Sie sind hier: Home » Markt » Hintergrund

Revisionssicher heißt nicht immer rechtssicher


Revisionssichere Archivierung ist wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen
Ein rein revisionssicheres Archivierungssystem genügt diesen Compliance-Anforderungen nicht


(16.06.09) - Ein Archivierungskonzept besteht nicht nur aus einer technischen und organisatorischen, sondern auch aus einer rechtlichen Komponente. Es muss sichergestellt werden, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten eingehalten werden und eine Konformität mit den relevanten Rechtsvorschriften erreicht wird. Häufig wird die Revisionssicherheit der Archivierung eingefordert. Damit ist aber die Rechtssicherheit nicht zwingend gegeben.

Revisionssicherheit ist gewährleistet, wenn alle gesetzlichen Vorschriften bezogen auf die Aufbewahrung von Informationen aus dem Finanzrecht eingehalten werden. Das Recht besteht aber nicht nur aus finanzrechtlichen Vorschriften. Zu denken ist etwa an den Datenschutz oder auch an vertragliche Regelungen. Für die rechtssichere Archivierung ist eine vorgeschaltete Analyse der im jeweiligen Einzelfall rechtlich relevanten Vorschriften daher unumgänglich.

Ein Archivsystem arbeitet dann revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis hin zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren gehen kann, noch verändert wird. Ob ein Gesamtsystem, bestehend aus Client, Server, Betriebssystem und Datensicherung, revisionssicher ist, hängt unter anderem von der Installation und der Administration im laufenden Betrieb ab. Revisionssichere Archivierung ist somit ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

Revisionssicher ist aber eben nicht zwangsläufig gleich rechtssicher. Die revisionssichere ist lediglich ein Bestandteil der rechtsicheren Archivierung. Die revisionssichere Archivierung orientiert sich vornehmlich an den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts, die rechtssichere greift alle relevanten Vorschriften auf. Wünschenswert ist somit eine rechtsichere und nicht nur eine revisionssichere Archivierung.

Die Problematik lässt sich kurz anhand der Archivierung von E-Mails in einem Krankenhaus erläutern. Je nach Art der Inhalte gelten per Gesetz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Bei reinen Terminabstimmungen zwischen verschiedenen Mitarbeitern handelt es sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz um personenbezogene Daten. Wie lange diese in den Archiven des Krankenhauses aufbewahrt werden müssen, bestimmt der jeweilige Datenschutzbeauftragte der Klinik. Denkbar wäre zum Beispiel eine Dauer von drei Monaten. Wesentlich länger sind dagegen die Aufbewahrungsfristen für digitale Röntgenaufnahmen – 30 Jahre, gemäß § 28 RöntVO – oder steuerlichrelevante Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen bei Lieferanten – üblicherweise zehn Jahre oder länger.

Ein rein revisionssicheres Archivierungssystem genügt diesen Compliance-Anforderungen nicht: Weder sollte die E-Mail mit der Terminabstimmung noch die Röntgenaufnahme zehn Jahre aufbewahrt werden, jene Aufbewahrungsdauer, die die revisionssichere Archivierung gewährleistet. Vielmehr muss die Terminvereinbarung bereits nach drei Monaten gelöscht und die Röntgenaufnahme noch weitere 20 Jahre archiviert werden. (Wilfried Reiners, Comidd: ra)

Comidd: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.


Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Markt / Hintergrund

  • Insider-Risiken bleiben relevant

    Die unermüdliche Weiterentwicklung Künstlicher Intelligenz beschleunigt die Evolution bestehender Betrugsszenarien. In unserem Tagesgeschäft - der Betrugsprävention - beobachten wir besonders im E-Commerce neue Herausforderungen, die differenziert betrachtet werden müssen.

  • Leben ohne Digitalzwang

    Menschen, die auf bestimmte Dienstleistungen im Alltag angewiesen sind, haben einen Anspruch darauf, diese auch analog nutzen zu können. Dies ist das Kernergebnis des Rechtsgutachtens, das am 11.12.2024 auf Initiative des Vereins Digitalcourage vom Netzwerk Datenschutzexpertise vorgelegt wurde.

  • DORA am 17. Januar 2025 in Kraft

    Mit Blick auf das Jahr 2025 sticht ein Element bei der Einführung und Weiterentwicklung generativer künstlicher Intelligenz (KI) hervor: die Datensicherheit. Da generative KI-Modelle riesige Datenmengen benötigen, um zu lernen und Inhalte zu generieren, wird die Gewährleistung des Datenschutzes, der Vertraulichkeit und der Integrität dieser Daten von größter Bedeutung sein.

  • Schutz der privaten Sparer

    Seit über 45 Jahren gibt es den Einlagensicherungsfonds der privaten Banken. Seitdem sichert er zuverlässig die Guthaben der Sparerinnen und Sparer ab, falls es zum Entschädigungsfall kommt. Klar ist jedoch, dass selbst ein funktionierendes System regelmäßig auf den Prüfstand gestellt und zur Verbesserung gegebenenfalls angepasst werden muss.

  • Verschiebung der Einreichfrist

    Die Europäischen Aufsichtsbehörden (ESAs) haben eine Verschiebung der Einreichfrist der Informationsregister auf 30. April 2025 bekanntgegeben (Quelle: The ESAs announce timeline to collect information for the designation of critical ICT third-party service providers under the Digital Operational Resilience Act | European Banking Authority). Grund dafür ist u. a. die Verzögerung bei der Finalisierung der technischen Implementierungsstandards (ITS).

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf "Alle akzeptieren" erklären Sie sich damit einverstanden. Erweiterte Einstellungen