Einhaltung von Richtlinien und Compliance
Richtliniendatenbank erinnert regelmäßig an die Regel-Einhaltung und dokumentiert sie
Durchsetzung von Compliance-Richtlinien: Im Schadensfall kann eine implementierte Richtliniendatenbank zur Exkulpation der Geschäftsleitung beitragen
(08.10.08) - Die Compliance-Vorfälle der jüngsten Vergangenheit haben gezeigt, dass häufig zwar gute Richtlinien zur Betrugs- und Korruptionsprävention formell in Kraft gesetzt worden waren. Aber sie wurden im Unternehmen weder ernst genommen noch befolgt. Daher hat die IT Compliance Systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung Markus Pins & Partner ein Softwareprodukt entwickelt, mit dem sich die Kenntnisnahme und das Verständnis von Verhaltensanweisungen auf effiziente Weise überprüfen lassen und mit dem an die Einhaltung der Verhaltensweisen regelmäßig erinnert wird. Denn damit Richtlinien befolgt werden können, müssen sie wenigstens bekannt und bewusst sein.
Richtliniendatenbank erhöht Effektivität von Verhaltensanweisungen
Bei dem Softwareprodukt handelt es sich um eine Richtliniendatenbank, mit der Unternehmen die Effektivität ihrer internen Verhaltensanweisungen verbessern können. Das serverbasierte Produkt erleichtert die Prüfung, ob Mitarbeiter Richtlinien und Regeln einhalten und ob sämtliche Verhaltensanweisungen verstanden und angewendet werden.
Obwohl Unternehmen in letzter Zeit viele Projekte zur Optimierung der Compliance-Qualität gestartet haben, zeigt die tägliche Praxis, wie viele Mängel die Durchsetzung von Verhaltensanweisungen nach wie vor hat. Das beginnt schon bei erstaunlich grundsätzlichen Problemen:
Selten kennen alle Führungskräfte die unternehmensweit gültigen Richtlinien – geschweige denn, dass die Richtlinien hinreichend eingehalten werden. Aktualisierungen von Richtlinien werden nicht effizient kommuniziert oder gehen in der Vielzahl der Regelungen unter. Manuel Rundt, Geschäftsführer der IT Compliance Systeme GmbH, stellte fest: "Manchmal scheitert effektives Compliance-Management schon an der aktuellen und übersichtlichen Bereitstellung von Richtlinien für den jeweiligen Mitarbeiter. Unsere Richtliniendatenbank erinnert regelmäßig an die Regel-Einhaltung und dokumentiert sie. Optional wird geprüft, ob die Richtlinien auch verstanden worden sind."
Damit unterstützt die Richtliniendatenbank Geschäftsführungen und Vorstände, ihren Organisationspflichten insbesondere in Compliance-Angelegenheiten nachzukommen. Im Schadensfall kann eine implementierte Richtliniendatenbank zur Exkulpation der Geschäftsleitung beitragen.
Markus Pins, Inhaber der Unternehmensberatung Markus Pins & Partner, ergänzte: "Schon der gehobenen Mittelstand und erst recht internationale Großkonzerne lassen sich nur noch über subsidiäre Richtlinien steuern. Daher verbessert die Richtliniendatenbank nicht bloß die Compliance-Qualität, sondern auch die gesamte Unternehmenssteuerung." (IT Compliance: Markus Pins & Partner: ra)