Elektronischer Rechnungsaustausch

Die Zukunft des E-Invoicing: Über Pflicht, EU und Akzeptanz in Deutschland
Die elektronische Rechnungszustellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist bereits ab 2020 verpflichtend

Die Experten Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann vom eco – Verband der Internetwirtschaft e.V., Stefan Groß vom VeR, Verband elektronische Rechnung sowie Ha Doan von Comarch diskutieren Status und Entwicklung der elektronischen Rechnung. Sie alle sind beim Impulstag Digitalisierung am 25.06. in Garching vor Ort und werden dort mit Mirjana Stanisic-Petrovic vom Fraunhofer IAO umfangreiche Einblicke in ihre Erfahrungen geben.

Wagen Sie den Blick in die Glaskugel – Wann wird der elektronische Rechnungsaustausch hierzulande auch für B2B verpflichtend, wann für B2C?

Stefan Groß (VeR): Das ist wirklich ein Blick in die Glaskugel. Wenn man nach Italien sieht und registriert, wie dort innerhalb kürzester Zeit erfolgreich die Pflicht zum elektronischen Rechnungsaustausch umgesetzt wurde, gehe ich davon aus, dass wir uns auch hierzulande relativ rasch mit der Frage nach verpflichtendem elektronischem Rechnungsaustausch beschäftigen werden. Nach meiner persönlichen Einschätzung ist es durchaus denkbar, dass wir in drei bis vier Jahren ein ähnliches Modell wie in Italien haben werden. Wenn diese Pflicht zum elektronischen Rechnungsaustausch allerdings kommt, dann macht es nur mit einem einheitlichen Datenformat und flächendeckend Sinn, also B2B und B2C.

Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann (eco): Weite Teile des B2B-Bereichs sind über EDIFACT seit Jahren "elektronifiziert". Das Gleiche gilt im B2C-Bereich, wenn man den Begriff der "Elektronischen Rechnung" auf ikonische Formate (wie PDF) ausdehnt. Stellt man sich allerdings die Frage, ab wann gar keine normalen klassischen Papierrechnungen mehr erlaubt sein werden – so meine ich, dass dies nie eintreten wird.

Ha Doan (Comarch): Die elektronische Rechnungszustellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist bereits ab 2020 verpflichtend. In anderen Ländern ist zu beobachten, dass eine entsprechende Regelung für den B2B-Bereich dann oft nicht lange auf sich warten lässt. Doch schon jetzt sind deutsche Unternehmen von derartigen Vorgaben in Bezug auf B2B betroffen, wenn sie z.B. über eine Tochtergesellschaft mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Ländern wie Italien, Türkei oder Russland verfügen. Es ist auch nicht auszuschließen, dass die EU selbst jene Verpflichtung einführt, insbesondere mit Hinblick auf die umfangreichen Tests der PEPPOL-E-Invoicing-Standards (Pan-European Public Procurement OnLine).

In Italien läuft der digitale Rechnungsaustausch über ein zentrales, staatliches Meldesystem, weit verbreitet ist in Deutschland der Austausch via EDI oder ZUGFeRD 2.0. Was ist ihre Meinung zum Modell Italien, zum ZUGFeRD- und zum EDI-Verfahren?

Stefan Groß: In Italien wurde mit der E-Rechnungspflicht ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung der Wirtschaft unternommen. Gerade durch das einheitliche Datenformat erhalten Unternehmen den entscheidenden Vorteil, das Nebeneinander an unterschiedlichsten Rechnungstypologien wie Papier, PDF oder XML zu beenden. Ausgehend von einem einheitlichen Datenformat wiederum können in der ganzen Financial Supply Chain die weiteren Prozesse digital angeflanscht, beschleunigt und automatisiert werden. Entsprechend sehe ich in der italienischen Lösung einen absoluten Prozessbeschleuniger für die Rechnungseingangsbearbeitung. Hier werden dann allerdings unstrukturierte Rechnungsmentalitäten wie Papier oder PDF letztlich obsolet. Mit EDI ist dies etwas anderes. Da es sich hier um zumeist bilaterale Vereinbarungen handelt, die neben den eigentlichen Rechnungsdaten eine Vielzahl weiterer Transaktionsinformationen enthalten, wird EDI seine Daseinsberechtigung wohl behalten.

Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann: Das System in Italien dient insbesondere dazu, die Umsatzsteuerhinterziehung einzudämmen. Jede gestellte Rechnung muss ex ante bei der Finanzverwaltung registriert werden, die Umsatzsteuer wird damit unverzüglich fällig und auch beglichen.

Ha Doan: Die Echtzeitkontrolle von Steuern und Ersparnisse durch Automatisierung bei einer zentralen Plattform sind auch für Deutschland attraktive Anreize. Andere Aspekte wie die Homogenisierung von Standards und Prozessen wurden bei der Initiative in Italien niedriger priorisiert, aber dennoch erreicht. Mit dem zentralen Rechnungseingang des Bundes wird bereits die Grundlage für ein ähnliches Modell geschaffen, wobei viele Länder die Ergebnisse aus Pionierstaaten abwarten. Dazu zählt nicht nur Italien, sondern auch Belgien, Frankreich, die skandinavischen Staaten und viele mehr. Dem Modell von Italien steht EDI nicht gegenüber; EDI ist ein Teil davon. Stattdessen konkurriert es mit anderen Clearance- und Standardisierungsansätzen wie der PEPPOL-Infrastruktur und zahlreichen landesspezifischen Lösungen.

Glauben Sie, dass eine einheitliche EU-weite oder sogar gesamteuropäische Lösung machbar ist?

Stefan Groß: Ich halte es für eher schwierig, aber nicht unmöglich. Das Problem: Für eine EU-weite Lösung bedarf es der Anpassung der sog. Mehrwertssteuersystemrichtlinie, also des europäischen Umsatzsteuergesetzes. Dabei muss man wissen, dass jede Änderung einstimmig über alle europäischen Jurisdiktionen zu erfolgen hat, also alles andere als einfach.

Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann: Ja, man ist in der Standardisierung bei der CEN (Europäisches Komitee für Normung) auf einem guten Weg. Die Standardisierung betrifft nicht nur die EU. Ich kann mir auch vorstellen, dass die EFTA (Europäische Freihandelsassoziation) die Problematik aufgreift.

Ha Doan: Es gibt bereits Initiativen für eine weltweite Homogenisierung von Standards wie GS1, EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) und PEPPOL. Bei letzterem ist die EU stark involviert. Aus der Privatwirtschaft ist bekannt, dass Standards teilweise mit unternehmensspezifischen Anpassungen einiger Felder angewendet werden. In dieser Form wäre ein frühes Stadium einer Vereinheitlichung in der EU vorstellbar.

Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann spricht beim Impulstag Digitalisierung über die Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing. Frage an alle: Welche Faktoren sehen Sie für die Akzeptanz elektronischer Rechnungen?

Stefan Groß: Hauptfaktor für die Akzeptanz der E-Rechnung ist aus meiner Sicht, dass mit der Einführung von E-Invoicing ein klarer Mehrwert einhergehen muss. Werden zwar elektronische, aber lediglich unstrukturierte Daten wie PDF versendet, so spart man nur Papier und Porto. Eine Prozessautomatisierung setzt meiner Meinung nach jedoch die Verwendung strukturierter Rechnungsdaten wie XML oder EDI voraus. Wenn man also mittels E-Invoicing in die Lage versetzt wird, seine Prozesse auf einen höheren digitalen Reifegrade zu heben, wird man die E-Rechnungen akzeptieren und fördern.

Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann: Aus Perspektive des eco – Verbands der Internetwirtschaft muss einer weiteren "Professionalisierung" der Anwender und der Angelegenheiten der Elektronischen Rechnung Vorschub geleistet werden. Erforderliche Maßnahmen zur Akzeptanzsteigerung umfassen die Ausbildung von Nutzern und Involvierten, die Adressierung von Qualitätsfragen und Gütesiegel. Die Anwender brauchen eine möglichst hohe Investitionssicherheit. Ein qualifizierter Erfahrungsaustausch in der Internetwirtschaft und mit relevanten Initiativen anderer Branchen ist sinnvoll. Das monetäre Prozessgrenzkosten-Reduktionspotenzial erscheint völlig unstrittig – die Investitionen für die Systeme der Elektronischen Rechnung sind definitiv rentierlich.

Ha Doan: Trotz der vielen qualitativen und quantitativen Vorteile sowie der Anwendung elektronischer Rechnungszustellung seit Jahrzehnten gibt es immer noch viele Unternehmen, die am Anfang der Digitalisierung stehen. Oft findet das Thema grundsätzlich Akzeptanz, hat aber einen geringeren Stellenwert gegenüber anderen IT-Projekten. Außerdem geht die Einführung häufig stark mit einer Optimierung der grundlegenden Arbeitsprozesse einher, die mehr als nur die IT-Umgebung betrifft. Gepaart mit der teils aufwändigen Kommunikation zur Vorbereitung, Anbindung und Unterstützung von Kunden und Lieferanten sowie Anwendungsschulungen umfasst der organisatorische Teil des Verfahrens einen viel größeren Aufwand als die technische Umsetzung. Diese Erkenntnis ist essentiell für die erfolgreiche Umsetzung und Akzeptanz von E-Invoicing nicht nur bei einem Unternehmen selbst, sondern auch bei seinen Partnern.

Mirjana Stanisic-Petrovic vom Fraunhofer IAO nimmt E-Invoicing in Deutschland unter die Lupe. Wo stehen die Unternehmen? Wo drückt der Schuh?

Stefan Groß: Der Stand ist nach meiner Wahrnehmung ganz unterschiedlich, große Unternehmen zeigen einen höheren Reifegrad und haben E-Rechnungsformate jeglicher Couleur im Einsatz. Der Mittelstand wird zunehmend auf die Digitalisierung eingeschworen. Bei kleinen Unternehmen stößt man eher auf unstrukturierte Rechnungsformate wie PDF. Beim internationalen Vergleich fallen wir allerdings teilweise deutlich ab. Für Lösungen, die wir in Italien und einigen nördlichen Ländern sehen, bedarf es dringend eines Impulses vom Gesetzgeber. Im Übrigen: Die Einführung in Italien erfolgte gerade mal innerhalb von 6 Monaten, aus Sicht des Steuerrechts ist das Lichtgeschwindigkeit.

Ha Doan: Auf dem deutschen Markt existiert eine hohe Heterogenität. In unseren Projekten haben wir sowohl mit Unternehmen zu tun, die noch beinahe vollständig papierbasiert arbeiten als auch mit Firmen, die bereits eine eigene Umsetzung gestartet haben. Einige Unternehmen setzen ihre Partner stark unter Druck, während andere von ihren Partnern unter Druck gesetzt werden, elektronische Rechnungen auszutauschen. Der Anwendungsgrad ist industrieabhängig und durch die starke Vernetzung von Unternehmen innerhalb einer Branche ergibt sich oft eine Kettenreaktion. Aufgrund gesetzlicher Änderungen oder bestimmter Geschäftspartner muss eine Einführung elektronischer Rechnungen dann teilweise sehr schnell erfolgen.
(Comarch: ra)

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