GRC-Prozesse schnell und wirksam verbessern

Governance, Risk und Compliance: Mit einem Software-Prototypen lassen sich anhand realistischer Daten komplette GRC-Szenarien durchspielen
BearingPoint hat auf Grundlage ihrer GRC-Studie eine Software entwickelt, die GRC-Aufgaben vereint und mögliche Risiko- und Kontrollszenarien simuliert

(26.02.13) - Gefährliche Produktionsmängel bei Top-Herstellern, Bilanzskandale mit Auswirkungen auf die globale Ökonomie, Korruptions- und Betrugsaffären sowie die aktuelle Diskussion um Datenschutz und -sicherheit führen zu einer Verschärfung externer Vorgaben sowie interner Kontrollsysteme und Richtlinien. Dadurch nimmt die Bedeutung von Governance, Risk Management und Compliance (GRC) stetig zu. Vor diesem Hintergrund hat die Management- und Technologieberatung BearingPoint in Kooperation mit der Technischen Universität München den Reifegrad von GRC-Organisationen innerhalb von Industrieunternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz untersucht. Die Studie zeigt: Eine GRC-konforme Unternehmenskultur ist noch sehr wenig etabliert. Die Automatisierung von GRC-Prozessen könnte die Abläufe zudem erheblich verbessern. Darüber hinaus liegt noch viel Potenzial in den offenen Integrationsmöglichkeiten von GRC in bestehende operative Prozesse.

Aus den gewonnenen Erkenntnissen hat BearingPoint Ansätze für ein erfolgreiches Design von GRC-Organisationen, -Prozessen und unterstützenden IT-Systemen abgeleitet. Mit dem Ziel, sofort messbare Verbesserungen erlangen zu können, konzentrierte sich das Beratungshaus auf eine Lösung, die eine effektive IT-Unterstützung sowie die Integration von GRC-relevanten Einzelfunktionalitäten miteinander verbindet.

Auf Basis der "SAP-BusinessObjects"-Lösungen hat BearingPoint dabei ein eigenes Demosystem entwickelt, das die Funktionen Risikomanagement, Richtlinienverwaltung, internes Kontrollwesen sowie das Management von Zugriffskontrollen anhand eines Regelwerks zur Trennung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in sich vereint. Die Besonderheit dieses Software-Prototyps ist es, dass sich anhand realistischer Daten komplette GRC-Szenarien durchspielen lassen. Die Abbildung von Organisationselementen mit praxisnahen Stamm- und Bewegungsdaten vergleichbarer Industrieunternehmen sowie Kontrollabläufen aus Prüfungskatalogen ermöglichen bereits im Vorfeld von Projekten kundenspezifische Simulationen. Dabei sind die Abbildung und das Management jeglicher Art von Risiken branchenunabhängig möglich.

"Mit dieser Lösung lassen sich GRC-Prozesse sehr schnell und wirksam verbessern, was wiederum einen direkten und nachhaltigen Einfluss auf die Risikoreduzierung und damit Kosteneinsparung des Unternehmens haben kann", so Anton Weig, Partner bei BearingPoint und verantwortlich für den Bereich Automobilwirtschaft in Deutschland. "Flankierend zu diesem Quick-Win sollte gleichzeitig das langfristige Thema Kultur angegangen werden. Hier geht es speziell darum, im gesamten Unternehmen und bei allen Mitarbeitern ein Bewusstsein für GRC zu etablieren. Entscheidender Ausgangspunkt für eine erfolgreiche GRC-Umsetzung ist hierbei der stetige ‚tone at the top‘."

Beispiel eines integrativen Ansatzes im Umgang mit einem spezifischen Risiko
In folgendem fiktiven Fallbeispiel möchte ein produzierendes Industrieunternehmen das Risiko betrügerischer Verkaufsaktivitäten reduzieren. Dem in einer Risikomatrix mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensvolumen aufgeführten Bruttorisiko werden entsprechende Kontrollprozesse zugeordnet. Diese können sowohl automatisiert als auch manuell ablaufen. Einer dieser automatisierten Kontrollprozesse überprüft zum Beispiel in Echtzeit, ob es in einem der konzernweit angeschlossenen operativen Systeme zu Verstößen gegen die in einer zentralen Tabelle hinterlegten Zugriffsregeln kommt (Regelwerk zur Trennung von Aufgaben "Segregation of Duties"). Damit soll ausgeschlossen werden, dass zum Beispiel ein Mitarbeiter zugleich Kundenstammdaten ändern und Zahlungseingänge buchen darf.

Ein zweiter, in diesem Beispiel manueller Kontrollprozess, fordert einen Prüfungsverantwortlichen im Unternehmen dazu auf, anhand periodischer Stichproben zu überprüfen, ob es zu Unregelmäßigkeiten im Zahlungsausgang gekommen ist. Dieser Prozess ist Workflow gesteuert und wird im System entsprechend dokumentiert ("Audit trail"). Sofern effektiv, sorgen beide Prozesse dafür, dass sich für das ursprüngliche Bruttorisiko die Eintrittswahrscheinlichkeit und damit die zu bildenden Rückstellungen reduzieren. In der Risikomatrix wird das neue Nettorisiko entsprechend reduziert dargestellt.

Wenn auch integrativ, so ist dies nur eines von vielen Beispielen. Anhand der im System vorhanden Echtdaten lassen sich sehr schnell jede Art von Risiken oder kundenspezifischen Prozessen abbilden – und zwar ohne großen Aufwand und noch vor einem möglichen Projektstart.

Durch die Automatisierung von Prozessen, die Integration aller GRC-Einheiten in eine übergeordnete IT-Landschaft und die gleichzeitige Etablierung eines GRC-Bewusstseins kann ein Unternehmen die zunehmend wichtigeren Handlungsfelder Governance, Risk Management und Compliance optimieren und einen erheblichen Effizienzgewinn erzielen. Darüber hinaus werden so vorhandene Schwachstellen und Risiken identifiziert und minimiert. (BearingPoint: ra)

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