Aufwand für Erfüllung der SOX-Kriterien minimiert
Corel implementiert weltweite Compliance-Richtlinien nach Sarbanes-Oxley-Standards
Software von iGrafx sorgt beim Grafik-Software-Anbieter für weltweit einheitliche und dokumentierte Prozesse
(23.01.08) - Corel, Hersteller von Grafik- und Bürosoftware sowie Software für digitale Medien, erfüllt mit Hilfe der iGrafx-Suite ab sofort die Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act (SOX). Gemäß Section 404 von SOX sind staatliche Unternehmen zur Einführung und Durchführung angemessener interner Kontrollen sowie eines Finanzberichtswesens verpflichtet. Sie müssen ferner die damit verbundene Kontrollen und Prozesse auf ihre Effizienz prüfen.
Corel befand sich dabei in einer privilegierten Position: Die Software des Tochterunternehmens iGrafx ist unter anderem auf genau diese Herausforderungen ausgerichtet. Mit iGrafx - respektive dem Produkt Enterprise Central – können Finanzprozesse, Risiken sowie Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten dokumentieren und zugleich die Kommunikation, Zuverlässigkeit und Qualität von Konformitätsberichten verbessern werden. Die Softwaremodelle sind einfach zu verwalten und bieten schnelle Zugriffsmöglichkeiten, wenn eine Revision ansteht.
Ein Implementierungskriterium war bei der Auswahl der Software die Einführung einer standardisierten Rahmenkomponente, mit der fünf geografisch über Kanada, Kalifornien, Taiwan und Deutschland verstreute Teammitglieder arbeiten konnten. Das Team benötigte also ein Tool, das ein verteiltes Arbeitsmodell unterstützt. Einzelpersonen musste es in unterschiedlichen Kompetenzbereichen möglich sein, in Echtzeit Berichte in genau den Formaten zu erstellen, die von externen Prüfern gefordert werden, und das Team musste daneben die Änderungen verwalten können. "Prozesse ändern sich mit der Zeit", erläutert der beteiligte Prozessanalyst Greg Hill.
"Wir benötigten daher die richtigen Tools für eine Identifizierung und Kennzeichnung der Key Controls - also der zentralen Kontrollpunkte, um den Anforderungen von SOX zu entsprechen. Gleichzeitig mussten wir aber auch Änderungen an Prozessen verwalten, um auf lange Sicht regelmäßige Prüfungen zu bestehen und den Aufwand für die alljährliche Erfüllung der SOX-Kriterien zu minimieren."
Mit Hilfe von Enterprise Modeler von iGrafx konnte eine Aufteilung der Geschäftsprozesse in drei Hauptbereiche identifiziert werden; eine gewaltige Informationsmenge über tausende von Prozessen im gesamten Unternehmen befindet sich nun im "iGrafx Enterprise Central Repository". Auf Unternehmensebene wurden kritische Konzernrichtlinien identifiziert, beispielsweise Beschränkungen im Aktienhandel, externe Kommunikation oder IT-Nutzung betreffend - und somit der Nachweis erbracht, dass die Mitarbeiter auf allen Ebenen sich über erlaubte und unerlaubte Praktiken im Klaren sind.
Auch bei Änderungen innerhalb der Prozesslandschaft werden diese jetzt an einem einzigen Ort dokumentiert - im iGrafx Enterprise Central Repository. Änderungen jedweder Art lassen sich nun so unternehmensweit verteilen, egal um welche Niederlassung es sich im Einzelnen handelt.
Das Team von Corel ist sich einig, dass die SOX-Richtlinien durch den Einsatz der Tools von iGrafx bedeutend schneller und kostengünstiger erfüllt werden konnten. Die bequeme Dokumentation von Finanzprozessen war aber nicht der einzige Vorteil: auch Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams wurden erheblich verbessert. (iGrafx: ra)