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Bargeschäfte & Aufbewahrung digitaler Unterlagen

Verwerfung der Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung
Betriebsprüfer der Finanzämter untersuchen immer häufiger, ob Kassensysteme den geltenden Anforderungen entsprechen

(14.03.12) - Die Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner hat in den vergangenen Monaten, seitdem das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft hat, festgestellt, dass die Betriebsprüfer der Finanzämter diese Verschärfung zum Anlass nehmen, "Haare in der Suppe" zu suchen, um in ihrer Konsequenz eine (eigentlich intakte) Buchführung anhand von Kleinigkeiten zu verwerfen bzw. es immerhin zu versuchen.

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, rät daher dringend:

>> Sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems müssen unverdichtet gespeichert werden.
>> Es ist unzulässig, Einzelbons zu Gunsten des Tagessummenbons zu löschen.
>> Es ist unzulässig, aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorzuhalten.
>> Sämtliche Organisationsunterlagen rund um die Kasse (z.B. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokolle von Umprogrammierungen) sind aufzubewahren.
>> Es muss für jede Kasse protokolliert werden, in welchen Zeiträumen diese Kasse an welchem Ort eingesetzt wurde.
>> Geräte, die bauartbedingt die Speicherung (auch der Programm- und Stammdatenhistorie) nicht erfüllen, sind zwingend nachzurüsten.
>> Ihr Archivsystem muss dem Betriebsprüfer die gleichen Auswertungen wie Ihr laufendes System ermöglichen.
>> Bitte vergegenwärtigen Sie sich, dass die EDV-Daten denen eines geschriebenen Journals gleichzusetzen sind!

Es gibt zwar noch eine Übergangsregelung für "alte" Systeme, aber: Praktisch sind heute fast sämtliche installierte Kassensysteme Softwareupdate-fähig. Die Betriebsprüfer fragen immer häufiger direkt beim Hersteller an, ob für das konkrete System ein Update möglich ist.

Bei Kassensystemen, die nachweisbar (!!) nicht mehr aufrüstbar sind – und nur bei denen – gelten Übergangsregelungen, aber mit folgenden Auflagen:

>> Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung sind aufzubewahren.
>> Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Kellnern und Trainingsspeichern u.ä.) sind aufzubewahren.
>> Alle weiteren Anweisungen von Kassenprogrammierungen, z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdruck von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten, sind aufzubewahren.
>> Die mit Hilfe der Registrierkasse erstellten Rechnungen sind aufzubewahren. Dies bedeutet, dass neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopiert und abgeheftet bzw. elektronisch archiviert werden müssen.

>> Die Tagessummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nachstornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abrufbaren Ausdrucke der Registrierkasse (wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) sind im Belegzusammenhang zusammen mit den Tagessummenbons aufzubewahren.
>> Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

"Wir sind uns bewusst, dass die oben dargestellten Anforderungen im hektischen Tagesgeschäft kaum vollständig umsetzbar sind. Aber je geringer die Fehlerquote, umso eher können wir als Steuerberater einer Verwerfung der Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung entgegenwirken. Wir können nur jedem Betroffenen in Handel und Gastronomie dringend raten, diese formalen Erfordernisse zu erfüllen. Sollte etwas unklar sein, Fragen oder weiterer Klärungsbedarf bestehen, sollte man sich sofort an einen Steuerberater wenden", rät Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz. (Roland Franz & Partner: ra)

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Fachartikel

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Bundestag

Rassismus & Diskriminierungsvorwürfe
Als Unterrichtung (21/750) durch den Polizeibeauftragten des Bundes beim Deutschen Bundestag liegt dessen Tätigkeitsbericht über den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2025 vor. Danach haben sich im Berichtszeitraum 279 Bürger mit Eingaben, Hinweisen und Anregungen an den Polizeibeauftragten gewandt.
Patientenzentrierte Gesundheitsversorgung
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Gleichstellung als verbindliches Förderkriterium
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen fordert in einem Antrag (21/790) die Bundesregierung auf, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gleichstellung von Frauen und Mädchen im organisierten Sport in Deutschland deutlich zu verbessern.

Bundesarbeitsgericht

Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
Im Rahmen eines Expertenkreises diskutierte das Bundeskartellamt mit ausgewählten Stakeholdern über Fragen der Künstlichen Intelligenz (KI) mit Blick auf Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen. Auf Einladung des Amtes nahmen 14 Vertreterinnen und Vertreter von in Deutschland ansässigen Unternehmen und Verbänden teil. Die Unternehmen bilden zusammen wesentliche Teile der KI-Wertschöpfungskette ab und sind sowohl größeren, etablierten Unternehmen als auch kleineren Unternehmen und Start-ups zuzuordnen. Geleitet wurde die Veranstaltung von dem Präsidenten des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, sowie dem Vizepräsidenten Prof. Dr. Konrad Ost.