Revisionssichere Archivierung ist wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen Ein rein revisionssicheres Archivierungssystem genügt diesen Compliance-Anforderungen nicht
(16.06.09) - Ein Archivierungskonzept besteht nicht nur aus einer technischen und organisatorischen, sondern auch aus einer rechtlichen Komponente. Es muss sichergestellt werden, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten eingehalten werden und eine Konformität mit den relevanten Rechtsvorschriften erreicht wird. Häufig wird die Revisionssicherheit der Archivierung eingefordert. Damit ist aber die Rechtssicherheit nicht zwingend gegeben.
Revisionssicherheit ist gewährleistet, wenn alle gesetzlichen Vorschriften bezogen auf die Aufbewahrung von Informationen aus dem Finanzrecht eingehalten werden. Das Recht besteht aber nicht nur aus finanzrechtlichen Vorschriften. Zu denken ist etwa an den Datenschutz oder auch an vertragliche Regelungen. Für die rechtssichere Archivierung ist eine vorgeschaltete Analyse der im jeweiligen Einzelfall rechtlich relevanten Vorschriften daher unumgänglich.
Ein Archivsystem arbeitet dann revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis hin zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren gehen kann, noch verändert wird. Ob ein Gesamtsystem, bestehend aus Client, Server, Betriebssystem und Datensicherung, revisionssicher ist, hängt unter anderem von der Installation und der Administration im laufenden Betrieb ab. Revisionssichere Archivierung ist somit ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.
Revisionssicher ist aber eben nicht zwangsläufig gleich rechtssicher. Die revisionssichere ist lediglich ein Bestandteil der rechtsicheren Archivierung. Die revisionssichere Archivierung orientiert sich vornehmlich an den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts, die rechtssichere greift alle relevanten Vorschriften auf. Wünschenswert ist somit eine rechtsichere und nicht nur eine revisionssichere Archivierung.
Die Problematik lässt sich kurz anhand der Archivierung von E-Mails in einem Krankenhaus erläutern. Je nach Art der Inhalte gelten per Gesetz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Bei reinen Terminabstimmungen zwischen verschiedenen Mitarbeitern handelt es sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz um personenbezogene Daten. Wie lange diese in den Archiven des Krankenhauses aufbewahrt werden müssen, bestimmt der jeweilige Datenschutzbeauftragte der Klinik. Denkbar wäre zum Beispiel eine Dauer von drei Monaten. Wesentlich länger sind dagegen die Aufbewahrungsfristen für digitale Röntgenaufnahmen – 30 Jahre, gemäß § 28 RöntVO – oder steuerlichrelevante Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen bei Lieferanten – üblicherweise zehn Jahre oder länger.
Ein rein revisionssicheres Archivierungssystem genügt diesen Compliance-Anforderungen nicht: Weder sollte die E-Mail mit der Terminabstimmung noch die Röntgenaufnahme zehn Jahre aufbewahrt werden, jene Aufbewahrungsdauer, die die revisionssichere Archivierung gewährleistet. Vielmehr muss die Terminvereinbarung bereits nach drei Monaten gelöscht und die Röntgenaufnahme noch weitere 20 Jahre archiviert werden. (Wilfried Reiners, Comidd: ra)
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Das Bundesjustizministerium hat am 13.06.2025 den Entwurf für ein Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung veröffentlicht. Der bayerische Staatsminister der Justiz Georg Eisenreich: "Ich begrüße, dass die neue Bundesjustizministerin unseren Vorschlag für eine Änderung des Beurkundungsrechts aufgreift. Für die Digitalisierung der Justiz ist auch die Modernisierung von Bundesgesetzen notwendig. Der bestehende gesetzliche Rahmen ist noch viel zu oft ein Hemmschuh und muss durch den Bund an vielen Stellen modernisiert werden."
Die Justizministerinnen und Justizminister berieten auf ihrer Frühjahrskonferenz am 5. und 6. Juni 2025 in Bad Schandau über einen neuen Pakt für den Rechtsstaat. Auch Bundesjustizministerin Dr. Stefanie Hubig nimmt an der Konferenz teil. Im Koalitionsvertrag hatten CDU, CSU und SPD vereinbart, mit einem neuen Pakt für den Rechtsstaat gemeinsam mit den Ländern die Justiz zukunftsfest zu machen. Demnach soll der neue Pakt für den Rechtsstaat auf drei Säulen basieren: einer verbesserten Digitalisierung, einer Verschlankung und Beschleunigung von Verfahrensabläufen sowie einer personellen Stärkung.
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigt unter anderem die Lebensversicherer. Allein die BaFin ist berechtigt einen Insolvenzantrag zu stellen, § 312 Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG). Die BaFin hat jedoch mehrere Alternativen, wie beispielweise die Bestandsübertragung oder die Herabsetzung der Leistungen in der Lebensversicherung. In Frage kommt fallweise, dass die private Auffanggesellschaft "Protektor Lebensversicherungs-AG" die Rechtsansprüche der Kunden insolventer Lebensversicherer "sichert", indem die Versicherungsverträge zur Aufrechterhaltung von garantierten Leistungen und Risikoschutz übernommen werden; §§ 221-231 VAG. Die Übernahme der Verträge bedarf einer Anordnung der BaFin, § 222 VAG - nur bis zu fünf Prozent der Garantieleistungen können dabei gekürzt werden. Bei dieser Gelegenheit können auch Tarifbestimmungen und Versicherungsbedingen angepasst werden. Freiwillig sind inzwischen auch 22 Pensionskassen dieser Sicherungseinrichtung freiwillig beigetreten.
Durch Steuerhinterziehung entgehen dem deutschen Staat nach Schätzungen der Deutschen Steuergewerkschaft jedes Jahr 50 Milliarden Euro. Bayerns Justizminister Georg Eisenreich: "Die ganz große Mehrheit der Menschen und Unternehmen zahlen ordnungsgemäß. Wir gehen gegen die schwarzen Schafe vor. Steuerstraftaten sind schwer nachweisbar. Die Ermittlungen sind oftmals umfangreich und komplex. Hinzu kommen neue Deliktsphänomene und zunehmend große Datenmengen. Deshalb setzt die bayerische Justiz auf Spezialisierung. Dazu habe ich das Kompetenzzentrum Steuerstrafrecht bei der Staatsanwaltschaft München I eingerichtet."
Keepit veröffentlichte ihren Berichts "Intelligent Data Governance: Why taking control of your data is key for operational continuity and innovation" (Intelligente Data-Governance: Warum die Kontrolle über Ihre Daten entscheidend für betriebliche Kontinuität und Innovation ist). Der Bericht befasst sich mit der grundlegenden Bedeutung der Datenkontrolle im Zeitalter der KI, wobei der Schwerpunkt auf der Sicherstellung der Cyber-Resilienz und Compliance moderner Unternehmen liegt.
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