Steuerlicher Abzug der Dienstreise

Gemischt beruflich und privat veranlasste Auswärtstätigkeit: Bei Dienstreisen, die nicht rein beruflich sind, sondern auch private Motive enthalten, Steuern sparen
Aufteilung der Aufwendungen akzeptiert das Finanzamt nur, wenn die berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen wird

(14.03.11) - Erstmals macht es ein neues BFH-Urteil möglich, auch bei Dienstreisen, die nicht rein beruflich sind, sondern auch private Motive enthalten, Steuern zu sparen. Unbestritten ist dabei, dass die Auswärtstätigkeit durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sein muss. Das ist zweifelsfrei der Fall, wenn ein Mitarbeiter z.B. bei einem Kunden beruflich tätig ist.

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen weist aber darauf hin, dass das Finanzamt Probleme bereiten kann, wenn auch private Gründe eine Rolle spielen können, so z.B. bei Bildungsreisen. Für den steuerlichen Abzug der Reise kommt es also darauf an, aus welchen Gründen die Reise unternommen wurde.

Unmittelbar beruflich veranlasste Auslandstätigkeit
Voll absetzbar sind die Aufwendungen für die Hin- und Rückreise, wenn der Reise ein eindeutiger "unmittelbarer" beruflicher Anlass zugrunde liegt. Dazu zählen nach einem klarstellenden Schreiben des Bundesfinanzministers der Finanzen vom 06.07.2010 z.B. der Besuch eines Kunden, die Verhandlungen mit Lieferanten, das Halten eines Vortrages auf einem Fachkongress und die Durchführung eines Forschungsauftrages.

"Es muss ein enger und konkreter Bezug der beruflichen Tätigkeit zur durchgeführten Reise bestehen. Private Reiseinteressen dürfen nicht der auslösende Moment der Reise sein. Ist die Reise unmittelbar beruflich veranlasst, sind die Kosten für die Hin- und Rückreise auch dann voll absetzbar, wenn die Reise mit einem vorangehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbunden wurde. Als Beispiel hierfür nennt der Bundesfinanzhof den Fall eines Arbeitnehmers, der auf Weisung seines Arbeitgebers einen beruflichen Termin wahrnimmt. Dabei kommt es laut Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 21.09.2009, AZ: GrS 1/06 nicht notwendig darauf an, ob der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der berufliche Teil", erklärt Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Gemischt beruflich und privat veranlasste Auswärtstätigkeit
Spielen nicht nur berufliche sondern auch private Gründe eine Rolle, steht die Reise in einem nur mittelbaren beruflichen Zusammenhang. Das kommt z.B. vor allem bei Studien- und Gruppeninformationsreisen vor. Erfreulicherweise sind nach neuerer, geänderter Rechtsprechung Kosten für diese gemischt veranlassten Reisen anteilig als Werbungskosten absetzbar: "Aufwendungen für Hin- und Rückreise bei gemischt beruflich und privat veranlassten Reisen können grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung aufgeteilt werden. Maßstab für die Aufteilung ist das Verhältnis der beruflichen zu den privaten Zeitanteilen der Reise.

Bedingung für die Aufteilung ist, dass die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind (Beschluss des großen Senats vom 21.09.2009, AZ: GrS 1/06)". Im Einzelfall aber kann das unterschiedliche Gewicht von beruflich und privat einen anderen Aufteilungsmaßstab erfordern oder eine Aufteilung sogar gänzlich ausschließen. Eine zeitliche Aufteilung wird das Finanzamt nicht akzeptieren, wenn kein Zeitabschnitt der Reise ausschließlich beruflichen Zwecken dient, so ein Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 05.02.2010.

Eine Aufteilung der Aufwendungen akzeptiert das Finanzamt aber nur, wenn die berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen wird! Es kommt also entscheidend darauf an, wie überzeugend gegenüber dem Finanzamt argumentiert und der berufliche Anlass und der berufliche Anteil dokumentiert werden. "Sammeln Sie also Nachweise, die den beruflichen Anteil belegen! Steht die berufliche (Mit-) Veranlassung fest, gilt für die Aufteilung der gemischten Reisekosten folgendes: Beträgt der berufliche Anlass mindestens 90 Prozent, sind die Aufwendungen in vollem Umfang als Werbungskosten absetzbar. Beträgt der berufliche Anlass weniger als 10 Prozent, sind die Aufwendungen im vollen Umfang nicht absetzbar", rät Diplom-Finanzwirtin Bettina M. Rau-Franz.

Aber: Auch wenn die Reise insgesamt überwiegend privat veranlasst ist, sind zusätzliche - ausschließlich beruflich veranlasste - Aufwendungen für sich genommen als Werbungskosten abziehbar. Beträgt der berufliche Anteil mindestens 10 Prozent und weniger als 90 Prozent, werden die Aufwendungen nach beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen der Reise aufgeteilt. Dabei ist der An- und/oder Abreisetag nur zu berücksichtigen, wenn diese Tage zumindest teilweise für touristische bzw. berufliche Unternehmungen zur Verfügung standen. Ansonsten sind diese Tage bei der Aufteilung als neutral zu behandeln.

Gegebenenfalls kann der berufliche Anteil auch geschätzt werden (klarstellendes Schreiben des Bundesministers der Finanzen vom 06.07.2010 und Urteil des Bundesfinanzhofs vom 21.04.2010, AZ: VI R 5/07). (Roland Franz & Partner: ra)

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