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Fahrtenbücher: Hohe Anforderungen

Bereits kleine Mängel führen zur nachträglichen 1-Prozent-Regelung oder zur Lohnsteuernachzahlung
Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden

(22.08.12) - Die steuerlich richtige Behandlung der geldwerten Vorteile bei Privatfahrten mit einem Dienstwagen gehört schon lange zu den besonders umstrittenen Punkten bei jeder Prüfung durch das Finanzamt. Immer neue Entscheidungen der Finanzgerichte dokumentieren, dass die Finanzverwaltung gerade in diesem Punkt das bestmögliche für sich herausholen möchte. Darauf macht jetzt die Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner aufmerksam. Dieser besondere Einsatz habe sich für die Finanzverwaltung auch gelohnt, denn in der Vergangenheit habe der Bundesfinanzhof immer wieder strenge Vorgaben für die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gemacht.

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, weist darauf hin, dass als Folge dieser restriktiven Rechtsprechung das Finanzamt bereits kleine Mängel bei der Führung des Fahrtenbuchs zum Anlass genommen hat, um die private Firmenwagennutzung nachträglich der 1-Prozent-Regelung zu unterwerfen und das Unternehmen als Arbeitgeber des Dienstwagenfahrers mit der Lohnsteuernachzahlung in Regress zu nehmen.

Da ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt als Beweismittel anerkannt werden soll, bestimmte Mindestanforderungen erfüllen muss, rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz, folgende Punkte unbedingt zu beachten:

>> Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.
>> Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen erkennbar sind. Lose Notizzettel reichen nicht aus.
>> Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.
>> Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel - und ganz wichtig ist die genaue Adresse mit Hausnummer (!!) -, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand.
>> Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.
>> Umwegfahrten sind gesondert auszuweisen, auch wenn sie verkehrsbedingt (z. B. Umleitung, Stau) waren.
(Roland Franz & Partner: ra)

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