Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Vereinfachte Regeln für die elektronische Rechnung


Compliance beim elektronischen Rechnungsversand: Tipps zum Umgang mit elektronischen Rechnungen
Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sichergestellt werden


(03.08.12) - Die schriftliche Kommunikation in der Geschäftswelt findet heutzutage fast ausschließlich elektronisch statt – vor allem per E-Mail. Große Ausnahme ist der Versand von Rechnungen. Nur jedes vierte (27 Prozent) Unternehmen versendet Rechnungen über das Internet, wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Frühjahr 2011 ergab. Der Grund: Erst im Juli 2011 wurde der elektronische Rechnungsversand wesentlich vereinfacht. Zuvor mussten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, elektronische Rechnungen signiert oder über ein elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) verschickt werden. Anfang Juli dieses Jahres klärte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand. Durch die neue Regelung ist der elektronische Versand von Rechnungen auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv. Sie profitieren von den Vorteilen der neuen Lösung wie dem Entfallen von Druck- und Portokosten – und zwar ohne vorher in elektronische Signaturen oder Datenaustauschverfahren investieren zu müssen.

Bitkom gibt Tipps, was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist:

Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage unerheblich. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es nicht. Zwar müssen sich Rechnungssteller und -empfänger über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Hierbei reicht aber schon eine stillschweigende Akzeptanz aus, etwa indem die Rechnung kommentarlos beglichen wird. Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellungsweges oder beim Dateiformat bestehen nicht.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Wie bei jeder Rechnung auf Papier kann die Prüfung auf Authentizität und Integrität mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden. Eine zusätzliche Belastung für das Unternehmen entsteht damit nicht.

Pflichtangaben müssen lesbar sein
Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein, z.B. Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistung. Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer. Für Papierrechnungen stellt diese Anforderung kein Problem dar. Bei elektronischen Rechnungen muss beachtet werden, dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist, etwa ein PDF-Viewer.

Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Daher muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde. Zudem muss während der Aufbewahrungsfrist auch die Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein entsprechendes Programm wie ein PDF-Viewer sollte daher ebenfalls während der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist hingegen nicht zulässig.

Dokumentationspflichten
Für elektronische Rechnungen ergeben sich keine erhöhten Dokumentationspflichten. Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Danach muss die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss wie die eigentliche Rechnung für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine zusätzliche Belastung durch den elektronischen Rechnungsversand entsteht den Unternehmen damit nicht.

Eine ausführlichere Übersicht zu den wichtigsten Fragen rund um die elektronische Rechnung kann unter http://www.bitkom.org/de/publikationen/38337_72802.aspx heruntergeladen werden.
(Bitkom: ra)

Bitkom: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.


Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Datenschutz erfordert technische Präzision

    Moderne Unternehmensarchitekturen stellen hohe Anforderungen an eine Consent Management Platform (CMP). Nur mit tiefer technischer Integration lassen sich Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit effektiv umsetzen - das zeigen aktuelle Entwicklungen in Regulatorik und Praxis. Die Zeiten einfacher Cookie-Banner sind vorbei: In modernen Unternehmensumgebungen muss eine Consent Management Platform mehr leisten als die bloße Einholung einer Zustimmung.

  • Bewertung der Kreditwürdigkeit

    Wer in Anleihen investieren möchte, sollte die Unterschiede zwischen Staats- und Unternehmensanleihen kennen. Beide bieten Chancen aber auch unterschiedliche Risiken. Dieser Artikel zeigt, worauf es bei der Einschätzung von Bonität, Rendite und Sicherheit ankommt.

  • Compliance-Verstöße: Identitäten im Blindflug

    Rund 40 Prozent der Unternehmen verzichten laut einem aktuellen Bericht noch immer auf moderne Identity-Governance- und Administration-Lösungen (IGA). Das ist nicht nur ein organisatorisches Defizit - es ist ein ernstzunehmender Risikofaktor. Denn der Umgang mit digitalen Identitäten ist in vielen Organisationen noch immer ein Flickwerk aus manuellen Abläufen, intransparenten Prozessen und veralteter Technik. Während Cloud-Umgebungen rasant wachsen und Compliance-Anforderungen zunehmen, bleiben zentrale Fragen der Zugriffskontrolle oft ungelöst.

  • So schützen Sie sich vor Anlagebetrug

    Wer im Internet nach lukrativen Geldanlagemöglichkeiten sucht, sollte vorsichtig sein. Oft werden hohe Renditen auch für kleine Anlagebeträge versprochen. Was auf den ersten Blick verlockend klingt, kann Sie schnell um Ihr Geld bringen!

  • Risiko für Wirtschaftlichkeit & Compliance

    Die Begeisterung für KI-Modelle hält ungebrochen an - doch sie hat eine Schattenseite: Systeme wie GPT o3 und o4-mini werden zwar immer leistungsfähiger, halluzinieren aber immer häufiger. Bei Wissensfragen im sogenannten SimpleQA-Benchmark erreichen sie Fehlerquoten von bis zu 79 Prozent - ein alarmierender Wert, der selbst die Entwickler bei OpenAI ratlos zurücklässt.

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf "Alle akzeptieren" erklären Sie sich damit einverstanden. Erweiterte Einstellungen