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Revisionssicheres Vertragsmanagement


Vertragsmanagement in SAP: Volkswagen Logistics nutzt "cuContract"
Rund 7000 gültige und zum Teil sehr komplexe Verträge manuell zu managen und auszuwerten, ist aufwändig, kompliziert und fehleranfällig


(01.07.09) - Bei der Volkswagen Logistics, dem Dienstleister für integrierte Logistik bei Volkswagen, wurde im November des letzten Jahres "cuContract" in Betrieb genommen. Die SAP-basierte Lösung zum automatisierten Vertragsmanagement der Circle Unlimited AG bietet die Aufnahme und Auswertung aller relevanten Vertragsdaten aus unterschiedlichsten Vertragsarten - momentan sind bereits rund 7000 Verträge in das System eingepflegt, Tendenz steigend. Die unternehmensweite Verwendbarkeit von Analysen und Statistiken vereinfacht dabei bestehende Vorgänge, Prozesse und Forecasts.

Den Ausschlag für die Entscheidung für cuContract der Circle Unlimited AG gaben im Rahmen einer Ausschreibung die SAP-Integration, die Ausbaufähigkeit, die Einbindung von Schnittstellen und die gute Bedienbarkeit des Systems.

Rund 7000 gültige und zum Teil sehr komplexe Verträge manuell zu managen und auszuwerten, ist aufwändig, kompliziert und fehleranfällig. Daher sind diese Verträge jetzt aus den bisherigen dezentralen Datenbanken der Volkswagen Logistics in cuContract eingepflegt und im Echtzeitbetrieb verfügbar. "Zentraler Aspekt der neuen Lösung ist die absolute Datensicherheit und die daraus resultierende Sicherheit von Statistiken", sagt Florian Kretschmer, Fachbereichsprojektleiter für das Vertragsmanagement in der Abteilung Frachtenprüfung- und analyse der Volkswagen Logistics.

Die vielschichtigen Anforderungen der Volkswagen Logistics an ein Vertragsmanagement-System umfassen unter anderem die direkte Zuordnung von Verträgen zu verschiedenen Verkehrsträgern, Kostenanalysen, Rechnungs- und Frachtenprüfung, das Aufzeigen von Potentialen und die Prüfung vertraglicher Vereinbarungen. Die produktive Nutzung der von cuContract gemanagten Vertrags-Parameter erfolgt nicht nur von der Frachtenprüfung und Analyse, sondern wird auch in Abteilungen, wie Controlling und Logistics-Planung informell genutzt.

Neben der Frachtenprüfung und Analyse hat sich auch die Rechtsabteilung der Volkswagen Logistics für eine moderne Lösung eingesetzt, denn die verlässliche Auswertbarkeit von bisherigen Vertragsdaten ermöglicht z.B. auch eine Risikominderung bei Neuverhandlungen und eine effiziente Arbeit der Rechnungsprüfer. Optimale Bedingungen für alle Arbeitsabläufe schaffen u.a. auch die Vertragsschnellansicht für die Frachtenprüfung und die Radarfunktion für Kündigungstermine mit Erinnerung per E-Mail. Durch die wirksame Erfassung bleiben trotz der Menge auch täglich kündbare Verträge im Blickfeld, so dass die Flexibilität der Volkswagen Logistics im Tagesgeschäft der weltweiten Transporte beträchtlich erhöht wird.

Die zentrale Zugriffsmöglichkeit auf die allein bei der Volkswagen Logistics rund 7000 eingepflegten Verträge und die vielfältigen Analyse- und Statistikmöglichkeiten schaffen aus einer Ablage heraus die Basis für ein effizientes, transparentes und auch revisionssicheres Vertragsmanagement. (Circle Unlimited: ra)

Circle Unlimited: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Invests

  • Umsetzung geltender Compliance-Bestimmungen

    Amber Road, Anbieterin von Global Trade Management (GTM)-Lösungen, hat Geodis als Kunden gewonnen. Das zu SCNF Logistics gehörende Unternehmen nutzt künftig die Amber Road-Lösung "Export On-Demand" zur Überprüfung ihrer Geschäftspartner. Ziel ist die lückenlose Compliance mit weltweiten Sanktions- und Embargolisten. Als einer der größten Transport- und Logistikprovider Europas legt Geodis höchsten Wert auf die Umsetzung geltender Compliance-Bestimmungen. Bis jetzt erfolgte das Screening von Kunden, Partnern und Transaktionen allerdings getrennt in jeder der fünf Geschäftssparten des global tätigen Unternehmens. Nur die Zollabteilung der Gruppe hatte einen gewissen Überblick. Als Teil seiner kontinuierlichen Verbesserung und Effizienzsteigerung suchte Geodis nach einem Weg, diese Prozesse zu automatisieren und zu zentralisieren.

  • Compliance-Vorschriften einhalten

    AxiomSL, Anbieterin von aufsichtsrechtlichen Meldewesen- und Riskomanagementlösungen, wurde von der Commerzbank, der zweitgrößten Bank Deutschlands, dafür ausgewählt, den SEC 15c3-1 sowie andere behördliche Aufträge zu liefern, wie beispielsweise den Financial and Operational Combined Uniform Single (FOCUS), den Treasury International Capital (TIC), die außerbilanzielle Berichterstattung (OBS) und weitere Meldungen basierend auf amerikanischen Handelsinstituten. Die Bank entschied sich aufgrund ihres Umgangs mit komplexen Dateninfrastrukturen und ihrer Automatisierung der Anforderungen an das aufsichtsrechtliche Meldewesen auf einer Plattform, für die Einbindung der integrierten Plattform von AxiomSL.

  • Diebstahl geistigen Eigentums verhindern

    Gemalto hat Snell Advanced Media (SAM) mit einer umfassenden, flexiblen und sicheren Lizenzierungslösung ausgerüstet. SAM ist ein Unternehmen in den Bereichen Live-Produktion, Editing, Playout sowie Infrastructure- und Bildverarbeitungstechnologien für die Postproduktion und Medienindustrie. "Sentinel EMS" (Entitlement Management System) und "Sentinel RMS" (Rights Management System) von Gemalto ermöglichen es SAM, den gesamten Lizenzierungsprozess zu straffen und das geistige Eigentum zu schützen, das in die neue Software-Suite xFile eingebettet ist.

  • Handels-Compliance Verbessert

    Die Danieli & C. Officine Meccaniche SpA, Mutterunternehmen der italienischen Danieli Group, hat sich für die Sanktionslistenprüfung von Amber Road (NYSE: AMBR) entschieden. Das gab der führende Anbieter von Global Trade Management (GTM)-Lösungen heute bekannt. Danieli ist weltweit der drittgrößte Lieferant von Geräten und Anlagen für die Metallverarbeitung. Die Amber Road-Lösung ist Teil der Umsetzung einer konzernweiten Trade-Compliance-Initiative.

  • Professionelle Durchführung der Zertifizierung

    Zeitnah treiben die Kooperationsgesellschaft Ostbayerischer Versorgungsunternehmen mbH (KOV, Landshut) und die Plattform Energie GmbH (PEG, Bad Aibling) die von der Bundesnetzagentur (BNetzA) vorgeschriebene Zertifizierung des Informationssicherheits-Managements voran. Mit Unterstützung des Münchner Unternehmens Süd IT AG werden eine Vielzahl von Stadt- und Gemeindewerke in der Thematik geschult, deren Informationssicherheit analysiert und die Energieversorger bis zur Zertifizierung begleitet. Mit Auswahl der Dienstleister Süd IT und International Consulting Group haben die KOV und PEG Unternehmen ausgewählt, die auf fundierte Erfahrungen im Bereich der Energieversorgungsunternehmen zurückgreifen können.