Prozessoptimierung lohnt sich

Online-Schnellcheck deckt Verbesserungspotenziale in der Betriebssteuerung auf
Kostenloser Leitfaden hilft bei der Gewinnsteigerung durch übergreifende Betriebssteuerung

(12.02.08) - Noch immer lassen sich rund zwei Drittel der Unternehmen eine einfache Möglichkeit zur Erhöhung ihrer Gewinne entgehen, weil sie auf den Einsatz moderner ERP-Software zur übergreifenden Betriebssteuerung verzichten. Zu diesem Ergebnis kam eine von Sage Software durchgeführte Online-Umfrage unter 700 kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Auf dem Testportal haben die Unternehmen ihre Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt: In Bereichen wie der Angebotserstellung, Kapazitätsauslastung, Planung und Erfolgskontrolle, Lohnbuchhaltung, elektronischen Steuererklärung sowie dem Zahlungsmanagement zeigte sich, wie gut die Unternehmen in diesen Bereichen aufgestellt sind. Dabei untersuchte der kostenlose Online-Test nicht nur den Ist-Zustand der Betriebssteuerung, sondern deckte gleichzeitig alarmierende Schwachstellen auf und ermittelte Optimierungspotenziale.

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Die Ergebnisse der Befragung im Einzelnen:

Ein Drittel setzt bei der Angebotserstellung noch auf Erfahrungswerte
Bei der Ermittlung des Angebotspreises und auch der Auswertung des wirtschaftlichen Erfolges im Nachgang eines Angebots setzen die meisten Unternehmen auf ineffiziente und nicht mehr zeitgemäße Verfahren. Rund ein Drittel der Unternehmen vertraut sogar noch auf weiche Faktoren wie Erfahrungswerte, ermittelt den Angebotspreis über das Telefon oder aufwändige papiergebundene schriftliche Dokumentationen. Ein weiteres Drittel vertraut auf selbsterstellte Office-Tabellen. Nur der kleinste Teil mit 31 Prozent setzt bei der Angebotserstellung auf betriebswirtschaftliche Software und damit auf die Vorteile wie Transparenz und integrierte Auswertungsfunktionen.

Lieferzeiten nicht eingehalten
Auch dass eine gleichmäßige Kapazitätsauslastung ohne software-gestützte Prozesse nicht einfach zu erreichen ist, bestätigte die Umfrage. Fast drei Viertel der Befragten haben hier enormen Nachholbedarf: Ein Drittel können Lieferzeiten oder -mengen häufig gar nicht einhalten und müssen nachverhandeln, 40 Prozent müssen sich ständig mit Planungsmeetings und Aushilfen behelfen. Dies kostet unnötig Zeit und Ressourcen. Auf eine übergreifende betriebliche Steuerung durch kaufmännische Software bauen hier nur 28 Prozent.

Keine feste Jahresplanung und Erfolgsauswertung
Auf die Frage, ob Unternehmen eine Jahresplanung erstellt haben, wie sich ihr Unternehmen entwickeln soll, und wie sie ihren Geschäftserfolg überwachen, antworten 33 Prozent der Unternehmen negativ, sie hätten keine festgelegten Planungsprozesse. Fast ein Viertel der befragten Unternehmen verfügen nur über eine papiergebundene Grobplanung des Geschäftsjahres, ein Fünftel über verschiedene Officetabellen. Damit lassen sich jedoch keine SolI-Ist-Auswertungen auf Knopfdruck erstellen, und damit lassen sich die Unternehmen ein wichtiges Argument gegenüber den Banken entgehen. Nur 26 Prozent verwenden eine ERP-Software mit standardisierten Soll-Ist-Auswertungen für die Jahresplanung und die Überwachung des Geschäftserfolgs.

Unprofessionelle Lohnabrechnung
Erstaunliche Ergebnisse ergab die Umfrage im Bereich der Entlohnung: 27 Prozent der Unternehmen gehen hier noch papiergebunden mit Leistungszetteln vor, das heißt sowohl die Erfassung der Arbeitsleistung als auch die Lohnberechnung erfolgt händisch. 29 Prozent der Befragten geben die Lohnabrechnung gänzlich aus der Hand und vertrauen sie ihrem Steuerberater oder einem externen Dienstleister an. Lediglich 24 Prozent verfügen über ein Zeiterfassungssystem mit automatischer Einspeisung in die Lohnbuchhaltung, während immer noch 19 Prozent die Lohnabrechnung gänzlich ohne spezielle Zeit- und Leistungserfassung erledigen.

Steuererklärung auf elektronisch
Auch im Bereich der Steuererklärung, die seit einiger Zeit über das Online-System Elster abzugeben ist, verlassen sich fast die Hälfte der befragten Unternehmen auf ihren Steuerberater. Immerhin 37 Prozent verwenden hier zwar eine betriebswirtschaftliche Software mit ständig aktualisiertem Elster-Formular und automatischem Einlesen der Buchhaltungsdaten, doch noch immer 18 Prozent erledigen die Steuererklärung, indem sie die Daten aufgrund von Buchungsunterlagen händisch eingeben.

Software zur Überwachung von Außenständen
Einzig wenn es um Außenstände und das zügige Bezahlen von Forderungen geht, nutzt schon fast die Hälfte der Unternehmen die Hilfe von Software mit automatisch aktualisierten Offene-Posten-Listen und integrierter Mahnfunktion. Nur ein Drittel sichtet Rechnungen und Kontoeingänge noch persönlich und erstellt Mahnungen individuell. Auch mit Office-Tabellen behelfen sich in diesem Bereich nur noch wenige Unternehmen.

Mehr als die Hälfte der 700 teilnehmenden Unternehmen kamen aus der Dienstleistungs-Branche oder dem Handel, die absolute Mehrheit (82 Prozent) gab ein Umsatzvolumen bis 20 Mio. Euro an.
(Sage: ra)