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So schützen Personaler sensible Daten


Datenschutz-Tipps für HR-Verantwortliche
Bitkom Akademie: Kostenlose Online-Seminare für Personaler zum Thema Datenschutz

(02.06.15) - Daten sind zu einem wichtigen Rohstoff für Unternehmen geworden. Laut einer Bitkom-Studie nutzen mittlerweile neun von zehn Unternehmen in Deutschland IT-gestützte Datenanalysen für ihre Entscheidungsprozesse. Diese Entwicklung stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz in Unternehmen – etwa im Personalbereich. "Selbst bei sensiblen Mitarbeiterdaten missachten noch zu viele Unternehmen grundlegende gesetzliche Auflagen", sagt Andreas Schulz, Datenschutzbeauftragter des Bitkom e.V. und Berater bei Bitkom Consult. "Schon mit wenigen Maßnahmen lassen sich rechtliche Grauzonen beim Datenschutz vermeiden."

Zu den häufigsten datenschutzrechtlichen Fragen im Unternehmensalltag gibt Bitkom Tipps für Mitarbeiter in Personalabteilungen.

Prozesse dokumentieren
Grundsätzlich gilt, dass sich jeder Mitarbeiter an die verantwortliche Stelle im Unternehmen wenden kann, um Auskunft zu seinen gespeicherten Daten zu erhalten. Dazu zählen die Herkunft der Daten, Zugriffsrechte und Zweck der Speicherung. Da in Personalabteilungen immer besonders viele persönliche Daten gespeichert werden, müssen Informationen zu den Mitarbeitern stets gepflegt und vor allem Prozesse dokumentiert werden.

Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos
Um das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Unternehmens zu stärken und Auftraggebern ein Bild des Teams zu vermitteln, veröffentlichen viele Unternehmen Fotos ihrer Mitarbeiter im Netz.
Dabei gilt: Vor der Veröffentlichung benötigt der Arbeitgeber die freiwillige und schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters.

Aufgeräumter Arbeitsplatz
Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, sollte nach Dienstschluss keine sensiblen Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen. Schon die Einsicht in eine Krankschreibung könnte unbefugten Dritten ermöglichen, sich ein Bild vom Gesundheitszustand des betroffenen Mitarbeiters zu verschaffen. Daher müssen wichtige Dokumente stets verschlossen aufbewahrt werden, wenn der Personaler das Büro verlässt.

Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen
Grundsätzlich besteht eine Verpflichtung, Bewerbungsunterlagen zu vernichten, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt. Zur Entkräftung möglicher Diskriminierungsvorwürfe dürfen die Unterlagen allerdings noch eine Zeitlang aufbewahrt werden. Empfohlen ist eine Aufbewahrung für drei bis sechs Monate. Nach diesem Zeitraum sind die Unterlagen unbedingt zu löschen. Andernfalls sollten Personaler die Einwilligung der Kandidaten einholen. (Bitkom Servicegesellschaft: ra)

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    Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sowie in Bremen müssen ihre Rechnungen ab 27. November 2020 elektronisch ausstellen: PDF-Dokumente ohne strukturierte Zusatzinformationen gelten dann nicht mehr als elektronische Rechnung. Unternehmen, welche diese Verpflichtung unmittelbar betrifft, haben bereits vorgesorgt oder rüsten jetzt ihr Unternehmen rechtssicher - mit der XRechnung. Um die Kriterien zu erfüllen müssen E-Rechnungen zwingend als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können. Dazu wird hierzulande das Format XRechnung als Standard etabliert - die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, mit dem Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten realisiert. Von Seiten des Bundes wurden bereits mit Stichtag 18. April die Weichen für die Umstellung auf die digitale Rechnung gestellt.

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