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Elektronische Abrechnung für McDonald's

Datev-System verbindet Logistikdienstleister WLS mit Franchisenehmern - Online-Verfahren für enorme Zeitersparnis bei Unternehmer und steuerlichem Berater
Für die Buchführung der Restaurantbetreiber bedeutet die Online-Zulieferung der Rechnungsdaten deshalb, dass nur noch ein geringer Anteil der Belege noch manuell erfasst werden muss

(26.10.07) - Das einfachste Belegwesen ist eines, in dem die Belege elektronisch vorliegen und ohne manuelle Erfassung bearbeitet werden können. Mehr als die Hälfte der Franchisenehmer der McDonald's Restaurants wissen die Vorzüge eines solchen Systems inzwischen zu schätzen.

Über ihren Steuerberater und den Nürnberger IT-Dienstleister Datev eG sind sie mit ihrem Hauptlieferanten, der Alpha Group Tochter WLS GmbH Warenhandel + Logistik + Service, verbunden. Parallel zu den papierenen Rechnungen bekommen sie ihre Rechnungsdaten von dort via Datev-Rechenzentrum online zur Verfügung gestellt. Da sich die Daten so umgehend weiterverarbeiten lassen, sorgt das Online-Verfahren für enorme Zeitersparnis bei Unternehmer und steuerlichem Berater.

Zum Sortiment von WLS gehören alle in den McDonald's Restaurants benötigten Waren, wie zum Beispiel Brötchen, Hamburger-Patties, Salate und Ketchup aber auch sonstige Ausstattungswaren wie Servietten, Strohhalme oder Putzmittel bis hin zu Werbemitteln. Die McDonald's-Franchisenehmer beziehen somit den größten Teil ihrer Waren und Dienstleistungen aus einer Hand von dem Groß- und Außenhandelsunternehmen. Dementsprechend kommen cirka 80 Prozent ihrer Eingangsrechnungen aus dem Hause WLS. Für die Buchführung der Restaurantbetreiber bedeutet die Online-Zulieferung der Rechnungsdaten deshalb, dass lediglich ein sehr geringer Anteil der Belege noch manuell erfasst werden muss.

Elektronische Prozesskette

Das Verfahren läuft folgendermaßen: Die Papierrechnungen gehen von WLS direkt mit der jeweiligen Warenlieferung an den Franchisenehmer; parallel werden die Datensätze im Edifact-Format verschlüsselt online zur Verfügung gestellt.

Das Datev-Rechenzentrum holt diese Datensätze in regelmäßigen Abständen ab, entschlüsselt und konvertiert sie automatisch in das passende Format, damit sie später in verschiedene Online-Anwendungen eingelesen werden können. Anschließend werden die Daten über einen Ordnungsbegriff dem jeweiligen Restaurantbetreiber zugeordnet und entsprechend abgespeichert. Dabei generiert das System aus den Rechnungsdaten bereits automatisch Buchungsvorschläge.

Für den Unternehmer und seinen Steuerberater liegen die Daten nun im Rechenzentrum in "Datev-Unternehmen online" bereit, worauf beide Partner online zugreifen können. Das Rechenzentrum übernimmt dabei die Funktion einer zentralen Datenplattform und -drehscheibe. Damit die Informationen nicht in falsche Hände geraten, ist der Zugang über eine Smart Card abgesichert.

Einfacher zum Buchungssatz

In der Steuerberatungskanzlei liest der steuerliche Berater die automatisch erstellten Buchungsvorschläge aus "Datev-Unternehmen online" in seine Rechnungswesensoftware ein. Sie dienen ihm als Grundlage für die Buchführung. Da er die Rechnungsinformationen ohne Verzögerung erhält, kann die laufende Buchführung zudem auf sehr aktuellem Stand gehalten werden. Das zahlt sich für die Unternehmenssteuerung aus, da Informationen so sehr schnell in entsprechende betriebswirtschaftliche Auswertungen einfließen.

Die Vorteile durch die Online-Übertragung der Rechnungsdaten haben bereits mehr als die Hälfte der Betreiber von McDonald's Restaurants überzeugt. Nachdem das Verfahren zum Jahresbeginn 2007 für den Produktivbetrieb freigegeben wurde, nehmen inzwischen knapp 500 von den insgesamt rund 800 McDonald's-Franchisenehmer-Restaurants in Deutschland mit ihren Steuerberatern daran teil.
(Datev: ra)

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