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Compliance bei der Software-Lizenzierung


Mit Software Asset Management die Compliance- und Audit-Fähigkeit zu behalten
Kampf gegen das Lizenzchaos: Tipps für ein erfolgreiches Software Asset Management


(05.12.08) - Noch immer vernachlässigen viele Unternehmen das Thema Software Asset Management (SAM), obwohl die Nutzung von Software ohne Lizenz neben rechtlichen und finanziellen Risiken auch Imageschäden zur Folge haben kann. Laut Business Software Alliance (BSA) mussten deutsche Unternehmen im letzten Jahr rund 2,8 Millionen Euro an Schadensersatz und nachträglichen Lizenzierungskosten zahlen.

Dabei liegen die Vorteile eines Software Asset Managements auf der Hand: Dem Marktforschungsinstitut Gartner zufolge können Unternehmen mit einer SAM-Initiative bis zu 30 Prozent ihres IT-Budgets einsparen. FrontRange Solutions zeigt die wichtigsten Tipps und Stolperfallen, die Unternehmen bei der Einführung eines Software Asset Managements beachten sollten:

1. Inventarisierung
Die meisten Unternehmen geben zu viel Geld für IT-Hardware und -Software aus. Oftmals werden neue Rechner oder Softwareanwendungen erworben, weil der Überblick über bereits vorhandene IT-Assets fehlt. Der erste Schritt einer SAM-Initiative sollte deshalb immer eine komplette Inventarisierung sein, die einen Überblick über die gesamten im Unternehmen vorhandenen Desktop-PCs, Notebooks und Applikationen gibt.

2. Lizenzerfassung
Viele Unternehmen haben für ihre Softwareanwendungen entweder zu viele oder zu wenige Lizenzen erworben. Beides kostet Geld: Entweder müssen Lizenzen nachgekauft werden, oder es drohen Bußgelder für die Unterlizenzierung. Auf die Inventarisierung sollte deshalb eine Lizenzerfassung folgen, die Auskunft gibt über eingekaufte Lizenzen und die tatsächlich installierten Anwendungen. Im Zuge dessen sollte zudem eine Übersicht erstellt werden, die aufzeigt, wann welche Lizenzen auslaufen und neu bestellt werden müssen. Mit Hilfe eines solchen Überblicks kann neue Software bedarfsgerecht eingekauft werden.

3. Überblick über die Softwarenutzung
Die Ergebnisse der Lizenzerfassung sollten anschließend mit der aktuellen Nutzung der Softwareanwendungen abgeglichen werden. Hier stellen sich Fragen wie: Hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die benötigte Software? Wird die auf einem Rechner installierte Anwendung tatsächlich verwendet oder nicht? Statt Geld für Lizenzen nicht genutzter Applikationen zu verschenken, können Unternehmen hier weitere potenzielle Einsparmöglichkeiten erschließen.

4. Verwaltung der Ergebnisse
Software Asset Management ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortwährender Prozess. Unternehmen sollten deshalb keinesfalls den Fehler begehen, die an diesem Punkt zusammengetragenen Ergebnisse auf sich beruhen zu lassen. Denn dann verlieren die gesammelten Ergebnisse über kurze Zeit ihre Relevanz und das Projekt muss zu einem späteren Zeitpunkt erneut begonnen werden. Stattdessen sollten Unternehmen die Resultate über Hardware, Software und Lizenzen gegliedert verwalten und in regelmäßigen Abständen aktualisieren.

"Die wachsenden IT-Infrastrukturen machen es für Unternehmen immer wichtiger und gleichzeitig schwieriger, ihr Software- und Lizenzmanagement im Griff zu behalten", so Anton Kreuzer, Geschäftsführer von FrontRange Solutions. "Die genannten Prozesse manuell durchzuführen ist aus Zeit- und Kostengründen heute kaum mehr möglich. Eine professionelle SAM-Lösung kann dies automatisieren und weitaus einfacher und effizienter realisieren. So unterstützen wir Unternehmen dabei, kein Geld durch Überlizenzierungen zu verlieren oder rechtliche Risiken durch Unterlizenzierungen einzugehen beziehungsweise ihre Compliance- und Audit-Fähigkeit zu behalten." (Frontrange: ra)

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Meldungen: Markt / Hintergrund

  • Stabilität für Datenübertragungen

    Der Brexit wird die rechtlichen Bedingungen für den Transfer personenbezogener Daten zwischen Großbritannien und den EU-Ländern verändern. Bislang gilt das Datenschutzniveau eines Mitgliedsstaats per se und ohne weitere Prüfungen als angemessen. Innerhalb der Europäischen Union sind Datenübermittlungen also rechtlich genauso zu behandeln wie Datenübermittlungen innerhalb Deutschlands. Weiterer Prüfungen oder gesonderter Vertragskonstrukte, wie sie beispielsweise mit den USA bestehen, bedarf es nicht. Nach dem Brexit wird Großbritannien zum Drittland, hierfür gilt datenschutzrechtlich zurzeit noch § 4 b BDSG und zukünftig Art. 44 ff. der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Wer personenbezogene Daten in ein Drittland übermitteln möchte, der muss sicherstellen, dass der Zielstaat ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

  • Klinik braucht "Klinik-Konzession"

    Bei der Wettbewerbszentrale sind im Jahr 2016 etwa 450 Anfragen und Beschwerden wegen unlauteren Wettbewerbs im Bereich Gesundheit (Apotheker, Ärzte, Heilberufe, Krankenkassen, Pharmaindustrie) eingegangen. In 2017 hat die Wettbewerbszentrale bislang 203 Fälle in diesem Bereich bearbeitet, im ersten Halbjahr 2016 waren es 233 Fälle. Hinzu kommen weitere Fälle aus dem Bereich der Gesundheitshandwerke/Medizinprodukte wie z.B. Augenoptiker, die sich auf 375 Vorgänge in 2016 und bislang rund 160 Fälle in 2017 belaufen.

  • Doppelte Herausforderung: IT und Recht

    Beim Juristischen Forum von Konica Minolta IT Solutions drehte sich alles rund um die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es zeigte sich: Branchenübergreifend stehen viele Unternehmen immer noch ganz am Anfang. Die Unsicherheit in Unternehmen ist groß, denn die konkrete Umsetzung der neuen Verordnung ist komplex und feste Fahrpläne gibt es nicht. Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) bringt eine Vielzahl an Veränderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten mit sich. Unternehmen müssen die neuen Anforderungen im Bereich Datenschutz bis zum 25. Mai 2018 erfüllen. Aus dem Forum ging hervor, dass in den Unternehmen nicht nur ein punktueller, sondern ein grundlegender Informationsbedarf besteht.

  • Rechtliche Anpassungen erforderlich

    "Das Kundengeschäft unserer Institute wird durch den Brexit nicht beeinflusst", erklärt Michael Kemmer, Hauptgeschäftsführer des Bankenverbandes, heute in Frankfurt. Zwar bedauere der Bankenverband die Ankündigung eines harten Brexit durch die britische Premierministerin Theresa May, die unmittelbaren Auswirkungen auf deutsche Institute seien aber begrenzt. "Deutsche Banken werden in den nächsten beiden Jahren Geschäft nach Deutschland verlagern, dies ist schon heute aufsichtlich und organisatorisch relativ einfach", betont Kemmer. Der Bankenverband geht davon aus, dass London auch weiterhin ein bedeutender Finanzplatz bleibe. Insofern sei kein vollständiger Rückzug der Institute zu erwarten. "Das Vereinigte Königreich wird nach dem Austritt den Status eines Drittlandes erhalten. Dies ist für unsere Institute nichts Ungewöhnliches", so Kemmer. Für die Sicherung bestehender Geschäfte seien aber rechtliche Anpassungen erforderlich.

  • 2017 für Blockchain ein entscheidendes Jahr

    Die Blockchain ist eine Querschnittstechnologie mit hohem disruptiven Potenzial für viele Wirtschaftsbereiche. Damit neue Geschäftsideen mittelfristig umgesetzt werden können, gilt es im Jahr 2017 die technischen und rechtlichen Grundlagen zu schaffen. "Wissenschaft und Privatwirtschaft stellen 2017 mehr Ressourcen denn je für die Erforschung der Blockchain zur Verfügung", sagt Stephan Zimprich, Leiter der Kompetenzgruppe (KG) Blockchain im eco - Verband der Internetwirtschaft e. V.