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Gesetzeskonforme Reisespesen-Berechnung


Software für Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuch mit einem eigenen Betriebsprüfermodus gemäß § 147 A
Erfasste Zahlen können auf einen Datenträger zur Überlassung an den Betriebsprüfer nach GDPdU überspielt werden


(06.05.08) - Das Programm "SD-Reisekosten 2008" für die Reisekostenabrechnung lässt sich zugleich als Fahrtenbuch verwenden. Die neue Version ist bereits an das neue Reisekostenrecht von 2008 angepasst. Das Programm berücksichtigt alle Anforderungen des Finanzamtes und hilft allen Anwendern in der Firma dabei, ein Fahrtenbuch zu führen und die Reisekostenabrechnung zu erledigen.

Die Datenbank erfasst Länder, Währungen, Pauschalen, Belegarten und Mitarbeiter, sodass sich die Informationen bei Bedarf einfach per Mausklick aus der Auswahl in die Buchungsformulare übernehmen lassen. Häufige Reiseziele können ebenfalls einfach vorgebucht werden. Auch die Eingabefelder lassen sich vordefinieren. So wird es zum Kinderspiel, eine neue Dienstreise ins System zu übernehmen. Die Berechnung der Reisespesen erfolgt anschließend nach den gesetzlich gültigen Regelungen, wobei das Programm immer nach den günstigsten Abrechnungsmethoden sucht. Die Software kennt dabei die gesetzlichen Regelungen aus den Jahren 1996 bis 2008, sodass sich mit dem Programm auch noch Spesenabrechnungen aus den vergangenen Jahren durchführen lassen. Auch die automatische Kontierung und Vorsteuerberechnung lässt sich mit dem Programm durchführen.

Das integrierte Genehmigungsmodul bildet auch den firmeneigenen Workflow-Prozess ab. Ebenfalls berücksichtigt wird die Vorschussverwaltung, die Anbindung an die Fibu des Unternehmens und die E-Mail-Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Das Programm bietet auch einen eigenen Betriebsprüfermodus gemäß § 147 A und erlaubt es, die erfassten Zahlen auf einen Datenträger zur Überlassung an den Betriebsprüfer nach GDPdU zu überspielen.

Ergänzend zur Reisekostenabrechnung bietet das Programm auch ein Fahrtenbuch an, das vom Finanzamt akzeptiert wird. Es kann mehrere Autos erfassen und passend dazu jede durchgeführte Fahrt protokollieren, darunter auch Privatfahrten und die Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte und wieder zurück.

Die neue Version von SD-Reisekosten bietet wieder einige Verbesserungen an, die es erlauben, noch einfacher und zugleich effizienter mit der Software zu arbeiten.

Neue Eingabemöglichkeit der Abzüge bei kostenlosen Mahlzeiten: In der Grundmaske "Reisebericht" kann der Benutzer ab sofort mit dem Schalter "Abzüge" die kostenlos erhaltenen Mahlzeiten für die einzelnen Reisetage per Mausklick eintragen.

Neue Eingabemöglichkeit für die Abzüge bei Hotelbelegen: Bei Hotelbelegen ist es ab sofort möglich, die erhaltenen Mahlzeiten für die einzelnen Tage einzutragen. Diese können als Abzüge vom Tagessatz oder als Sachbezugswert deklariert werden. Hat die Firma die Mahlzeiten im Voraus bestellt, kann der Abzug mit dem wesentlich günstigeren Sachbezugswert vorgenommen werden. Dies kann auch unter "Extras / Optionen / Parameter" voreingestellt werden. Ansonsten berechnet sich der Abzug für das Frühstück mit 20 Prozent bzw. für das Mittag- und Abendessen mit 40 Prozent vom Tageshöchstsatz. Die Firma hat an dieser Stelle die Möglichkeit, die Umsatzsteuerlast zu senken, indem sie den Schalter "ohne Vorsteuer" aktiviert. In diesem Fall wird aus der Hotelrechnung die ganze Vorsteuer berechnet.

Neue Voreinstellung: Drucken Fahrtenbuchprotokoll: Unter "Extras / Optionen / Parameter" kann das Protokoll für das Fahrtenbuch voreingestellt werden. Damit ist bei jedem Ausdruck des Fahrtenbuchs die Druckoption "Protokoll" aktiv.

Änderungen des Reisekostenrechts berücksichtigt: Der Gesetzgeber hat in den Lohnsteuerrichtlinien 2008 viele Änderungen und Anpassungen vorgenommen, die das Reisekostenrecht betreffen. SD-Reisekosten kennt diese Änderungen bereits, sodass eine korrekte Berechnung gewährleistet ist. Zu den Anpassungen im Reisekostenrecht gehören die grundlegende Auslegung des Begriffs "Auswärtstätigkeit", die Neudefinition der "regelmäßigen Arbeitsstätte", der Wegfall der Dreimonatsfrist bei den Fahrtkosten, die veränderte Anpassung der Pauschalbeträgen bei Übernachtungen und die Abrechnung von Verpflegungen bei Hotelübernachtungen. Hinzu kommt, dass Malta und Zypern ab dem 1. Januar 2008 ebenfalls zum Euroraum mit dazu gehören. Alle Details zu den Änderungen lassen sich online abrufen. (Stenzel Ing.Büro: ra)


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