Rechtskonforme E-Mail-Archivierung wichtig


E-Mail-Compliance: E-Mail-Archivierung gewinnt in deutschen Unternehmen an Bedeutung
Aber: Nur ein Drittel archivieren gesetzeskonform - Managed Services auf dem Vormarsch


(28.11.12) - Die langfristige und gesetzeskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gewinnt in deutschen Unternehmen an Bedeutung. Das ergab die eleven-Herbstumfrage 2012, die eleven, führender deutscher E-Mail-Sicherheitsanbieter, unter IT-Entscheidern deutscher Unternehmen durchführte. So gab fast die Hälfte der befragten Unternehmen (48,0 Prozent) an, das Thema E-Mail-Archivierung spiele eine wichtige Rolle im Rahmen ihrer E-Mail-Strategie, 14,9 Prozent bezeichneten es sogar als sehr wichtig. Dagegen hielten nur ein knappes Zehntel (9,1 Prozent) die E-Mail-Archivierung für unwichtig.

Im Einsatz ist eine E-Mail-Archivierungslösung bereits bei mehr als einem Drittel der Befragten (38,8 Prozent), weitere 36,4 Prozent planen die Implementierung einer E-Mail-Archivierung. Nur 24,8 Prozent haben derzeit keine entsprechenden Pläne.

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Obwohl nur knapp 40 Prozent der Unternehmen eine dedizierte Archivierungslösung im Einsatz haben, werden geschäftliche E-Mails bereits in etwa 90 Prozent der befragten Unternehmen langfristig archiviert. Lediglich 7,4 Prozent gaben an, dies gar nicht zu tun. 25,6 Prozent der befragten Unternehmen archivieren die E-Mails händisch, in weiteren 23,1 Prozent ist lediglich eine Backup-Lösung im Einsatz. Beide Aufbewahrungsarten entsprechen nicht den gesetzlichen Vorgaben. Bei den Unternehmen mit dedizierten Archivierungslösungen bilden Inhouse-Installationen (33,9 Prozent aller Befragten) die deutliche Mehrheit, nur 9,9 Prozent setzen bislang auf Managed Services.

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Trotz der geringen Verbreitung ist die Auslagerung der E-Mail-Archivierung für viele Unternehmen ein wichtiger werdendes Thema: 5,0 Prozent der befragten Unternehmen planen bereits konkret den Einsatz einer solchen Lösung, während 20,7 Prozent Managed Services zumindest in Betracht ziehen. Für 38,0 Prozent kommen Managed Services dagegen zur Zeit nicht in Frage.

Beim Umfang der Archivierung setzen viele Unternehmen auf Vollständigkeit: So archiviert fast die Hälfte der Befragten (47,9 Prozent) sowohl ein- und ausgehende als auch interne E-Mails. Insgesamt werden eingehende E-Mails von 66,9 Prozent, ausgehende Nachrichten von 61,9 Prozent und interne E-Mails von 50,4 Prozent archiviert.

"Die Umfrage belegt, dass sich immer mehr IT-Entscheider der Bedeutung gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung bewusst sind. Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass noch viel Nachhol- und Aufklärungsbedarf vorhanden ist und mindestens zwei Drittel der befragten Unternehmen keine rechtskonforme E-Mail-Archivierung im Einsatz haben. Hier gilt es, stärker über die Vorteile von Managed Services zu informieren und vor allem den immer noch vorhandenen Datenschutzbedenken zu begegnen, denn nur Managed Services können auch langfristig - über zehn oder mehr Jahre - die Gesetzeskonformität der E-Mail-Archivierung gewährleisten", sagte Robert Rothe, Gründer und Geschäftsführer von eleven. (eleven: ra)

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    Eine Kaspersky-Studie hat ergeben, dass 60 Prozent der in Deutschland befragten Angestellten sich nicht isoliert fühlen, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Mehr als ein Viertel (26 Prozent) gab sogar an, remote besser mit ihren Kollegen kommunizieren zu können. Eine große Herausforderung für Arbeitgeber: Die weit verbreitete Nutzung von Kommunikationsdiensten, die nicht zu den offiziellen Unternehmenskanälen gehören, ermöglicht bessere Verbindungen, erhöht jedoch gleichzeitig auch die Risiken, die von unkontrollierten IT-Ressourcen ausgehen. Die epidemiologische Situation und die darauf folgenden Abriegelungsmaßnahmen rund um den Globus haben den Kommunikationsaspekt im Privat- und Arbeitsleben stark beeinflusst. Soziale Isolation sowie mangelnde Kommunikation mit Kollegen gehörten zu den am meistdiskutierten Bedenken von Mitarbeitern, die unternehmensextern tätig sind.

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    Digitalisierung, Remote-Arbeit und zunehmende Cloud-Nutzung wirken sich auf die Sichtbarkeit von Cyberbedrohungen und die Reaktion auf Cybervorfälle aus. Dabei stellen der Datenschutz sowie eine zunehmend komplexe Infrastruktur für die Hälfte der europäischen Unternehmen eine Herausforderung dar. Diese Ergebnisse gehen aus dem aktuellen "IT Security Economics Report" von Kaspersky hervor. Im Jahr 2020 haben Lockdowns und die damit verbundene Fernarbeit den Einsatz digitaler Technologien in Unternehmen gefördert. Laut McKinsey & Company haben die Digitalisierung in Kunden- und Lieferketteninteraktionen sowie der Anteil digitaler oder digital gestützter Produkte zugenommen. Damit war auch die Einführung neuer IT-Dienste und Änderungen der IT-Infrastruktur verbunden.

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    Mitte Dezember tritt die EU-Whistleblowing-Richtlinie in Kraft und verpflichtet einen Großteil der Unternehmen zur Implementierung eines internen Meldekanals. Jedoch sind viele betroffene Unternehmen noch nicht ausreichend vorbereitet, wie aus dem Whistleblowing Report 2021 hervorgeht. Für diesen befragte die Fachhochschule Graubünden in Zusammenarbeit mit der Münchner EQS Group 1.239 Unternehmen in Deutschland, Schweiz, Frankreich und Großbritannien zur Verwendung von internen Meldekanälen.