Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Software für E-Mail-Archivierung lässt im Zeitraum der Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten weder Manipulationen noch Löschen von archivierten E-Mails zu
Zusätzliche Archivierung der E-Mail als TXT-Datei oder im HTML-Format – Rechtskonforme Archivierung für Blackberry-Anwender

(23.07.07) - H&S Heilig und Schubert InformationsManagement liefert ab sofort die neue Version 3.0 ihrer E-Mail-Archivierungslösung "exchange@Pam" aus. Die Lösung archiviert E-Mails rechtssicher und soll den Speicher von MS Exchange-Servern entlasten. Neu in Version 3.0 ist ein erweiteter Löschschutz. Die Software lässt im Zeitraum der Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten weder Manipulationen noch Löschen von archivierten E-Mails zu. Besteht Bedarf, diese Mails über die Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren, lässt der erweiterte Löschschutz das Kopieren und Verschieben von Mails auf andere Medien zu, jedoch kein Löschen aus dem Archiv. Mit Version 3.0 öffnet sich H&S erstmals auch der Apple-Welt.

exchange@Pam archiviert Mails im Original-Format. Dabei werden die E-Mails aufgetrennt und als eigenständige Contents (Bodytext im MSG-Format und Attachments im Originalformat) archiviert. Mit der MD5-Prüfsummenlogik überprüft die Lösung, ob die zu archivierenden E-Mails und Anhänge bereits im Archiv vorhanden sind. Unabhängig davon, wie viele MS Exchange-Server an die Lösung angeschlossen sind, wird jede E-Mail, jeder Anhang nur ein einziges Mal abgelegt (Single Instance Store). Gegenüber der alternativen Speicherung als PST-File wird dadurch erheblich Speicherbedarf reduziert, Größenlimitierungen sind ausgeschlossen. Da heute nicht abzusehen ist, ob eine E-Mail im originären MSG-Format auch in vielen Jahren noch gelesen werden kann, bietet die Lösung eine zusätzliche Archivierung der E-Mail als TXT-Datei oder im HTML-Format.

Eine besonders komfortable Funktionalität von exchange@Pam ist die Suche nach einer archivierten E-Mail mit dem "eDiscovery Web Interface". Dieses wird über MS Outlook oder über einen Web-Browser aufgerufen. Es ermöglicht kombinierte Suchaufträge über mehrere Felder hinweg, beispielsweise in den Feldern "Absender", "Betreff", "Bodytext". In Attachments kann per Volltextsuche recherchiert werden. Zusätzlich ist für Auditoren ein Export der recherchierten Mails als PST-Datei gegeben.

Ab sofort können auch Blackberry-Anwender einfach auf archivierte Mails zugreifen. Die Lösung hinterlässt für jede archivierte Mail zeitverzögert ein Shortcut (Platzhalter) auf dem Exchange-Server, während die Mail in das Archiv wandert und automatisch aus dem Postfach gelöscht wird. Komfortabel für MS Outlook-Anwender, die via Shortcut direkt auf archivierte E-Mails zugreifen. Blackberries können dies nicht. Daher setzt der neue Archiv-Modus "Shortcut Delay" in exchange@Pam erst nach einem definierten Zeitraum einen Shortcut, danach wird die E-Mail automatisch gelöscht, allerdings trotzdem rechtssicher archiviert.

Fällt der Exchange-Server aus, bleibt mit exchange@Pam die Arbeit nicht stehen. Der Zugriff auf archivierte Mails besteht weiterhin. Selbstverständlich können von exchange@Pam archivierte Mails von nachfolgenden Drittapplikationen wie CRM-, ERP- und DMS-Systemen importiert und somit in den weiteren Workflow integriert werden.

Die Voransicht auf archivierte E-Mails via MS Outlook bleibt durch eine Kopie des Bodytextes im MS Exchange Store erhalten, die exchange@Pam zum Archive-Shortcut anlegt. Selbst E-Mails ohne Anhang beanspruchen durch direktes Beantworten und Wiederbeantworten enorme Speicherkapazitäten. Deshalb kann der Administrator mit exchange@Pam die Größe der Bodytextkopie frei definieren. Anwender können dadurch die ersten Zeilen der archivierten Mail in der Voransicht einsehen und den MS Exchange Store entlasten. Der bekannte Doppelklick auf die Kurzfassung des Bodytextes führt zur originalen E-Mail aus dem Archiv.

Ein enormes Plus für besonders große und geographisch verteilte Unternehmen ist die standortübergreifende Skalierfähigkeit von exchange@Pam durch eine spezielle Location.ID. Beispielsweise können exchange@Pam Archiv-Services für das Tagesgeschäft, PST Import Archiv-Service zur Übernahme alter PST-Dateibestände und mehrere Retrieve-Services zur E-Mail-Recherche parallel und standortübergreifend operieren.
(H&S: ra)