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Compliance mit E-Mail-Archivierung

Westdeutsche Lotterie managt und archiviert E-Mails revisionssicher und rechtskonform
Mit "nscale 6 for GroupWise" von Ceyoniq ist die E-Mail-Archivierung für die Mitarbeiter passgenau in ihren alltäglichen Arbeitsprozess eingebunden

(08.05.07) - Der langjährige Ceyoniq-Kunde Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG (WestLotto) nutzt zum Managen und Archivieren seiner E-Mails "nscale 6 for GroupWise". Damit ist WestLotto eines der ersten Unternehmen, das auf die neue Technologie von nscale 6 setzt.

"Für die E-Mail-Archivierung unter GroupWise bietet der Markt nicht viele Produkte zur Auswahl. Daher haben wir uns bereits an der Pilotierung von nscale 6 for GroupWise beteiligt. Das Produkt konnte unsere Anforderungen, die Unternehmensdaten sicher aufzubewahren und das GroupWise-System zu entlasten, ohne dass die Anwender die gewohnte GroupWise-Umgebung verlassen müssen, schnell erfüllen. Auch die Zusammenarbeit mit der Ceyoniq hat uns überzeugt und so haben wir uns für eine Erweiterung des nscale-Produktportfolios in unserem Hause entschieden", erklärte Sandra Grube, Projektleiterin IT Services bei der WestLotto.

WestLotto testete die E-Mail-Archivierung mit nscale 6 for GroupWise erfolgreich im laufenden Arbeitsprozess mit Novell GroupWise.

Der Ausbau der bestehenden Ceyoniq ECM-Lösung mit dem Ziel, die E-Mails des Unternehmens revisionssicher und rechtskonform zu archivieren sowie das Novell GroupWise-System zu entlasten, ist schrittweise geplant. Ein weiterer wesentlicher Grund war, die E-Mails mit den elektronischen Akten zu verknüpfen und somit in die Geschäftsprozesse zu integrieren.

Die WestLotto, deren Gesellschafter die NRW.BANK Düsseldorf/Münster und die Nordwestlotto in Nordrhein-Westfalen GmbH sind, hält über 37 Bezirksstellen den direkten Kontakt zu etwa 3900 Annahmestellen. Die Zentrale mit ca. 330 Mitarbeitern befindet sich in Münster.

Im ersten Schritt werden verschiedene Bereiche mit der E-Mail-Archivierung verbunden. Dies erfordert lediglich das Anlegen von abteilungsbezogenen Benutzern, die auf Server-seitig definierte Ordnerstrukturen zugreifen. Somit ist eine schnelle Einführung und Implementierung des Systems ohne großen Projektaufwand möglich. Für die abteilungsintern freigegebenen Mailboxen der Benutzer kommt die revisionssichere Retention-Funktion "SmartPurge" zum Einsatz. Die E-Mail-Archivierung ist für die Mitarbeiter passgenau in ihren alltäglichen Arbeitsprozess eingebunden, denn sie legen ihre E-Mails einfach in die freigegebenen Ordnerstrukturen der abteilungsbezogenen Mailboxen. Mit geringem Schulungsaufwand bleibt so der allgemeine Arbeitsablauf erhalten.

Im Rahmen des Projektes wird in einem weiteren Schritt die unternehmensweit implementiert. Insgesamt ist der Einsatz von nscale 6 for GroupWise für alle GroupWise-Accounts geplant. (Ceyoniq: ra)

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