Rechtssicherheit durch langfristige Archivierung

Unternehmen müssen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsdokumente langfristig denken – und setzen deshalb zunehmend auf die so genannte "Hybride Archivierung"
Mit diesem neuartigen Verfahren lässt sich nicht nur ein digitales Informationsmanagement, sondern gleichzeitig auch ein langlebiges Mikrofilm-Archiv anlegen

(11.05.09) - Unternehmen müssen stets auf mögliche Revisionen, Steuerprüfungen oder sogar Gerichtsprozesse vorbereitet sein. Vor allem angesichts der aktuellen Wirtschaftskrise kommt es vermehrt zu Situationen, in denen Anwälte, Wirtschaftsprüfer, Insolvenzverwalter oder Steuerfahnder eine lückenlose Dokumentation verlangen. Sämtliche juristisch relevanten Dokumente müssen dann fristgerecht zusammengestellt werden und Compliance-Ansprüchen gerecht zu werden.

Um alle angeforderten Daten möglichst schnell und ohne großen Aufwand zur Hand zu haben, führen immer mehr Unternehmen ein so genanntes "E-Discovery"-System ein. Der Begriff steht für die Anfrage, Suche und Ortung elektronischer Daten, um sie z.B. bei gerichtlichen Verfahren als Beweismittel vorzulegen. In einer digitalen Datenbank sind alle wichtigen Geschäftsdokumente enthalten, die sich über eine Suchfunktion schnell und ohne großen Aufwand aufrufen lassen.

Voraussetzung für eine solche Lösung ist, dass alle Daten eines Unternehmens digital vorliegen. Ob Rechnungen, Verträge, Gesprächsprotokolle oder die Tankquittung einer Geschäftsreise – die Papierflut muss zunächst digitalisiert werden. Doch mit einem bloßen Einscannen ist es nicht getan. Unternehmen müssen ihre Geschäftsdaten so archivieren, dass sie auch langfristig gesichert sind. Damit sie gleichzeitig im täglichen Umgang bequem genutzt werden können, setzt sich zunehmend eine Kombination aus digitalem Informationsmanagement und Mikrofilm durch, die "Hybride Archivierung".

"Filme sind extrem beständig und bleiben auch noch nach Jahrzehnten lesbar", erklärt Petra Wallasch, Geschäftsführerin der RT Reprotechnik.de GmbH, dem führenden Spezialisten für Vervielfältigungen aller Art. "Da sie zudem fälschungssicher sind, ist diese Archivierungsform absolut rechtssicher." Die digitalen Daten ermöglichen gleichzeitig den einfachen Umgang für den alltäglichen Gebrauch und dienen als Basis für ein E-Discovery-System.

Doch das Erstellen von Mikrofilmen ist aufwändig und teuer. Bei der "Hybriden Archivierung" hingegen wird im Zuge der Digitalisierung ein Mikrofilm-Archiv gleichzeitig – d.h. in einem Arbeitsgang – angelegt. Dadurch lassen sich die Kosten gegenüber herkömmlichen Belichtungsverfahren für Mikrofilme um mehr als die Hälfte reduzieren. Die RT Reprotechnik ist europaweit einer der wenigen Anbieter, der Papiere mit nur einem einzigen Scan zugleich in ein digitales Archiv als auch auf einem Mikrofilm speichern kann.

Suchfunktion wie bei Google
Eine rechtssichere Archivierung ist auch deshalb wichtig, weil für Geschäftsdokumente eine so genannte Aufbewahrungspflicht gilt. Verschiedene Richtlinien, z.B. der Sarbanes-Oxley Act (SOX), verlangen eine transparente und vollständige Berichterstattung durch das Management. "Viele Geschäftsführer wissen nicht, dass sie unter Umständen für den Datenverlust haften", so Wallasch. Unter dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) wurde die Haftbarmachung von Vorstand, Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfern im Unternehmen in den letzten Jahren sogar noch deutlich verschärft.

Für das Management bedeutet eine gut durchdachte Archivierung aber auch eine verbesserte Arbeitsqualität im Alltag. Anstatt mit Aktenordnern zu hantieren, sind alle Dokumente auf einer DVD digital aufrufbar. RT macht es mit einer komfortablen OCR-Texterkennung möglich, ähnlich wie in Google, über Schlagworte nach einem bestimmten Dokument zu suchen – quer über mehrere Datenträger hinweg.

Ein weiterer Vorteil der Archivierung von RT: Auf den Datenträgern ist die Software, die zur Nutzung des Archivs benötigt wird, bereits vorhanden. Sie lassen sich sofort auf jedem beliebigen Rechner öffnen und einsehen, ohne dass zuvor ein Programm installiert werden muss, d.h. auch ohne, dass zusätzliche Lizenzen erworben werden müssen. Da die Datenbank im XML-Format aufbereitet ist, kann der Kunde zudem alle Daten in das eigene System integrieren. Am Ende einer Archivierung können die Papierdokumente bedenkenlos vernichtet werden und das Unternehmen wird von einer enormen Last befreit. (RT Reprotechnik.de: ra)