibt es auch in der Digitalwelt neue Vorschriften und Rechte für Verbraucher. Der Digitalverband Bitkom hat die wichtigsten Neuerungen für 2021 zusammengetragen. Am 1. Januar 2021 startete die Einführungsphase der elektronischen Patientenakte (ePA). Alle gesetzlichen Krankenversicherungen müssen ihren Patienten dann auf Wunsch eine solche digitale Akte zur Verfügung stellen, die Nutzung ist aber freiwillig. Versicherte behalten zudem die Hoheit darüber, welche Informationen in der ePA gespeichert werden. Sie soll zukünftig einen schnellen Zugriff auf medizinischen Daten, Diagnosen oder auch den Impfpass ermöglichen. Im weiteren Jahresverlauf soll die elektronische Patientenakte auch in Arztpraxen verfügbar gemacht werden.

  • Einführung der E-Rechnung

    Die Frist läuft: Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an Bundesbehörden als sogenannte E-Rechnung einreichen. Wie eine repräsentative Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland ergeben hat, hat ein Großteil der Wirtschaft die Bedeutung der E-Rechnung bereits erkannt: So messen ihr 81 Prozent der Unternehmen eine große oder sehr große Relevanz bei. "Es stimmt optimistisch, dass sich die Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Gleichwohl beobachten wir, dass längst noch nicht alle Rechnungen nach dem vorgegebenen strukturierten Format stellen oder empfangen", sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. So übermitteln aktuell 30 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen. "Automatisierte Rechnungsprozesse vermeiden Fehler und sorgen für mehr Wirtschaftlichkeit", betont Britze. "Alle Unternehmen sollten sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen."