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Langzeitarchivierung von Dokumenten


Rechtliche Anforderungen an Dokumentenmanagement in Europa
Veröffentlichung soll eine rasche Orientierung in der europäischen Gesetzgebung ermöglichen


(22.03.10) - Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in einer neuen Publikation die rechtlichen Compliance-Aspekte des Dokumentenmanagements in den wichtigsten europäischen Ländern zusammengefasst. Die detaillierten, klar gegliederten zweisprachigen Beschreibungen erläutern die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung von Dokumenten.

Europaweit agierende Unternehmen erhalten so die wesentlichen rechtlichen Vorgaben in kompakter Form. Die rund 60 Seiten umfassende Publikation steht auf der Website des VOI zum kostenlosen Download zur Verfügung. Im Online-Shop des VOI kann die Papierversion für eine Schutzgebühr in Höhe von 15 Euro bestellt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Frankreich? Müssen Unternehmen in England ihre E-Mails archivieren? Mit welchen Sanktionen muss jemand in Spanien rechnen, der seine kaufmännischen Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt? Auf diese und andere Detailfragen gibt die Publikation mit dem Titel "Legal Requirements for Document Management in Europe" klare Antworten.

Erarbeitet wurde sie im Competence Center "Steuern und Recht" des VOI von dessen Leiter Stefan Groß und Jürgen Biffar. Neben Deutschland berücksichtigt die Untersuchung die Länder Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien.

"Mit unserer neuesten Veröffentlichung wollen wir Interessenten und VOI-Mitgliedern eine rasche Orientierung in der europäischen Gesetzgebung ermöglichen, insofern diese relevant für das Dokumentenmanagement und damit verbundene Themen im jeweiligen Land ist", so die Initiatoren der Publikation. "Durch die Mehrsprachigkeit erfüllt sie gleich mehrere Anforderungen.

Nicht nur deutschsprachige Interessenten können mit Hilfe der gelieferten Informationen rechtssicher in europäischen Ländern agieren, sondern wir erreichen mit unserem Nachschlagewerk auch Leser aus den anderen europäischen Ländern. Damit sind wir unserem Ziel eines einfacheren grenzübergreifenden Aktionsradius‘ für Systemanbieter und Anwender einen großen Schritt näher." (VOI: ra)

VOI: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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Meldungen: Schriften

  • Technische Grundlagen für DeFi

    Per E-Mail kann man heute weltweit jeder Person eine Nachricht zukommen lassen - warum kann man nicht genauso einfach dieser Person Geld senden? Oder einen Kredit gewähren? Diese Frage steht im Mittelpunkt der Debatte um Decentralized Finance (DeFi). Dabei handelt es sich um die Idee eines dezentralen Finanzsystems, das auf der Blockchain-Technologie aufbaut und ohne Banken, Zahlungsdienstleister oder andere Intermediäre auskommt. "Decentralized Finance hat enormes disruptives Potenzial und wächst gerade rasant, steckt aber insgesamt noch in den Kinderschuhen - für eine Reihe von technischen, wirtschaftlichen und regulatorischen Fragen müssen noch passende Antworten gefunden werden", sagt Patrick Hansen, Bereichsleiter Blockchain beim Digitalverband Bitkom. "Decentralized Finance ist kein konkretes einzelnes Projekt, sondern der Oberbegriff für eine Vielzahl von Ideen und Projekten, die ein neues dezentrales, transparentes und dadurch vertrauenswürdiges Finanzsystem aufbauen wollen." Um eine breite und sachliche Debatte zu ermöglichen, hat Bitkom heute ein Infopapier "Decentralized Finance - A new Fintech Revolution?" veröffentlicht.

  • Blockchain-Technologie als Grundlage

    Der Digitalverband Bitkom warnt davor, dass Europa bei der Diskussion über digitale Währungen international abgehängt wird. Während weltweit Länder bereits mit digitalem Zentralbankgeld experimentieren, fehle in Deutschland und Europa oft noch das Grundverständnis. Aus diesem Grund hat Bitkom heute ein Infopapier "Digitaler Euro auf der Blockchain" veröffentlicht, um grundlegende Begriffe zu erläutern, Chancen und Risiken zu benennen und so die Grundlage für eine breite öffentliche Debatte zu schaffen. "Aktuell ist China in der Entwicklung einer digitalen Währung führend, daneben gibt es eine Reihe von privaten Initiativen, die bereits am digitalen Geld arbeiten. Auch mit Blick auf die Diskussion über digitale Souveränität muss es uns gelingen, dass Europa eine weltweite Führungsrolle übernimmt", sagt der Bitkom-Finanzexperte Julian Grigo. "Digitale Währungen können in einer digitalen und globalisierten Welt zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Bei Blockchain-Anwendungen in der Finanzindustrie liegt ein Riesen-Potenzial für Europa - diese Chancen müssen wir nutzen."

  • Kryptoverwahrern auf die Finger geschaut

    Wer Kryptowährungen wie Bitcoin, Ripple, Litecoin oder IOTA für Kunden verwahrt, benötigt dafür seit 1. Januar eine Genehmigung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Darauf hat der Digitalverband Bitkom hingewiesen und zugleich ein Infopapier "Regulatorische Anforderungen an Kryptoverwahrer" veröffentlicht. "Bitkom begrüßt ausdrücklich, dass in Deutschland das Kryptoverwahrgeschäft nun eine erlaubnispflichtige Finanzdienstleistung ist. Dadurch werden künftig Kooperationen zwischen Kryptoverwahrern und etablierten Finanzdienstleistern wie Banken, Vermögensverwaltern oder Pensionskassen deutlich vereinfacht werden", sagt Patrick Hansen, Bereichsleiter Blockchain beim Bitkom. "Regulierung ist in diesem Fall ein Game-Changer, der digitalen Vermögenswerten zu einem Durchbruch verhelfen kann."

  • Schritt zu verbesserter Kommunikationssicherheit

    Die Verschlüsselung von E-Mails stellt einen wesentlichen Schritt zu verbesserter Kommunikationssicherheit dar. Der Bundesverband IT-Sicherheit e.V. (TeleTrusT) hat den überarbeiteten Leitfaden "E-Mail-Verschlüsselung" veröffentlicht, der den Themenkreis "E-Mail-Sicherheit" behandelt, Hintergründe erklärt und technische Vorschläge enthält. Die E-Mail ist nach wie vor das Hauptkommunikationsmittel im Geschäftsleben. Täglich werden nach wie vor geschäftliche Informationen, auch unternehmenskritische Vorgänge und sensible Daten, im ungesicherten Modus versendet. Die übermittelten Informationen sind nicht nur für Fremde lesbar, sondern können auch auf dem Transportweg manipuliert oder gelöscht werden.

  • Infodienst "Datenschutz für Praktiker"

    Die Gründe, weshalb Aufsichtsbehörden 2019 Bußgelder auf Basis der DSGVO aussprachen, waren vielfältig. So wurden z. B. im Fall einer Immobiliengesellschaft personenbezogene Daten von Mietern in einem Archivsystem gespeichert, in dem eine Löschung nicht mehr benötigter Daten nicht vorgesehen war. Eine Prüfung, ob eine Speicherung zulässig oder überhaupt erforderlich ist, fand nicht statt. Die Berliner Aufsichtsbehörde sprach ein Bußgeld in zweistelliger Millionenhöhe aus, das bisher höchste in Deutschland. In einem weiteren Bußgeldfall wurden mehrere Einzelverstöße eines Lieferdienstes geahndet. Mehrheitlich ging es um Nichtachtung der Betroffenenrechte. Unter anderem hatten sich Kunden über unerwünschte Werbemails beschwert und in anderen Fällen waren Betroffenenanfragen nicht beantwortet worden.