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Compliance bei der Software-Lizenzierung


Mit Software Asset Management die Compliance- und Audit-Fähigkeit zu behalten
Kampf gegen das Lizenzchaos: Tipps für ein erfolgreiches Software Asset Management


(05.12.08) - Noch immer vernachlässigen viele Unternehmen das Thema Software Asset Management (SAM), obwohl die Nutzung von Software ohne Lizenz neben rechtlichen und finanziellen Risiken auch Imageschäden zur Folge haben kann. Laut Business Software Alliance (BSA) mussten deutsche Unternehmen im letzten Jahr rund 2,8 Millionen Euro an Schadensersatz und nachträglichen Lizenzierungskosten zahlen.

Dabei liegen die Vorteile eines Software Asset Managements auf der Hand: Dem Marktforschungsinstitut Gartner zufolge können Unternehmen mit einer SAM-Initiative bis zu 30 Prozent ihres IT-Budgets einsparen. FrontRange Solutions zeigt die wichtigsten Tipps und Stolperfallen, die Unternehmen bei der Einführung eines Software Asset Managements beachten sollten:

1. Inventarisierung
Die meisten Unternehmen geben zu viel Geld für IT-Hardware und -Software aus. Oftmals werden neue Rechner oder Softwareanwendungen erworben, weil der Überblick über bereits vorhandene IT-Assets fehlt. Der erste Schritt einer SAM-Initiative sollte deshalb immer eine komplette Inventarisierung sein, die einen Überblick über die gesamten im Unternehmen vorhandenen Desktop-PCs, Notebooks und Applikationen gibt.

2. Lizenzerfassung
Viele Unternehmen haben für ihre Softwareanwendungen entweder zu viele oder zu wenige Lizenzen erworben. Beides kostet Geld: Entweder müssen Lizenzen nachgekauft werden, oder es drohen Bußgelder für die Unterlizenzierung. Auf die Inventarisierung sollte deshalb eine Lizenzerfassung folgen, die Auskunft gibt über eingekaufte Lizenzen und die tatsächlich installierten Anwendungen. Im Zuge dessen sollte zudem eine Übersicht erstellt werden, die aufzeigt, wann welche Lizenzen auslaufen und neu bestellt werden müssen. Mit Hilfe eines solchen Überblicks kann neue Software bedarfsgerecht eingekauft werden.

3. Überblick über die Softwarenutzung
Die Ergebnisse der Lizenzerfassung sollten anschließend mit der aktuellen Nutzung der Softwareanwendungen abgeglichen werden. Hier stellen sich Fragen wie: Hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die benötigte Software? Wird die auf einem Rechner installierte Anwendung tatsächlich verwendet oder nicht? Statt Geld für Lizenzen nicht genutzter Applikationen zu verschenken, können Unternehmen hier weitere potenzielle Einsparmöglichkeiten erschließen.

4. Verwaltung der Ergebnisse
Software Asset Management ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortwährender Prozess. Unternehmen sollten deshalb keinesfalls den Fehler begehen, die an diesem Punkt zusammengetragenen Ergebnisse auf sich beruhen zu lassen. Denn dann verlieren die gesammelten Ergebnisse über kurze Zeit ihre Relevanz und das Projekt muss zu einem späteren Zeitpunkt erneut begonnen werden. Stattdessen sollten Unternehmen die Resultate über Hardware, Software und Lizenzen gegliedert verwalten und in regelmäßigen Abständen aktualisieren.

"Die wachsenden IT-Infrastrukturen machen es für Unternehmen immer wichtiger und gleichzeitig schwieriger, ihr Software- und Lizenzmanagement im Griff zu behalten", so Anton Kreuzer, Geschäftsführer von FrontRange Solutions. "Die genannten Prozesse manuell durchzuführen ist aus Zeit- und Kostengründen heute kaum mehr möglich. Eine professionelle SAM-Lösung kann dies automatisieren und weitaus einfacher und effizienter realisieren. So unterstützen wir Unternehmen dabei, kein Geld durch Überlizenzierungen zu verlieren oder rechtliche Risiken durch Unterlizenzierungen einzugehen beziehungsweise ihre Compliance- und Audit-Fähigkeit zu behalten." (Frontrange: ra)

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Meldungen: Markt / Hintergrund

  • Datenschutz für digitale Handelsbeziehungen

    Vertreter der Internetwirtschaft aus Europa und den USA sowie der US-Politik haben am 22. Mai die Weichen gestellt für einen besseren transatlantischen Datenschutz. Der spielt, so waren sich die Teilnehmer im Ergebnis einig, eine immer wichtigere Rolle für die Wirtschaft auf beiden Seiten des Atlantiks. Das Privacy Shield muss daher gestärkt werden. Zu den Gesprächen hatte der eco - Verband der Internetwirtschaft e. V. und sein US-amerikanischer Partnerverband i2Coalition eingeladen. Die Roundtable-Gespräche in Washington D.C. waren der dritte und vorerst letzte Termin der Veranstaltungsreihe, die am 7. Februar in Brüssel gestartet und am 12. Februar in Berlin fortgesetzt wurde.

  • Wahrung der Compliance im Blick

    Zwei Gesetzesvorgaben drängen derzeit die Chefetagen, sich mit dem Thema Verschlüsselung zu beschäftigen. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) trat am 25. Mai 2018 in Kraft und stärkt die Datenschutzrechte von Privatpersonen. Die Verschlüsselung personenbezogener Daten ist durch sie EU-weit gesetzliche Pflicht geworden. Empfindliche Bußgelder, gepaart mit der hohen Chance, dass Verstöße gegen die EU DSGVO tatsächlich auffallen, sorgen dafür, dass Unternehmen sich zunehmend um die Wahrung ihrer Compliance sorgen. Bereits 2016, zwei Jahre vor Inkrafttreten der EU DSGVO, wurde die Know-how-Schutz-Richtlinie der Europäischen Union zur Förderung der Binnenwirtschaft veröffentlicht. Ihr Ziel ist es, im EU-Raum einheitliche Schutzregeln für Geschäftsgeheimnisse zu schaffen. In Deutschland wurden die Vorgaben am 21. März 2019 im Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) als neues Stammgesetz verabschiedet. Jetzt müssen Geschäftsgeheimnisse, um rechtlich als solche zu gelten, nachweisbar von den Unternehmen geschützt werden. Wer sensible Daten unverschlüsselt versendet, bleibt ohne gesetzlichen Schutz, wenn Geschäftsgeheimnisse beim Datenversand abgefangen und von anderen genutzt werden.

  • Verwendung der personenbezogenen Daten

    Im ersten Jahr der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kehrte in die Unternehmen eine größere Datenhygiene ein. Sie waren gezwungen einen besseren Schutz und eine verantwortungsbewusstere Verwaltung der Daten europäischer Bürger zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, mussten die Unternehmen den Überblick über die Vorhaltung von Datenbeständen erhalten, die oft über mehrere verschiedene Abteilungen verstreut aufbewahrt wurden. Nur auf einer einheitlichen Datenbasis - die oftmals als Data dictionary oder data repository bezeichnet wird - konnte festgestellt werden, ob die Erlaubnis zur Verwendung der personenbezogenen Daten tatsächlich vorliegt.

  • Zu wenig Klarheit im Umgang mit der DSGVO

    Am 25. Mai gilt die DSGVO seit einem Jahr in allen EU-Mitgliedstaaten. In dieser Zeit haben die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern (DSK) und der Europäische Datenschutzausschuss kontinuierlich neue Merkblätter und Orientierungshilfen veröffentlicht, die Unternehmen mehr Sicherheit geben sollen bei der Umsetzung der DSGVO. Doch von Rechtssicherheit für alle Unternehmen und einer einheitlichen Auslegung der Verordnung ist Europa noch weit entfernt. "Die Datenschutzbeauftragten in Deutschland und die Aufsichtsbehörden in ganz Europa fordern wir auf, diese Regeln einheitlich auszulegen, um Unternehmen vor bürokratischer Willkür zu schützen", sagt Alexander Rabe, Geschäftsführer des eco - Verbands der Internetwirtschaft e. V.

  • Beschleunigung der Gerichtsverfahren

    Bayerns Justizminister Georg Eisenreich begrüßt die Eckpunkte zur Reform der Strafprozessordung (StPO), die das Bundeskabinett in Berlin beschlossen hat. Eisenreich: "Das ist auch ein großer Erfolg bayerischer Rechtspolitik. Viele der beschlossenen Eckpunkte fordern wir schon lange. Insbesondere die Maßnahmen zur Beschleunigung von Strafgerichtsverfahren, die Erweiterung der DNA-Analyse, die Befugnis zur Telekommunikationsüberwachung bei Verdacht auf Wohnungseinbruchdiebstahl und auch das Verbot der Gesichtsverhüllung vor Gericht." Bayern hatte sich bereits bei den Koalitionsverhandlungen bei diesen Themen durchgesetzt. Damals war es gelungen, die zentralen bayerischen Anliegen in den Koalitionsvertrag zu verhandeln.