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Tipps für skandalfreie Dienstreisen


IT-Lösungen für Reisekostenmanagement und -verwaltung helfen Verbänden und öffentlichen Einrichtungen, besser und günstiger zu reisen
Nur wer die Reisekosten im Detail kennt, kann sie auch wirklich kontrollieren

(14.02.14) - Concur erklärt in diesem Zusammenhang die vier Grundpfeiler eines effizienten Reise- und Ausgabenmanagements. Denn eine durchdachte Strategie für Dienstreisen nebst automatisierten Lösungen für die Reiseplanung, -buchung und -abrechnung helfen gegen ungewollte Schlagzeilen. Um bösen Überraschungen vorzubeugen, sei es ratsam, das eigene Dienstreiseverhalten zu überdenken und auf automatisierte Lösungen zur Unterstützung des Reisekosten- und -planungsmanagements zu setzen. Detaillierte Analysen unterstützen öffentliche Einrichtungen, Ministerien, Verbände oder Unternehmen dabei, ihre Reiserichtlinien intelligent an die Anforderungen ihrer Mitarbeiter anzupassen – von Reisekostenzuschüssen über Verträge mit Fluglinien bis zu Vereinbarungen mit Hotels.

Dies sind die von Concur zusammengestellten vier Grundpfeiler eines effizienten und nachvollziehbaren Reisemanagements:

1. Mitarbeiter und Unternehmenskultur miteinbeziehen: Reisekostenrichtlinien variieren je nach Unternehmen oder Verband. Deshalb müssen automatisierte Lösungen an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Ratsam ist zudem eine Zusammenstellung der wichtigsten Regeln und Vorgaben: So wissen alle Mitarbeiter, was erlaubt ist und woran sie sich halten müssen. Zudem sollten sie wissen, welche Ausgaben innerhalb des Ausgabenrahmens liegen und ob sie ihr Reiseverhalten eventuell ändern sollten.

2. Auf transparente Prozesse achten: Nur wer die Reisekosten im Detail kennt, kann sie auch wirklich kontrollieren. Eine Automatisierung der Freigaben und Zahlungen von Reisekosten verstärkt Kontrolle und Transparenz und senkt dadurch Kosten. Automatisierte Prozesse verbessern zudem die Erfolgsmessung angestrebter Ziele. Sowohl die Planung und Buchung der Dienstreise als auch alle Arbeitsschritte, die mit der Reisekostenabrechnung zusammenhängen, lassen sich heute automatisch umsetzen und somit effizienter und transparenter gestalten.

3. Tatsächliche Ausgaben auswerten: Die Buchhaltung sollte in regelmäßigen Abständen Informationen über die Reiseausgaben zusammenstellen. Die Auswertung dieser Daten hilft, Reisekostenrichtlinien zu überdenken, gegebenenfalls zu verändern und den Mitarbeitern zu begründen. Mithilfe automatisierter Prozesse lassen sich Informationen über frühere Ausgaben schnell und einfach im System abrufen.

4. Durchdachte Dienstreisen von A bis Z: Wer darauf achtet, bei bevorzugten Anbietern zu buchen, teure Ausgaben zu minimieren und Reisekosten schnell und korrekt abzurechnen und freizugeben, kann viel Geld sparen. Die Reisekostenrichtlinien lassen sich hierbei direkt in die Komplettlösung integrieren und so in jedem Schritt des Reiseprozesses automatisch anwenden. Als Experte auf dem Gebiet des Reise- und Reisekostenmanagements hilft Concur Ausgaben zu reduzieren.
(Concur: ra)

Concur: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Invests

  • Welche Produkte benötigen eine UKCA-Kennzeichnung?

    Es bleiben nur noch ein paar Monate, bis die Übergangsfrist für die UKCA-Kennzeichnung endet. BSI, das Unternehmen für Geschäftsverbesserung und Standards, möchte alle betroffenen Hersteller daran erinnern, die relevante regulierte Produkte in Großbritannien (England, Wales und Schottland) auf den Markt bringen wollen. Die UKCA-Kennzeichnung wird ab dem 1. Januar 2022 die herkömmliche CE-Kennzeichnung ersetzen. Betroffene Produkte, für die bisher die CE-Kennzeichnung durch eine Benannte Stelle benötigt wurde, müssen dann von einer in Großbritannien zugelassenen Stelle (UK Approved Body) mit der UKCA-Kennzeichnung versehen werden. Die CE-Kennzeichnung wird für die meisten Produkte ab dem 1. Januar 2022 nicht mehr anerkannt werden. Für Schiffsausrüstungen, medizinische Geräte und IVDs wurde eine verlängerte Übergangsfrist gewährt. Shahm Barhom, Group Product Certification Director bei BSI Group (British Standard Institution, sagte: "Seit unserem Austritt aus der Europäischen Union am 31. Januar 2020 befinden wir uns in einer Übergangszeit, in der sowohl die UKCA- als auch die CE-Kennzeichnung akzeptiert werden, aber ab dem 1. Januar 2022 wird dies nicht mehr der Fall sein. Die meisten Produkte, die in Großbritannien auf den Markt gebracht werden, benötigen ab dem kommenden Jahr die UKCA-Kennzeichnung und die damit verbundenen Prüfungen und Zertifizierungen müssen von einer in Großbritannien zugelassenen Stelle durchgeführt werden.

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    Zum Ende des Jahres 2021 wird das deutsche Gesetz zum Whistleblower-Schutz in Kraft treten: Unternehmen mit mehr als 50 Angestellten bzw. einem Jahresumsatz von 10 Mio. Euro müssen verpflichtend Hinweisgebersysteme einführen. Was Arbeitnehmer sowie Unternehmen bei einer Whistleblowing-Plattform beachten sollten, weiß Whistleblowing-Experte Kai Leisering von Business Keeper. EU-Whistleblowing-Richtlinie: Noch sind Whistleblower in Europa und Deutschland nicht ausreichend geschützt: Häufig haben sie für die Meldung eines Missstandes mitunter schwerwiegende Konsequenzen zu befürchten. Das Bundesjustizministerium hat deswegen bis Ende des Jahres Zeit, das deutsche Gesetz zum Whistleblower-Schutz umzusetzen. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten bzw. einem Jahresumsatz von 10 Millionen Euro, ab 2023 dann auch Unternehmen mit über 50 Angestellten, staatliche Institutionen und Gemeinden ab einer bestimmten Größe zur Einführung einer Whistleblowing-Plattform.

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