Kostengünstige Umsetzung der BilMoG-Anforderungen

4 Tipps, wie Firmen kostengünstig die IKS/RMS-Anforderung von BilMoG umsetzen können
In kürzester Zeit eine Dokumentationen so erstellen, dass Sie den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer entsprechen

(17.08.09) - Mit dem 29.5.09 ist das BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) in Kraft getreten. Demnach müssen kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften erstmals die wesentlichen Merkmale ihres internen Kontroll- und Risikomanagementsystems in Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess beschreiben. Gerade in Zeiten, in denen die Budgets ohnehin knapp sind, kommen so noch weitere Kosten auf die Unternehmen zu. Dr. Anne-Katrin Straesser, Autorin des Buches "7 Secrets of Highly Profitable Internal Control Systems" gibt dazu vier Tipps, wie Unternehmen Kosten sparen können, wenn diese Anforderung umgesetzt wird.

1. Nutzen Sie bestehende Dokumentationen
Viele Firmen haben in der Regel "automatisch" ein gutes Kontrollsystem. Dies betrifft sowohl die Rechnungslegungsprozesse direkt, als auch die vorgelagerten Wertschöpfungsprozesse. Da werden die Kalkulation und Buchung von Rückstellungen überprüft, Verträge gemäß den Unterschriftsregelungen abgezeichnet, oder Zahlungen von zwei autorisierten Personen durchgeführt. Oft gibt es im Unternehmen Prozessbeschreibungen, die anderen Zwecken dienen. Seien dies Arbeitsanweisungen, Dokumentationen für ISO-Zertifizierungen oder Abschlusschecklisten, nutzen Sie diese. In diesen Dokumentationen werden viele Kontrollen in irgendeiner Form erwähnt. Die Unterlagen müssen dann lediglich auf den neusten Stand gebracht, ergänzt und an die Anforderungen der neuen Regelungen und der Wirtschaftsprüfer angepasst werden.

2. Fangen Sie frühzeitig an
Wenn Sie es noch nicht getan haben, fangen Sie jetzt damit an. Viele Firmen scheuen im Moment noch die Umsetzung. Teils, weil geeignete Ressourcen fehlen oder anderweitig gebunden sind, teils, weil andere Dinge im Moment Vorrang haben. Manchen Unternehmen sind die konkreten Anforderungen auch noch nicht klar und machen deshalb erst mal gar nichts. Allerdings sparen Sie bares Geld, wenn Sie sich frühzeitig um die Umsetzung kümmern. Haben Sie beim nächsten Jahresabschluss die Wirksamkeit Ihres IKS (Internen Kontrollsystems) / RMS (Risikomanagementsystems) nicht selbst nachvollziehbar dargelegt, werden sich Ihre Wirtschaftsprüfer eigenständig einen Überblick verschaffen, um das Testat erteilen zu können. Dies verursacht hohe Kosten, die Sie im Vorfeld vermeiden können.

3. Holen Sie sich externe Hilfe
Es gibt Beratungen, die sind auf die Einführung und Überprüfung von IKS / RMS spezialisiert. Diese wissen, worauf zu achten ist, und können in kürzester Zeit die Dokumentationen so erstellen, dass Sie den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer entsprechen. Versuchen Sie dies mit eigenen Mitarbeitern durchzuführen, dauert der Prozess oft wesentlich länger und Sie haben keine Garantie, dass die Voraussetzungen 100 Prozent erfüllt sind. Hinweis: Die externe Hilfe darf nicht von Ihrem Wirtschaftsprüfer kommen. Diesem ist per Gesetz untersagt, Ihr Unternehmen zu beraten und gleichzeitig zu prüfen. Zudem haben oft gerade kleinere, spezialisierte Beratungen nicht den Overhead, den große, generalisierte Beratungen oder Wirtschaftsprüfer finanzieren müssen. Das heißt, kleinere Beratungen können in der Regel günstiger und flexibler agieren.

4. Kommunizieren Sie Top Management Unterstützung
Wie bei fast jedem Projekt hängt auch bei der Beschreibung des IKS/RMS der Erfolg vom Commitment des Top Managements ab. Gerade Corporate Governance – Umsetzungen werden oft als zeitaufreibend und den operativen Ablauf störend empfunden. Nicht selten lassen diese auch schon mal Vertreter des Top Managements verlauten. Fehlt jedoch hier bereits die Akzeptanz, wird es auch in den darunter liegenden Hierarchiestufen Widerstände geben. Diese verhindern einen stringenten Projektdurchlauf und verursachen Kosten und Frustrationen. Sie müssen es ja nicht gerade so drastisch halten, wie der Finanzvorstand eines niederländischen Chemiekonzerns. Dieser verkündete bei einer Mitarbeiterversammlung: "Comply or Die!" Die Projektakzeptanz in sämtlichen Bereichen war in diesem Falle jedoch gesichert.

Das Buch "7 Secrets of Highly Profitable Internal Control Systems" erscheint in wenigen Wochen im Handel. (aks business consulting: ra)

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