Datenschutz-Tipps für HR-Verantwortliche Bitkom Akademie: Kostenlose Online-Seminare für Personaler zum Thema Datenschutz
(02.06.15) - Daten sind zu einem wichtigen Rohstoff für Unternehmen geworden. Laut einer Bitkom-Studie nutzen mittlerweile neun von zehn Unternehmen in Deutschland IT-gestützte Datenanalysen für ihre Entscheidungsprozesse. Diese Entwicklung stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz in Unternehmen – etwa im Personalbereich. "Selbst bei sensiblen Mitarbeiterdaten missachten noch zu viele Unternehmen grundlegende gesetzliche Auflagen", sagt Andreas Schulz, Datenschutzbeauftragter des Bitkom e.V. und Berater bei Bitkom Consult. "Schon mit wenigen Maßnahmen lassen sich rechtliche Grauzonen beim Datenschutz vermeiden."
Zu den häufigsten datenschutzrechtlichen Fragen im Unternehmensalltag gibt Bitkom Tipps für Mitarbeiter in Personalabteilungen.
Prozesse dokumentieren Grundsätzlich gilt, dass sich jeder Mitarbeiter an die verantwortliche Stelle im Unternehmen wenden kann, um Auskunft zu seinen gespeicherten Daten zu erhalten. Dazu zählen die Herkunft der Daten, Zugriffsrechte und Zweck der Speicherung. Da in Personalabteilungen immer besonders viele persönliche Daten gespeichert werden, müssen Informationen zu den Mitarbeitern stets gepflegt und vor allem Prozesse dokumentiert werden.
Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos Um das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Unternehmens zu stärken und Auftraggebern ein Bild des Teams zu vermitteln, veröffentlichen viele Unternehmen Fotos ihrer Mitarbeiter im Netz. Dabei gilt: Vor der Veröffentlichung benötigt der Arbeitgeber die freiwillige und schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters.
Aufgeräumter Arbeitsplatz Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, sollte nach Dienstschluss keine sensiblen Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen. Schon die Einsicht in eine Krankschreibung könnte unbefugten Dritten ermöglichen, sich ein Bild vom Gesundheitszustand des betroffenen Mitarbeiters zu verschaffen. Daher müssen wichtige Dokumente stets verschlossen aufbewahrt werden, wenn der Personaler das Büro verlässt.
Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen Grundsätzlich besteht eine Verpflichtung, Bewerbungsunterlagen zu vernichten, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt. Zur Entkräftung möglicher Diskriminierungsvorwürfe dürfen die Unterlagen allerdings noch eine Zeitlang aufbewahrt werden. Empfohlen ist eine Aufbewahrung für drei bis sechs Monate. Nach diesem Zeitraum sind die Unterlagen unbedingt zu löschen. Andernfalls sollten Personaler die Einwilligung der Kandidaten einholen. (Bitkom Servicegesellschaft: ra)
Bitkom Servicegesellschaft: Kontakt und Steckbrief
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Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sowie in Bremen müssen ihre Rechnungen ab 27. November 2020 elektronisch ausstellen: PDF-Dokumente ohne strukturierte Zusatzinformationen gelten dann nicht mehr als elektronische Rechnung. Unternehmen, welche diese Verpflichtung unmittelbar betrifft, haben bereits vorgesorgt oder rüsten jetzt ihr Unternehmen rechtssicher - mit der XRechnung. Um die Kriterien zu erfüllen müssen E-Rechnungen zwingend als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können. Dazu wird hierzulande das Format XRechnung als Standard etabliert - die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, mit dem Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten realisiert. Von Seiten des Bundes wurden bereits mit Stichtag 18. April die Weichen für die Umstellung auf die digitale Rechnung gestellt.
Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, Pflicht. Länder und Kommunen müssen bereits seit April elektronische Rechnungen annehmen. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, immerhin erstellt derzeit noch ein Drittel Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent). Der Digitalverband Bitkom hat jetzt eine neue Version des Faktenpapiers "10 Merksätze für elektronische Rechnungen" veröffentlicht, das kleinen, mittleren und großen Betrieben bei der Umstellung auf die E-Rechnung hilft. Denn diese muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen - es handelt sich also nicht um eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine Mail angehängt wird.
Die Frage, wie das Überwachungssystem eines Unternehmens und das Zusammenspiel der einzelnen Unternehmensfunktionen ausgestaltet werden, lässt der Gesetzgeber weitestgehend unbeantwortet. Interne Revision und Risikomanagement sind wichtige Funktionen der Unternehmensführung und insbesondere des Überwachungssystems. Die Frage des Zusammenwirkens dieser beiden wichtigen Unternehmensfunktionen ist nun Thema einer neuen Stellungnahme von DIIR - Deutsches Institut für Interne Revision e.V. und RMA Risk Management & Rating Association e.V.
Die Stundung von Sozialversicherungs- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen gehört zum Maßnahmenkatalog der Bundesregierung, um die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise abzumildern. Diese Option wird insbesondere von Zeitarbeitsfirmen vermehrt genutzt, so das IZS Institut für Zahlungssicherheit, Risiko-Informationsdienstleister für die deutsche Zeitarbeitsbranche. Für Zeitarbeitskräfte leihende Unternehmen erhöht sich damit das Risiko der Subsidiärhaftung deutlich, warnt das IZS. Diese greift, wenn Personaldienstleister fällige Beiträge zur Sozialversicherung (SV) und zur Berufsgenossenschaft (BG) nicht bezahlen können. Verschärft wird die Situation der Branche durch die reale Rezessionsgefahr, so dass perspektivische Umsätze ebenfalls bedroht sind.
Kein wirtschaftlicher Akteur kommt mehr am Thema Compliance vorbei. Denn die "Einhaltung geltender Regeln", mit der der Begriff Compliance oft übersetzt wird, wird von Jahr zu Jahr komplexer: Durchschnittlich 11.000 Regeln und Dokumentationspflichten müssen Unternehmen hierzulande im Blick haben. "Das Compliance-Management muss fünf Funktionen erfüllen können, um den Betrieb vor Regelverstößen zu schützen - und diese möglichst schon vorbeugend auszuschließen", weiß Björn Grabe, Chief Service Delivery Officer (CSDO) von Optimal Systems, Spezialist für Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen.
