- Anzeigen -

Sie sind hier: Home » Markt » Hintergrund

Compliance-Probleme bei der E-Mail-Archivierung


Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Compliance-Regeln nochmals verschärft und E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt
Ca. 80 Prozent aller deutscher Unternehmen bewegen sich auf mehr als juristisch dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht


(22.08.07) - Die gesetzliche Grundlage ist eindeutig und bereits vor einigen Jahren geschaffen worden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten bereits seit dem 01. Januar 2002. In diesen schreibt das Bundesministerium für Finanzen Unternehmen verpflichtend vor, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen zu können. Hierzu gehören auch steuerrelevante E-Mails.

Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Compliance-Regeln nochmals verschärft und E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt. Darauf weist Allgeier IT Solutions hin. Unternehmen sind somit zu einer lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen verpflichtet. Und diese müssen zudem auch noch schnell recherchierbar sein.

Fängt man an, in deutschen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung zu recherchieren, stellt man sehr schnell fest, dass in den meisten Unternehmen nicht einmal klare Regeln für die Mitarbeiter existieren, geschweige denn, dass die gesetzlichen Vorgaben mit entsprechenden IT-Hilfsmitteln umgesetzt wurden. Ob E-Mails nun GDPdU- oder nur GOB-konform, nach Solvency II, Sarbanes-Oxley (SOX) oder nach anderen Vorschriften oder gar nicht aufbewahrungspflichtig sind - in kaum einem Unternehmen gibt es eindeutige Vorgaben für die Mitarbeiter. Und somit bewegen sich nach einer vorsichtigen Schätzung ca. 80 Prozent aller deutscher Unternehmen auf mehr als juristisch dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht.

Mit dem komplexen Thema E-Mail-Archivierung einhergehend ist zudem das Thema Document-Lifecycle-Management, was bedeutet, alle Arten von Dokumenten - ob nun in elektronischer Form oder als Hardcopies - zu einem Geschäftsvorgang zusammengefasst zu speichern bzw. zu archivieren, so dass man diese eindeutig zugeordnet schnell im Zugriff hat.

Die Anforderungen also sind enorm und ohne entsprechende Hilfswerkzeuge kaum zu handhaben. Unterschätzt wird oftmals auch der zeitliche Aspekt, wenn es um die Recherche geht. Und Zeit ist bekanntermaßen Geld.

Ungeachtet der gesetzlichen Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung entlastet eine organisierte E-Mail-Archivierung auch die persönlichen Postfächer und damit auch die entsprechenden Mail-Server, die aufgrund steigender E-Mail-Korrespondenz mit entsprechenden Anhängen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Eine regelkonforme Archivierung von E-Mails erfolgt über automatische Richtlinien. Zusätzlich sollten aber auch über Regeln und Filter oder manuelle Einzeleingaben persönliche Postfächer hinsichtlich der Archivierung organisiert werden können. Neben der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ist ebenfalls ein Lifecycle-Management der E-Mails wichtig.

Mit einer klaren Zuordnung zu Geschäftsprozessen lassen sich E-Mails in Sekundenschnelle recherchieren, ohne dass dabei auf zugehörige Informationen verzichtet zu muss. Eine entsprechende Volltext-Recherchemöglichkeit sollte hierbei auch entsprechende Dateianhänge berücksichtigen. (Allgeier: ra)

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Markt / Hintergrund

  • Verbraucherschutz bei Legal Tech

    Mieten, Flüge, Versicherungs-Ärger: Immer mehr Verbraucher und Unternehmen nutzen Legal Tech, um ihre Rechte durchzusetzen. Doch es besteht zunehmende Unsicherheit, welche Geschäftsmodelle zulässig sind und welche nicht. Der Bundesrat beriet über den Gesetzentwurf zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im Rechtsdienstleistungsmarkt. Bayerns Justizminister Georg Eisenreich begrüßt in seiner Rede in der Länderkammer den Vorstoß: "Es ist gut, dass die Bundesregierung nun reagiert. Der Gesetzentwurf ist aber nur ein erster Schritt. Weitere müssen folgen."

  • Sind Frauen die besseren Führungskräfte?

    Talent Management-Expertin Doris Pearce-Niederwieser von SumTotal Systems wirft einen Blick auf Entwicklungen und Analysen der letzten zwölf Monate. Ihr Fokus richtet sich dabei vor allem auf Karriereaspekte und das Berufsleben von Frauen. Im Laufe des Pandemiejahrs März 2020 - März 2021 gab und gibt es zahlreiche Auswirkungen, die Frauen besonders stark betreffen. Gerade in der Krise zeigten sich aber auch Führungsqualitäten, die die Fragen aufwerfen: Sind Frauen die besseren Führungskräfte? Und wie lassen sich Diversitäts-Defizite überwinden?

  • Datenschutz-Prognosen für das Jahr 2021

    Laut den Kaspersky-Experten wird es im Jahr 2021 große Veränderungen im Bereich Datenschutz geben - sowohl aus Verbraucher- als auch aus Unternehmens- und Regierungsperspektive. So werden Hersteller und Dienste immer mehr und unterschiedliche Daten sammeln, während Regierungen mit immer neuen Regelungen reagieren werden. Zudem werden Nutzer Datenschutz voraussichtlich zunehmend als Mehrwert betrachten, für den sie bereit sind zu zahlen. Das Jahr 2020 hat mit der Corona-Pandemie gezeigt, wie wichtig eine vernetzte Infrastruktur und digitale Dienste für das tägliche Leben geworden sind. Die Prognosen entstanden auf Grundlage der von den Datenschutzexperten von Kaspersky beobachteten Verschiebungen und Trends im Jahr 2020. Laut den Forschern sind die Differenzen zwischen den unterschiedlichen Stakeholdern in der Diskussion rund um den Datenschutz und das Sammeln von Daten ein Ergebnis der folgenden Entwicklungen.

  • Schrems II: Das Dilemma der KMU

    Vor 40 Jahren wurde die europäische Datenschutzkonvention unterzeichnet. Jährlich wird deshalb am 28. Januar der Europäische Datenschutztag begangen. Der Datenschutz stellt Unternehmen weiterhin vor große Herausforderungen: Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshof in Sachen Schrems II wächst der Druck auf kleine und mittlere Unternehmen, ihre Prozesse und Abläufe neu evaluieren und den Regularien der EU-DSGVO anzupassen. Mareike Vogt, Fachexpertin für Datenschutz bei TÜV SÜD, beleuchtet dieses aktuelle Thema näher. Die EU-DSGVO gibt vor, dass der Transfer personenbezogener Daten an einen Staat außerhalb der EU/EWR unter anderem nur erlaubt ist, wenn die Zielländer oder -organisationen einen gleichwertigen Datenschutz zur Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) garantieren. Diese Anforderung erfüllen beispielsweise die Vereinigten Staaten von Amerika nicht, weswegen der EU Privacy Shield vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in der Klage Schrems II gekippt wurde.

  • Trends für die ERP-Strategie 2021

    2020 war kein normales Jahr; 2021 wird es allem Anschein nach auch nicht. In unsicheren Zeiten fahren viele Unternehmen "auf kurze Sicht". Umsichtige Manager dagegen richten jetzt ihre Unternehmens-IT auf eine tragfähige Zukunft aus und modernisieren ihr ERP-System. Aus der eigenen Projekterfahrung sowie zahlreichen Marktstudien hat der Software-Hersteller proAlpha dafür zehn Kernbereiche identifiziert: Ganz oben auf der Innovationsagenda steht für fast jeden zweiten Mittelständler die Prozessoptimierung. Das ergab eine Studie von teknowlogy | PAC im Auftrag von proAlpha 2020. Um dafür möglichst lohnende Ansatzpunkte zu identifizieren, befassen sich immer mehr Unternehmen mit Process Mining. 41 Prozent, so die Studie, sehen darin ein großes Potenzial - Tendenz steigend.