Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung
Welche Kriterien müssen elektronisch versendete Rechnungen erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein? Rechnungsstellung ohne qualifizierte digitale Signatur freigegeben
(21.10.11) - Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes am 23. September durch Bundestag und Bundesrat sind für die Rechnungsstellung alle elektronischen Verfahren erlaubt, mit denen über einen zehnjährigen Nachweiszeitraum die Identität des Rechnungsstellers, die Unversehrtheit der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden können. Damit hat die Politik den Weg für die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung ohne qualifizierte digitale Signatur freigegeben.
Welche Kriterien müssen elektronisch versendete Rechnungen erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein?
1. Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist laut des Fragen-Antwort-Katalogs des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsstellers gesichert ist. Identitätsprüfungen über die Umsatzsteueridentifikationsnummer, Steuernummer und den vollständigen Namen des leistenden Unternehmens müssen vollzogen werden. Einige Dienste für die sichere und vertrauliche elektronische Kommunikation integrieren diese Prüfungen in ihren Service. Manuelle Prüfungen der Identität des Senders entfallen somit.
2. Validierung der Unversehrtheit der Rechnungen Wurde der Inhalt der Rechnung nicht verändert? Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben nicht verändert worden sind. Die traditionelle E-Mail ist einfach zu manipulieren. Wird von der Originalrechnung zum Beispiel ein digitaler Fingerabdruck genommen und in einem unabhängigen "Clearing" gespeichert, kann jede beliebige Rechnung immer, auch Jahre später, automatisch auf Echtheit hin überprüft werden. Diese Unversehrtheitsprüfung ist jederzeit auf Abruf möglich.
3. Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit Elektronische Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Für das BMF bedeutet Lesbarkeit eine "für das menschliche Auge lesbare Form". Die elektronische Rechnung muss vom Format her innerhalb des zehnjährigen Nachweiszeitraums vorgelegt werden können. Die ursprüngliche Rechnungsdatei ist aufzubewahren.
4. Vorhandensein eines innerbetrieblichen Prüfpfads Verwenden Unternehmen keine qualifizierte digitale Signatur oder das EDI-Verfahren, sind sie dafür verantwortlich, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten, das einen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Zu prüfen, ob die Rechnung echt, unversehrt und inhaltlich korrekt ist, obliegt dem Rechnungsempfänger und entspricht auch dem bislang üblichen Prozedere. Es bedeutet für die betroffenen Unternehmen keine neue Aufzeichnungspflicht.
5. Zustimmungspflichtig Was Unternehmen noch beachten müssen, ist, dass der Rechnungsempfänger dem Erhalt elektronischer Rechnungen zugestimmt haben muss. Er kann dazu ausdrücklich aufgefordert werden oder aber "stillschweigend" zustimmen, indem er mehrere elektronische Rechnungen ohne Widerspruch entgegennimmt. Ein Ablehnen ist auch möglich. Dann müssen die Rechnungen weiterhin in Papierform gesendet werden. (Regify: ra)
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Im Abgasskandal tickt die Uhr. Bereits Ende 2018 verjähren Schadensersatzansprüche gegen die Volkswagen AG. Das durch die Bundesregierung eilig auf den Weg gebrachte Gesetz zur Einführung einer Musterfeststellungsklage soll daher bereits am 01.11.2018 in Kraft treten, um geschädigten Autokäufern noch rechtzeitig helfen zu können. "Jedoch erweist sich die neue Musterfeststellungsklage bei näherer Betrachtung für Besitzer von Schummel-Dieseln als Mogelpackung", konstatieren Dr. Marcus Hoffmann und Mirko Göpfert, Partner der im Verbraucherschutzrecht tätigen Kanzlei Dr. Hoffmann & Partner Rechtsanwälte aus Nürnberg. Das Ziel des Gesetzentwurfs klingt gut. Durch die Einführung einer Musterfeststellungsklage soll die Rechtsdurchsetzung bei unrechtmäßigen Verhaltensweisen von Konzernen für gleichartig geschädigte Verbraucher verbessert werden. Wie auch die hektischen Aktivitäten in dem Gesetzgebungsverfahren zeigen, hatte die Politik insbesondere die durch die Dieselaffäre betroffenen Autokäufer im Blick.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung - mit Folgen für jeden Bürger und Bankkunden. Damit soll den Herausforderungen der Digitalisierung Rechnung getragen und ein EU-weit einheitliches Datenschutzrecht geschaffen werden. Unternehmen sind künftig umfassender als bisher verpflichtet, ihre Kunden über die Verwendung von Daten zu informieren. Zusätzlich werden die Rechte der Kunden erweitert, beispielsweise das Auskunftsrecht und das Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung. Das bedeutet konkret für Bankkunden: Das hohe Datenschutzniveau bleibt bestehen, wird noch weiter gestärkt und vor allem transparenter.
Im Urlaub die Lieblingsserie weiterschauen oder die Musikplaylist auf Reisen abspielen - eine neue EU-Verordnung macht dies jetzt für viele Nutzer möglich. Wer in Deutschland kostenpflichtige Streamingdienste für etwa Musik, Videos oder auch Fernsehangebote abonniert hat, konnte seine Inhalte zumeist nur innerhalb Deutschlands abrufen. Das ändert sich ab dem 1. April 2018. Dann kann jeder Nutzer seinen abonnierten Online-Dienst ohne Zusatzgebühren für einen beschränkten Zeitraum auch im EU-Ausland nutzen - Bezahldienste sind dann verpflichtet, dies möglich zu machen. "Für Nutzer bedeutet diese Änderung einen großen Komfortgewinn", sagt Susanne Dehmel, Mitglied der Bitkom-Geschäftsleitung für Recht und Sicherheit. "Es darf keine Rolle spielen, ob ein Verbraucher aus Berlin, Rom oder Paris auf seine abonnierten Inhalte zugreift." Bitkom gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den neuen Regeln.
Der Google Assistant, der Sprachassistent von Google, versteht so manches falsch: Das zeigt eine aktuelle technische Prüfung des Marktwächter-Teams der Verbraucherzentrale NRW. So reagiert er auch auf Begriffe, die dem Aktivierungswort ähnlich sind und auf starke Abwandlungen. Zudem hatte sich Google in der Vergangenheit offen gehalten, nach eigener Einschätzung Auskunftsanfragen von Nutzern zu gespeicherten Daten abzulehnen. Daher hat das Marktwächter-Team Google abgemahnt. Mit Erfolg: Die unzulässige Bestimmung wurde gestrichen. Neben Googles Sprachassistenten prüften die Marktwächter-Experten abermals Amazons Alexa. Auch in der aktuellen technischen Prüfung hat Amazons Alexa wieder auf Wörter reagiert, die dem Aktivierungswort ähneln. Dabei wurden dieses Mal Wörter gewählt, die nicht Teil des kürzlich veröffentlichten Marktwächter-Reaktions-Checks waren. So reagiert Amazons Sprachassistent etwa auch auf "Alexandra" (für "Alexa"), "Gecko" (für "Echo") und "Ham wa schon" (umgangssprachlich "Haben wir schon" statt "Amazon"). Und er kann sogar völlig willkürlich reagieren.
Viele Verbraucher nehmen sich jetzt einen "Frühjahrsputz" ihrer Finanz-Unterlagen vor. Eine wichtige Frage dabei ist jedes Jahr: Wie lange müssen Kontoauszüge eigentlich aufbewahrt werden? Die Antwort: Eine einheitliche Frist oder Verpflichtung für Verbraucher, Kontoauszüge aufzubewahren, gibt es nicht. Denn gesetzlich sind Privatpersonen nicht verpflichtet, Zahlungsbelege aufzubewahren. Eine Ausnahme sind Handwerker- oder Dienstleistungsrechnungen, die ein Grundstück betreffen. Diese Belege müssen generell zwei Jahre archiviert werden. Wer einen Gärtner oder eine Reinigungskraft als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich absetzen will, muss die entsprechenden Kontoauszüge mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid eingeht und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.
