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Konform mit Energiewirtschaftsgesetz und GDPdU

Der Energiedienstleister infra fürth entschied sich für die Standardsoftware "Microsoft Dynamics NAV"
Das neue Energiewirtschaftsgesetz sowie die GDPdU brachten erhebliche organisatorische Veränderungen wie auch neue gesetzliche Regelungen mit sich

(06.05.08) - Neue gesetzliche Regelungen zwangen infra fürth eine moderne und anpassungsfähigere Softwarelösung einzuführen. Der Energiedienstleister entschied sich für die Standardsoftware "Microsoft Dynamics NAV". Das Nürnberger Systemhaus amball business-software sorgte für effektivere Arbeitsabläufe, transparentere Unternehmenszahlen und eine stärkere Automatisierung.

Acht Monate vom Kick-Off bis zur Echteinführung – das ist für die Einführung einer neuen betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung eine straffe Zeitvorgabe. Geschafft haben es die beiden Unternehmen infra und amball business-software dennoch. Schließlich führte für den Energiedienstleister aus Fürth kein Weg daran vorbei, die eigene Organisationsstruktur zu modernisieren, um neuen Anforderungen gerecht zu werden: Das neue Energiewirtschaftsgesetz sowie die GDPdU ("Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" des Bundesfinanzministeriums) brachten und bringen erhebliche organisatorische Veränderungen wie auch neue gesetzliche Regelungen mit sich. So war es beispielsweise nur schwer möglich, aus dem alten System die Daten auszulesen und für die digitale Betriebsprüfung gemäß den gesetzlichen Vorgaben darzustellen.

Das neue Energiewirtschaftsgesetz fordert bundesweit von den Versorgungsunternehmen die verschiedenen Geschäftsbereiche zu trennen (Unbundling) und den Netzbereich vom Vertriebsbereich gesondert zu führen. Hinzu kam, dass sich die komplexe Holding-Struktur der infra fürth Unternehmensgruppe in der Software beispielsweise für die automatisierte Konzernverrechnung nicht mehr abbilden lies.

Nach dem Projekt-Kick-Off starteten die beiden Unternehmen einen Monat später mit der Feinspezifikation und dann Mitte 2006 mit der Programmierung und Umsetzung. Das komplexe interne Konzern-Rechnungswesen mit Mandanten-übergreifender Stammdatenverwaltung und einer ausgeprägten Leistungsverrechnung stellte in diesem Projekt die größte Herausforderung für amball dar. Jeder Einsatz und jede Arbeitsstunde der Mitarbeiter muss bei infra verbucht werden. Somit sind auch in der Kostenrechnung exakte Daten vorhanden, die für mehr Transparenz im Unternehmen sorgen.

zudem sollte auch der Beschaffungsprozess erstmals digital umgesetzt werden: Bedarfsmeldungen, Unterschriftsberechtigungen, Belege, Kostenstelleneinträge etc. mussten als Workflow definiert und eingeführt werden. In Microsoft Dynamics NAV wird nun auch das Investitionsmanagement komplett abgebildet, das alle Investitionen umfasst und damit einen Abgleich der gebuchten Kosten mit den geplanten Mitteln ermöglicht. Die komplexe Struktur der Holding mit den drei Ebenen Konzern, Mandant (Gesellschaft innerhalb des Konzerns) und Geschäftsbereiche der Mandanten erschwerte die Buchhaltung zusätzlich. Heute kann die Konzernverrechnung innerhalb aller Gesellschaften der infra nahezu automatisch abgewickelt werden.

Erheblichen Aufwand bereitete auch die Integration verschiedener Anwendungen in Microsoft Dynamics NAV über die so genannten Navision Data Ports. Zu den weiterhin bestehenden Anwendungen zählen beispielsweise kVASy für die Verbrauchsabrechnung, DocuWare für das Dokumentenmanagement, die Tanksoftware Autopoll 2000, die Telefonie-Lösung GC Win sowie die Software für den zentralen Zahlungseingang von Bechtloff. Abgelöst hingegen sind heute die ERP-Lösung "IRP" (Fibu, Mawi, Anbu, Auftragsabwicklung, Kostenrechnung, Kontokorrentbuchhaltung, Planung). Auch der Konzern-Abschluss wird ab sofort nicht mehr mit Excel ausgeführt, das übernimmt jetzt Microsoft Dynamics NAV.
(amball: ra)

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